Mahlzeiten – amtlicher Sachbezugswert oder Rabattfreibetrag?

Mahlzeiten in der betriebseigenen Kantine

Geldwerter Vorteil und amtlicher Sachbezugswert

In vielen Betrieben haben die Beschäftigten die Möglichkeit, jeden Tag in der betriebseigenen Kan­tine ein Mittagessen zu einem oft sehr günstigen Preis einzunehmen. Der dadurch entstehende geld­werte Vorteil, den die Beschäftigten erhalten, ist als Arbeitslohn zu behandeln. Dazu sind arbeitstägliche Mahlzeiten, die in einer vom Arbeitgeber selbst betriebenen Kantine, Gaststätte oder vergleichbaren Einrichtung ausgegeben werden, mit dem maßge­benden amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) zu bewer­ten (R 8.1 Abs. 7 Nr. 1 Satz 1 LStR 2008).

Amtliche Sachbezugswerte (2008)

Geldwerte Vorteile müssen in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden

Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25%

Werden unterschiedliche Mahlzeiten zu unterschied­lichen Preisen abgegeben, kann der geldwerte Vor­teil mit dem Durchschnittswert pauschalversteuert werden. Die Durchschnittsbesteuerung kann sich auch auf den gesamten Lohnzahlungszeitraum er­strecken (R 8.1 Abs. 7 Nr. 5 LStR 2008).

Die pau­schale Lohnsteuer ist dann in Höhe von 25 % vom amtlichen Sachbezugswert, gegebenenfalls gekürzt um die Selbstbeteiligung des Arbeitnehmers, zu erheben. Die dazugehörigen Beträge für Solidari­tätszuschlag und Kirchensteuer werden ebenfalls erhoben. Diese pauschalbesteuerten Sachbezüge sind sozialversicherungsfrei.

Die steuerliche Erfassung der Mahlzeiten in der betriebseigenen Kantine als geldwerter Vorteil ent­fällt, wenn gewährleistet ist, dass die Arbeitnehmer für jede Mahlzeit mindestens ein Entgelt in Höhe des amtlichen Sachbezugswertes (2008 für ein Mittagessen je 2,67 €) zahlen. In diesem Fall sind keine Steuer- und keine Sozialversicherungsbeiträge zu entrichten.

Anwendung des Rabattfreibetrages für Mahlzeiten im Hotel- und Gaststättengewerbe

Bei geldwerten Vorteilen kann der steuerliche Rabattfreibeträg in Höhe von jährlich 1.080 € je Arbeitnehmer immer dann in Anspruch genommen werden, wenn es sich um Waren oder Dienstleistungen handelt, die der Arbeitgeber fremden Letztverbrauchern im allgemeinen Geschäftsverkehr gegen Entgelt anbietet. Neben dem Rabattfreibetrag wird dann auch ein Bewertungsabschlag in Höhe von 4 % vom üblichen Endpreis am Abgabeort gewährt (§ 8 Abs. 3 EStG).
Erhalten Beschäftigte im Hotel- und Gaststättenwesen arbeitstäglich verbilligt oder kostenlos Mahlzeiten, die üblicherweise den Gästen angeboten werden und die auf der Speisekarte enthalten sind, kann der Rabattfreibetrag ebenfalls für die Bewertung des daraus entstehenden geldwerten Vorteils in Anspruch genommen werden (R 8.1 Abs. 7 Nr. 1 Satz 2 LStR 2008). Dabei sind für die Mahlzeiten nicht die amtlichen Sachbezugswerte anzusetzen, sondern der für jede Mahlzeit auf der Speisekarte ausgezeichnete Endpreis abzüglich 4 %.

Wichtig ist allerdings, dass es sich nicht um Personalessen handelt, das nur an Beschäftigte abgegeben wird. Für Personalessen, das nicht den Hotel- und Gaststättenbesuchern angeboten wird, ist eine Anwendung des Rabattfreibetrages nicht zulässig. Diese Personalessen sind immer mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewerten und steuer- und sozialversicherungspflichtig. Der geldwerte Vorteil kann auch hier mit 25 % pauschalversteuert werden und ist dann sozialversicherungsfrei.
Die Regelungen zum Rabattfreibetrag erfordern besondere Aufzeichnungspflichten, die ebenfalls sehr arbeitsaufwendig sind. Für Sachbezüge – also auch für die Mahlzeiten, die die Beschäftigten im Hotel- und Gaststättenwesen verbilligt oder kostenlos erhalten – sind im Lohnkonto Abgabetag, üblicher Endpreis und Bewertungsabschlag zu erfassen. Wird jedoch durch eine betriebsinterne Regelung sichergestellt, dass die Grenzen für den steuerlichen Rabattfreibetrag nicht überschritten werden, kann das Betriebsstättenfinanzamt auf Antrag eine Aufzeichnungserleichterung gewähren.

Beispiel "Mahlzeiten im Hotel - und Gaststättengewerbe"

Die Beschäftigten eines Hotels erhalten arbeitstäglich eine Mahlzeit, für die sie 2,00 € zu entrichten haben. Die Mahlzeiten werden von ihnen selbst (oder vom Küchenleiter) aus der Speisekarte des Restaurants ausgewählt. Dazu wurde vereinbart, dass nur Mahlzeit ausgewählt werden, deren auf der Speisekarte ausgezeichnete Preis 6,80 € nicht überschreitet. Für einen Beschäftigten ergibt sich dann – ausgehend von 230 Arbeitstagen im Kalen­derjahr – folgender geldwerte Vorteil:

Maximale Summe des Endpreises für die Mahlzeiten (Kalenderjahr):

6,80 € x 230 Arbeitstage =

1.564,00 €

abzüglich 4 % Bewertungsabschlag

4 % x 1.564,00 € =

./.62,56 €

abzüglich Zuzahlung des Arbeitneh­mers:

2,00 € x 230 Arbeitstage =

./.460,00 €

geldwerter Vorteil im Kalenderjahr

1.041,44 €

Der entstandene geldwerte Vorteil ist steuerfrei, da er den Rabattfreibetrag von 1.080 € nicht übersteigt. Der Arbeitgeber entrichtet hierfür also auch keine Pauschalsteuern. In der Sozialversicherung gilt für den Rabattfrei­betrag ebenfalls Beitragsfreiheit.