Lohn- und Gehaltsabrechnung bei Tod eines Mitarbeiters

Die Nachricht vom Tod eines Mitarbeiters löst im Unternehmen oft tiefe Betroffenheit aus. In dieser schwierigen Situation ist auch die Lohn- und Ge­haltsabrechnung für den verstorbenen Mitarbeiter abzuschließen, wobei es sich keinesfalls um eine alltägliche Abrechnungsroutine handelt.

Arbeitsrecht

Mit dem Tod eines Mitarbeiters endet auch das Arbeitsverhältnis. Noch offene Vergütungsansprüche gehen auf die Rechtsnachfolger, das sind die Hin­terbliebenen bzw. Erben des verstorbenen Mitar­beiters, über.

Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung, dass der Arbeitgeber Vergütungen über den Sterbetag hinaus an Hinterbliebene, insbesondere an den hinterblie­benen Ehepartner, fortzuzahlen hat. Oftmals ist jedoch in Tarif- oder auch in Arbeitsverträgen vor­gesehen, dass der Arbeitgeber die Vergütung für den gesamten Sterbemonat und gegebenen- falls noch für einen begrenzten Zeitraum von zwei oder drei Monaten an die Hinterbliebenen zahlt.

Lohnsteuer

Die Hinterbliebenen, die als Rechtsnach-folger eines verstorbenen Mitarbeiters Vergütungen aus dessen früheren Arbeitsverhältnis beziehen, gelten damit steuerlich selbst als Arbeitnehmer (§ 1 Abs. 1 Satz 2 LStDV). Die auszuzahlende Vergütung muss also beim Hinterbliebenen des verstorbenen Arbeitneh­mers versteuert werden.

Für die Berechnung der Lohnsteuer sind deshalb die Besteuerungs- merkmale (Lohnsteuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge) des Hinterbliebenen maßgebend und nicht die Steuer­klasse des Verstorbenen. Der Hinterbliebene hat dazu dem Arbeitgeber seines verstorbenen Angehö­rigen eine eigene Lohnsteuerkarte vorzulegen – gegebenenfalls bei eigener Berufstätigkeit eine Lohnsteuerkarte für ein zweites Arbeitsverhältnis mit Lohnsteuerklasse VI. Wird keine Lohnsteuerkarte

Bei der Abrechnung des Arbeitslohnes für den Sterbemonat dürfen keine Versorgungsfreibeträge berücksichtigt werden.

Die Abrechnung erfolgt nach Besteuerungsmerkmalen, die auf einer vom Hinterbliebenen vorzulegenden Lohnsteuerkarte eingetragen sind. Dabei ist zu prüfen, ob auch ein Altersentlastungsbetrag zu berück­sichtigen ist.

Bei der Abrechnung des Arbeitslohnes bis zum Sterbetag dürfen keine Versorgungsfreibeträge berücksichtigt werden. Eventuell ist aber ein Altersentlastungsbetrag zu berücksichtigen.

Die Versorgungsfreibeträge dürfen nur für den Teil der Leistungen, die auf die Zeit nach dem Sterbetag entfällt, berücksichtigt werden. Hier­bei darf aber kein Altersentlastungsbetrag berücksichtigt werden.

Die Abrechnung erfolgt nach Besteuerungsmerkmalen, die auf einer vom Hinterbliebenen vorzulegenden Lohnsteuerkarte eingetragen sind.

vorgelegt, ist der an einen Hinterbliebenen auszu­zahlende Arbeitslohn generell nach Lohnsteuer­klasse VI abzurechnen.

Bei Zahlungen von Arbeitslöhnen für den Sterbemo­nat ist zu unterscheiden zwischen dem Lohn, der auf die Beschäftigungszeit des Arbeitnehmers ent­fällt, und dem Lohn, der über den Sterbetag hinaus gezahlt wird.

Bei der Abrechnung des Arbeitslohns, mit dem er­brachte Leistungen bis zum Sterbetag des Arbeit­nehmers vergütet werden, ist zwischen laufendem Arbeitslohn und sonstigen Bezügen zu unterschei­den.

Das Sterbegeld ist ein steuerbegünstigter Versor­gungsbezug
(R 19.8 Abs. 1 LStR 2008) und stellt grundsätzlich einen sonstigen Bezug dar (R 19.9 Abs. 3 Nr. 3 LStR 2008). Das gilt auch für den Fall, wenn als Sterbegeld ratenweise mehrere Monats­vergütungen gewährt werden.

Für steuerbegünstigte Versorgungsbezüge sind folgende Freibeträge zu berücksichtigen:

Die Besteuerung des Arbeitslohns für den Sterbe­monat führt in der Praxis oft zu erheblichen Schwie­rigkeiten. Für die Lohnsteuerberechnung zum lau­fenden Arbeitslohn müsste der Hinterbliebene eine Lohnsteuerkarte vorlegen, die für den Tag gilt, an dem der Lohnzahlungszeitraum – das ist in der Regel der Sterbemonat – endet. Das gilt auch dann, wenn der Arbeitslohn erst später an den Hinterblie­benen ausgezahlt werden kann. Die Zahlung des Sterbegelds hingegen ist ein sonstiger Bezug, der nach denjenigen lohnsteuerlichen Merkmalen zu besteuern ist, die laut vorgelegter Lohnsteuerkarte im Zeitpunkt der Zahlung des sonstigen Bezugs für den Hinterbliebenen gilt.

Vereinfachter Steuerabzug für den Sterbe­monat

Die Lohnsteuerrichtlinien sehen deshalb eine Ver­einfachungsmöglichkeit vor. Danach darf der lau­fende Arbeitslohn, der im Sterbemonat oder für den Sterbemonat gezahlt wird, noch nach den Besteue­rungsmerkmalen auf der Lohnsteuerkarte des ver­storbenen Mitarbeiters abgerechnet werden (R 19.9 Abs. 1 Satz 2 LStR 2008). Es muss also unterschie­den werden, ob es sich um laufenden Arbeitslohn für den Sterbemonat bzw. für den Vormonat oder ob es sich um sonstige Bezüge des verstorbenen Arbeitnehmers handelt.

Wird diese Vereinfachungsregelung angewendet und der laufende Arbeitslohn für den Sterbemonat nach der Steuerkarte des verstorbenen Mitarbeiters abgerechnet, dürfen jedoch keine Freibeträge für Versorgungsbezüge berücksichtigt werden, auch dann nicht, wenn arbeitsrechtlich der Arbeitslohn vom Sterbetag bis zum Ende des Sterbemonats ein Versorgungsbezug sein sollte.

Steuerliche Abrechnung für das Sterbegeld

Das Sterbegeld ist unter Berücksichtigung der Ver­sorgungsfreibeträge als sonstiger Bezug nach der Jahreslohnsteuertabelle zu versteuern. Maßgebend sind die

lohnsteuerlichen Merkmale, die nach der Lohnsteuerkarte für den hinterbliebenen Zahlungs­empfänger im Zeitpunkt der Zahlung des sonstigen Bezugs gelten. Der Versorgungsfreibetrag ist auch bei der Lohnsteuerklasse VI zu berücksichtigen. Der Zuschlag zum Versorgungsfreibetrag hingegen darf nur bei den Steuerklassen I bis V angesetzt werden, nicht jedoch in Steuerklasse VI. Eine Zwölftelung der Freibeträge ist beim Sterbegeld generell nicht vorzunehmen, da es sich um einen eigenständigen Versorgungsbezug handelt. Für die Ermittlung des voraussichtlichen Jahresar­beitslohns ist vom Arbeitslohn, der dem Hinterblie­benen für den Sterbemonat zugeflossen ist, auszu­gehen. Dieser Betrag ist auch als voraussichtlicher Jahresarbeitslohn ohne Sterbegeld anzusetzen. Danach ist die Lohnsteuer für das Sterbegeld als sonstiger Bezug in gewohnter Weise zu bestimmen. Eine Hochrechnung des laufenden Arbeitslohns auf einen Jahresarbeitslohn ist nicht erforderlich, da ja dem Hinterbliebenen im Laufe des Kalenderjahres kein weiterer Arbeitslohn vom Arbeitgeber des ver­storbenen Mitarbeiters zufließen wird (R 39b.6 Abs. 3 Satz 6 LStR 2008).

Lohnsteuerbescheinigung

Die Lohnsteuerbescheinigung muss in jedem Fall – auch bei Anwendung der Vereinfachungsregelung – für den hinterbliebenen Zahlungsempfänger ausge­stellt werden. Der Arbeitslohn und die davon nach den Besteuerungsmerkmalen des Verstorbenen einbehaltene Lohnsteuer ist also auf der Lohnsteu­erbescheinigung des Hinterbliebenen zu bescheini­gen.

Zum Bruttoarbeitslohn (Zeile 3 im Ausdruck der elektronischen Lohn- steuerbescheinigung) rechnen auch die Versorgungsbezüge bzw. Sterbegelder. Der anzugebende Bruttoarbeitslohn ist also nicht um die Versorgungsbezüge zu vermindern. In Zeile 8 ist der Bruttobetrag der Versorgungsbezüge (einschließlich Sterbegeld) anzugeben. Die Versorgungs- freibeträge dürfen dabei ebenfalls nicht vorher abgezogen wer­den. Da die Versorgungsbezüge im Bruttoarbeits­lohn in Zeile 3 enthalten sind, müssen die auf den Versorgungsbezug entfallenden Steuer- abzugsbe­träge auch in den Beträgen in den Zeilen 4 bis 7 enthalten sein. Für Sterbegeld als eigenständiger Ver- sorgungsbezug ist das maßgebende Kalenderjahr des Versorgungsbeginns in Zeile 28 der Lohnsteuerbescheinigung und in Zeile 30 die Höhe des gezahlten Bruttobetrags im Kalenderjahr anzugeben.

Sozialversicherung

In der Sozialversicherung ist nur das bis zum Ster­betag erzielte Arbeitsentgelt beitragspflichtig. Sämt­liche Zahlungen, die darüber hinaus gehen, sind beitragsfrei. Bei der Entgeltzahlung für den Sterbe­monat ist also zu unterscheiden zwischen dem Ent­gelt, der auf die Beschäftigung des Arbeitnehmers entfällt, und der Zahlung über den Sterbetag hin­aus. Beitragspflichtig ist nur das bis zum Sterbetag gezahlte Arbeitsentgelt, und zwar unabhängig von Zeitpunkt der Zahlung. Wird für den Sterbemonat das volle Monatsentgelt gezahlt, ist demzufolge das sozialversicherungspflichtige Entgelt zeitanteilig zu bestimmen. Die entsprechenden Sozialversicherungs-beiträge sind einzubehalten und an die Ein­zugsstelle, die für den verstorbenen Mitarbeiter zuständig war, abzuführen.

Das Sterbegeld gehört nicht zum sozialversiche­rungspflichtigen Arbeits-entgelt, da es nicht für eine vom Zahlungsempfänger selbst ausgeübte Beschäf­tigung gezahlt wird.

Für den verstorbenen Mitarbeiter ist eine Meldung zur Sozialversicherung mit dem Grund 49 = Abmel­dung wegen Todes vorzunehmen. Darin sind auch die bis zum Sterbetag beitragspflichtigen Arbeits­entgelte zu bescheinigen.