Reisekostenabrechnungen bei Auswärtstätigkeiten und Übernachtungen mit Frühstück

Seit 1. Januar 2010 unterliegen Übernachtungsleistungen in Hotels und Pensionen oder auch in Fremdenzimmern und Ferienheimen nur noch dem ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7%. Für Verpflegungsleistungen wie beispielsweise für das Hotelfrühstück wird aber wie bisher der allgemeine Umsatzsteuersatz von 19% berechnet. Daraus ergeben sich Änderungen, wenn Arbeitgeber Reisekosten steuerfrei erstatten möchten, die ihren Arbeitnehmern bei Auswärtstätigkeiten entstanden sind.

Vor dem 1. Januar 2010 war es üblich und umsatzsteuerrechtlich zulässig, dass auf Hotelrechnungen die Preise für die Übernachtung und für das Frühstück in einer Summe ausgewiesen worden sind.

Da nun Übernachtung und Frühstück unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen unterliegen, müssen diese Leistungen auf den Hotelrechnungen – entsprechend § 14 Abs. 4 UStG – auch getrennt ausgewiesen werden.

Lohnsteuerrechtlich können Übernachtungskosten vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden, nicht aber die Aufwendungen für das Frühstück. Wenn sich der Preis für das Frühstück nicht gesondert feststellen lässt, kann dieser mit 20% des für eine mindestens 24 Stunden umfassende Abwesenheit geltenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehrauf-wendungen angenommen werden. Dadurch ergibt sich für das Frühstück ein pauschaler Ansatz von (20% von 24,00 € =) 4,80 €, um den die zu erstattenden Übernachtungskosten gekürzt wurden.

Durch den gesonderten Ausweis des Frühstücks ist kein pauschaler Ansatz mit 4,80 € mehr möglich. Der Arbeitgeber kann lediglich die Übernachtungskosten in Höhe von 88,00 € steuerfrei erstatten. Der Arbeitnehmer muss sich also bei diesem Beispiel – gegenüber einer Reisekosten-abrechnung aus dem Jahr 2009 – 3,20 € mehr für das Frühstück anrechnen lassen. Dieser zusätzliche finanzielle Aufwand des Arbeitnehmers kann bei Übernachtungen – je nach Hotelklasse, die üblicherweise für Geschäftsreisen und Tagungen gebucht werden – auch erheblich höher ausfallen und nicht nur die Verpflegungspauschalen für eine mehr als achtstündige Abwesenheitsdauer (6,00 €), sondern auch die für eine mehr als 14-stündige Abwesenheitsdauer (12,00 €) deutlich übersteigen.

Im BMF-Schreiben vom 5. März 2010 wird nun die Anwendung des ermäßigten Umsatzsteuersatzes für Beherbergungs-leistungen und die Folgen für die Umsatz- und Lohnbesteuerung näher erläutert. Dabei werden auch Möglichkeiten gezeigt, unter welchen Bedingungen für das Frühstück wie bisher der günstigere Sachbezugswert (2010: 1,57 €) bzw. der pauschale Ansatz mit 4,80 € angenommen werden dürfen.

Bewertung des Frühstücks mit dem amtlichen Sachbezugswert

Ist die Auswärtstätigkeit mit Übernachtung und Frühstück vom Arbeitgeber veranlasst, können dem Arbeitnehmer die Übernach-tungskosten einschließlich der Kosten für das Frühstück vollständig erstattet werden. Das Frühstück ist dann mit dem amtlichen Sachbezugswert (2010) 1,57 € zu bewerten und als geldwerter Vorteil zu versteuern und zu verbeitragen. Wenn der Arbeitnehmer in Höhe dieses Sachbezugs-wertes eine Zuzahlung leistet, entsteht kein zu versteuernder geldwerter Vorteil. Diese Zuzahlung kann auch von den steuerfreien Erstattungsbeträgen, die sich aus der Reisekosten­abrechnung ergeben haben, einbehalten werden.

Das BMF-Schreiben nennt die Bedingungen, wann bei Auswärtstätig-keiten das in Verbindung mit einer Übernachtung gewährte Frühstück vom Arbeitgeber veranlasst ist:

• Die im Interesse des Arbeitgebers unternommene Auswärtstätigkeit führt zu Aufwendungen, die vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden,
• der Arbeitgeber bucht die Übernachtung mit Frühstück; es ist zulässig, dass der Arbeitgeber eine andere Person dienst- oder arbeitsrechtlich beauftragt, die Buchungen z. B. über das elektronische Buchungssystem des Hotels vorzunehmen,
• es liegt eine entsprechende Buchungsbestätigung des Hotels vor und
• die Rechnung ist auf den Arbeitgeber ausgestellt.

Buchungen von Übernachtungen mit Frühstück durch den Arbeitnehmer

Eine Buchung der Übernachtung mit Frühstück durch den Arbeitnehmer wird als vom Arbeitgeber veranlasst wird anerkannt, wenn

• der Arbeitgeber z. B. in einer Dienstanweisung, im Arbeitsvertrag oder in der Betriebsvereinbarung die Buchung von Übernachtungen mit Frühstück durch den Arbeitnehmer geregelt hat
und
• die Buchung vom Arbeitnehmer im Rahmen der vom Arbeitgeber festgelegten oder regelmäßig akzeptierten Übernachtungsmöglichkeiten vorgenommen wird. Dabei kann es sich z. B. um Hotellisten, vorgegebene Hotelkategorien oder Preisrahmen, gegebenenfalls auch um die Nutzung eines Travel-Management-Systems handeln.
oder
• eine entsprechende planmäßige Buchung von Übernachtung mit Frühstück ausnahmsweise nicht möglich war, weil z. B. ein spontaner Einsatz erfolgt ist, ein unvorhersehbar länger als geplant dauernder Arbeitseinsatz erforderlich wird oder ein gelistetes Hotel belegt ist, und der Arbeitgeber die Kosten dienst- oder arbeitsrechtlich erstattet.

Sind diese Bedingungen für eine Übernachtung mit Frühstück auf Veranlassung des Arbeitgebers bei Auswärtstätigkeiten erfüllt, kann das Frühstück immer mit dem Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgelt-verordnung (§ 2 SvEV) angesetzt werden – unabhängig davon, ob in der Hotel-rechnung die Höhe des Frühstückspreises einzeln oder in einem Sammelposten für Nebenleistungen zur Übernachtung ausgewiesen worden ist.

Bewertung des Frühstücks mit 4,80 € (20% des maßgebenden Verpflegungspauschbetrags)

In den Hotelrechnungen dürfen Neben-leistungen, die dem Regelsteuersatz von 19% unterliegen, aus Vereinfachungs-gründen in einem Sammelposten z.B. als Servicepauschale oder Business-Package ausgewiesen sein. Dazu zählen

• das Frühstück,
• die Nutzung von Kommunikations-netzen wie Telefon und Internet,
• das Reinigen und Bügeln von Kleidung und der Schuhputzservice,
• der Transfer zwischen Bahnhof/Flughafen und Hotel,
• der Transport von Gepäck außerhalb des Hotelbetriebs,
• die Überlassung von Fitnessgeräten,
• die Überlassung von Parkplätzen zum Abstellen des Fahrzeugs.

Hier besteht die Möglichkeit, für das Frühstück den maßgebenden Pauschbetrag von 4,80 € anzusetzen und von diesem Sammelposten zu kürzen. Der verbleibende Teil dieses Sammelpostens ist dann als Reisenebenkosten abzurechnen.

Leistungen, für die ein gesondertes Entgelt vereinbart worden ist, dürfen allerdings nicht in diesem Sammelposten enthalten sein.

Es darf auch kein Anlass für die Vermutung bestehen, dass in diesem Sammelposten Leistungen wie beispielsweise Pay-TV, private Telefonate oder Massagen enthalten sind. Da diese Leistungen nicht als steuerfrei zu erstattende Reisenebenkosten anerkannt werden können, ist dann der Sammelposten in voller Höhe der privaten Lebensführung zuzuordnen.

Das BMF-Schreiben vom 5. März 2010 ergänzt im Vorgriff die Lohnsteuerrichtlinien R 9.7 Abs. 1 Satz 4 Nr. 1 und R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 LStR 2008.