Sachbezugswerte für Verpflegung und Unterkunft: Was gilt 2024?

Vom Arbeitgeber bezahlte Mahlzeiten und Unterkunft sind grundsätzlich steuerpflichtig

• Viele Arbeitgeber unterhalten eine Kantine, die den Mitarbeitern subventionierte Mahlzeiten anbietet. Andere ermöglichen ihren Beschäftigten durch Essensmarken verbilligte oder kostenlose Mahlzeiten.
• Außerdem bieten einige Arbeitgeber Arbeitskräften und Auszubildenden verbilligte oder kostenlose Unterkünfte an, etwa Lehrlingsheime für Blockausbildungen oder Übernachtungsmöglichkeiten für Saisonkräfte.

In solchen Fällen liegt eine Form von Sachlohn vor, auf den grundsätzlich Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge anfallen. Allerdings gelten eine Reihe von Ausnahmen und Besonderheiten. Arbeitgeber, die ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Unterkunft oder Mahlzeiten bezuschussen, müssen deshalb klären, ob und wie diese Leistung bei der Lohnabrechnung zu berücksichtigen ist.

Steuerfreier Sachlohn bis zur Monats-Freigrenze von 50 Euro

Sachlohn bleibt steuerfrei und damit auch sozialversicherungsfrei, solange die Sachlohnleistungen den Wert von 50 Euro pro Arbeitnehmer und Monat nicht überschreiten. Gesetzliche Grundlage sind § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG und § 1 Abs. 1 Nr. 1 SvEV.

Das gilt auch für Verpflegung und Unterkunft, die der Arbeitgeber bereitstellt oder bezuschusst. Solange diese Leistungen gemeinsam mit allen anderen Sachlohnleistungen maximal 50 Euro pro Monat ausmachen, fallen weder Sozialversicherungsbeiträge noch Lohnsteuer an.

Diese Freigrenze gilt pro Kalendermonat, nicht bezogen auf ein Zwölftel des Jahreswertes. Werden die 50 Euro in einem Monat nicht ausgeschöpft, ist eine Übertragung des nicht genutzten Betrags auf andere Monate unzulässig. Außerdem handelt es sich um eine Freigrenze, keinen Freibetrag: Bei Sachwertleistungen im Wert von 51 Euro im Monat wird der Gesamtbetrag steuerpflichtig, nicht nur der eine Euro, der über der Grenze liegt. Weitere Informationen liefert das Lohn-Update: „Sachlohn ab 2022: Ein Überblick über die Änderungen“

Feste Sachbezugswerte für Verpflegung und Unterkunft

Eine Besonderheit gilt speziell dann, wenn der Arbeitgeber Verpflegung und Unterkunft bezuschusst oder komplett bezahlt: Diese Leistungen werden bei der Lohnabrechnung bis auf einige Ausnahmen in Form von Pauschalbeträgen berücksichtigt.

Entscheidend sind also nicht die tatsächlichen Kosten, sondern die festen amtlichen Sachbezugswerte. Sie finden sich in der Sozialversicherungsentgeltverordnung (§ 2 SvEV). Durch eine Regelung im Einkommensteuergesetz gelten diese Beträge auch für den Steuerabzug (§ 8 Abs. 2 Sätze 6 – 10 EStG).

Die Beträge der Sachbezugswerte werden regelmäßig zu Beginn des Jahres an die statistische Entwicklung der Verbraucherpreise angepasst. Sie wurden auch zum 01. Januar 2024 per Verordnung geändert.

Pauschale Sachbezugswerte für Unterkunft vom Arbeitgeber

Für den geldwerten Vorteil einer vom Arbeitgeber gestellten oder bezuschussten Unterkunft des Mitarbeiters oder Auszubildenden gilt grundsätzlich ein fester amtlicher Sachbezugswert. Die Beträge ergeben sich aus § 2 Abs. 3 SvEV.

So ist im Jahr 2024 ist als Sachbezugswert für eine Unterkunft grundsätzlich 278 Euro monatlich anzusetzen. Im Vorjahr waren es 265 Euro.

Dabei gibt es auch bei der Bewertung der Unterkunft per Sachbezugswert Ausnahmen:

• Der Sachbezugswert wird um 15 Prozent verringert, wenn der Beschäftigte im Haushalt des Arbeitgebers untergebracht ist – im Jahr 2024 also auf 236,30 Euro pro Monat.
• Ebenfalls um 15 Prozent verringert sich der Sachbezugswert im Fall einer Gemeinschaftsunterkunft. Damit sind beispielsweise Wohnheime mit gemeinsamer Dusche oder Küche gemeint.
• Auch bei Jugendlichen sowie bei Auszubildenden wird der Sachbezugswert einer Unterkunft um 15 Prozent verringert.
• Außerdem verringert sich der Sachbezugswert, wenn die Unterkunft mit anderen Beschäftigten geteilt werden muss. Bei einer Belegung mit zwei Beschäftigten wird der Sachbezugswert um 40 Prozent vermindert (2024: 166,80 Euro), bei drei Beschäftigten um 50 Prozent (2024: 139 Euro) und bei mehr als drei Beschäftigten um 60 Prozent (2024: 111,20 Euro).

Diese Verringerungen werden kumulativ angewandt: werden drei Beschäftigte im Haushalt des Arbeitgebers untergebracht, beträgt der Sachbezugswert pro Person und Monat 94,52 Euro.

Liegt der Wert der Unterkunft deutlich unter dem Sachbezugswert, kann stattdessen die ortsübliche Miete herangezogen werden.

Stellung einer Wohnung: ortsübliche Miete statt Sachbezugswert

Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine Wohnung stellt, bemisst sich der geldwerte Vorteil nicht anhand pauschaler Sachbezugswerte, sondern anhand der ortsüblichen Miete. Dabei können Nachteile, die sich „aus der Lage der Wohnung zum Betrieb“ ergeben, berücksichtigt werden, ebenso gesetzliche oder vertragliche Mietpreisbeschränkungen, zum Beispiel im sozialen Wohnungsbau.

Lässt sich der ortsübliche Mietspreis nicht feststellen, kann der geldwerte Vorteil der Wohnungsüberlassung mit 4,89 Euro pro Quadratmeter und Monat erfasst werden.

Auch die Nebenkosten müssen beim geldwerten Vorteil berücksichtigt werden. Dafür werden die ortsüblichen Preise für Energie, Wasser und andere Nebenkosten angesetzt.

Bezahlt der Arbeitnehmer mindestens zwei Drittel der ortsüblichen Miete, und liegt diese nicht über 25 Euro pro Quadratmeter, wird gar kein geldwerter Vorteil berücksichtigt (§ 8 Abs. 2 Satz 12 EstG).

Ausblick: Sachbezugswerte für vom Arbeitgeber bezahlte Verpflegung

Im zweiten Teil dieses Überblicks, der demnächst erscheint, wird es um die Sachbezugswerte für Mahlzeiten gehen, die der Arbeitgeber bezuschusst oder bezahlt, wie im Fall einer Betriebskantine oder von Essensmarken für Mitarbeiter.