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Lohn-Updates

„Noch wat druff“: Was Sie über Zulagen und Zuschläge wissen sollten

Um den Job für Arbeitnehmer interessant zu machen, gibt es in vielen Fällen Zulagen oder Zuschläge zum regulären Gehalt. Gängige Beispiele sind

  • der Nachtarbeitszuschlag
  • Sonn- und Feiertagszuschläge
  • Überstundenzuschläge
  • eine Funktionszulage für bestimmte Aufgaben oder Positionen (z. B. für Vorarbeiter)
  • eine Schicht- oder Wechselschichtzulage
  • Erschwerniszulagen aller Art (Schmutzzulage, Gefahrenzulage für Kampfmittelbeseitiger, Zulagen für Erschütterungen beim Bedienen bestimmter Baumaschinen, Zulagen für große Hitze bei der Arbeit am Hochofen etc.)
  • übertarifliche Zulagen (um Arbeitnehmer besser zu stellen als bei Wettbewerbern)

Müssen Zulagen oder Zuschläge bezahlt werden?

Das hängt von der Rechtsgrundlage ab. Die kann ganz unterschiedlicher Art sein:

  • eine Regelung im Arbeitsvertrag – diese muss man nicht vereinbaren, aber wenn, dann muss man sich daran halten.
  • eine gesetzliche Vorschrift: Dann muss bezahlt werden. Das ist zum Beispiel bei Nachtarbeitszuschlägen der Fall, wenn kein Freizeitausgleich erfolgt (mehr dazu gleich). Aber auch ein Zuschlag für Mehrarbeit wurde schon gesetzlich abgeleitet (dazu ebenfalls mehr weiter unten).
  • eine Klausel im Tarifvertrag – wenn der für den Betrieb gilt, muss bezahlt werden.
  • eine Betriebsvereinbarung über eine Zulage oder einen Zuschlag mit dem Betriebsrat – die ist selbstverständlich bindend.
  • betriebliche Übung ist besonders heikel – wenn eine bestimmte Leistung lange genug gewährt worden ist, kann aus einer ursprünglich freiwilligen Zulage recht schnell ein Rechtsanspruch der Arbeitnehmer werden.
  • eine Gesamtzusage des Arbeitgebers über bestimmte Zulagen oder bestimmte Zuschläge an die Belegschaft führt natürlich ebenfalls zu einer Pflicht.
  • eine Pflicht zum Zahlen kann sich außerdem aus dem Grundsatz der Gleichbehandlung ergeben, wenn bisher nur bestimmte Mitarbeiter mit Zulagen bedacht wurden.

Fazit: Gar nicht so selten kommt es vor, dass ein Arbeitgeber plötzlich Zulagen oder Zuschläge zahlen muss, obwohl er das gar nicht vorhatte (etwa aufgrund betrieblicher Übung oder des Gleichbehandlungsgrundsatzes). Eine ganz klare Zuschlagspflicht gibt es aber nur für Nachtarbeit, wenn kein Freizeitausgleich stattfindet. Ansonsten hängt es vom Einzelfall ab.

Was ist der Unterschied zwischen Zulage und Zuschlag?

So wirklich eindeutig ist das nicht definiert. Immerhin lässt sich so viel sagen:

Bei Zulagen handelt es sich stets um Arbeitslohn, es fallen also Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgaben an.

Dagegen sind ausschließlich Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit in bestimmter Höhe von Steuern und Abgaben frei. Das hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, 15.09.2011 – VI R 6/09.

Bei einer Mehrvergütung für Überstunden wird ebenfalls von einem Zuschlag gesprochen. Der ist jedoch steuerpflichtig, genau wie etwa eine Gefahrenzulage.

It’s complicated: Der Nachtarbeitszuschlag

Wenn Arbeitnehmer Nacharbeit leisten, hat der Arbeitgeber die Wahl: er muss ihnen eine angemessene Zahl an bezahlten freien Arbeitstagen gewähren, oder einen angemessenen Zuschlag zum regulären Bruttolohn oder Bruttogehalt bezahlen. Das ist Gesetz, es steht in § 6 Abs. 5 Arbeitszeitgesetz. Wird der Nachtarbeitszuschlag bezahlt, ist dieser bis zu bestimmten Grenzen steuerfrei. Das wiederum steht in § 3b EstG.

Als angemessen wird in der Regel ein Zuschlag von 25 Prozent betrachtet. (Wenn eine tarifvertragliche Regelung gilt, hat diese Vorrang.)

Was unter „Nachtarbeit“ genau zu verstehen ist, regelt das Arbeitszeitgesetz ebenfalls: die Zeit vom 23 bis 6 Uhr, für Bäckereien und Konditoreien von 22 bis 5 Uhr.

Wichtig: Die Steuerfreiheit von Nachtarbeitszuschlägen ist begrenzt, und das gleich doppelt.

  • Einmal sind bei Nachtarbeit von 20 bis 6 Uhr höchstens 25 % des Grundlohns als Zuschlag steuerfrei. Bei Nachtarbeit von 0 bis 4 Uhr sind Zuschläge bis 40 % steuerfrei, aber nur, falls erst um 0 Uhr mit der Nachtarbeit begonnen wurde.
  • Zum anderen gelten für den Grundlohn, auf dessen Basis diese Prozentwerte bestimmt werden, bestimmte Obergrenzen. Für die Lohnsteuer wird nur ein Grundlohn von höchstens 50 Euro pro Stunde berücksichtigt. Für die Sozialversicherungsabgaben wird nur ein Grundlohn von höchstens 25 Euro berücksichtigt.

Bei der Berechnung von Lohnsteuer und Sozialversicherung muss also differenziert werden:

  • Wenn der Grundlohn pro Stunde nicht mehr als 25 Euro beträgt, ist die Berechnung einfach. Die Zuschläge sind, sobald sie die genannten uhrzeitabhängigen Prozentwerte nicht überschreiten, steuer- und beitragsfrei.
  • Beträgt der Grundlohn pro Stunde mehr als 25 Euro, aber weniger als 50 Euro, dann besteht Beitragsfreiheit, aber nur in Höhe des Teils des Zuschlags, der auf 25 Euro Grundlohn entfällt. Für den Rest fallen Sozialversicherungsabgaben an.
  • Beträgt der Grundlohn mehr als 50 Euro, ist nur der Teil des Zuschlags steuerfrei, der sich auf den 50-Euro-Betrag bezieht. Beitragsfreiheit besteht auch dann nur in Höhe des Teils des Zuschlags, der sich auf den 25-Euro-Betrag bezieht.

Wichtig: Zum Grundlohn gehören außer dem laufenden Arbeitslohn vermögenswirksame Leistungen, Zulagen oder Zuschläge, die nicht unter die Steuerbegünstigung fallen, dazu Sachbezüge, wenn sie steuerpflichtig sind, Fahrtkostenzuschüsse, wenn diese nicht pauschal mit 15 % besteuert worden sind, sowie die laufenden Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge, das wiederum auch dann, wenn diese pauschal versteuert werden oder sogar steuerfrei sind.

(Kompliziert genug für Sie? Solche Regelungen sind einer der Gründe, warum sich ein professioneller Dienstleister für die Lohn- und Gehaltsabrechnung auszahlt …)

Zuschläge für Sonntags- und Feiertagsarbeit

Eigentlich dürfen Arbeitnehmer an Sonntagen sowie gesetzlichen Feiertage gar nicht beschäftigt werden. Doch davon gibt es eine lange Liste an Ausnahmen (§ 10 Abs. 1 ArbZG). Schließlich würden sonst sowohl Kneipen wie Krankenhäuser jeden Sonntag schließen, und die Betriebsfeuerwehr könnte nicht ausrücken, wenn an Weihnachten der Baum brennt.

Gleichzeitig haben die Arbeitnehmer, die trotzdem an Sonn- und Feiertagen arbeiten (müssen), keinen gesetzlichen Anspruch auf einen Lohnzuschlag. Das hat das Bundesarbeitsgericht eigens bestätigt (BAG, 11.01.2006 – 5 AZR 97/05. Im Arbeitszeitgesetz ist nur eine Ruhezeit vorgeschrieben (§ 11 Abs. 3 ArbZG):

  • Mitarbeiter, die am Sonntag gearbeitet haben, haben Anspruch auf einen Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen (gerechnet einschließlich des Beschäftigungstags)
  • Für die Arbeit an einem Feiertag gibt es Anspruch auf einen Ersatzruhetag innerhalb von acht Wochen.

Allerdings werden in vielen Fällen trotzdem Zuschläge für Sonntags- oder Feiertagsarbeit bezahlt. Das kann in einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung oder direkt im Arbeitsvertrag festgelegt sein. Und wenn ein solcher Anspruch auf Zuschläge besteht, dann sorgt § 3b EStG wieder dafür, dass diese steuerfrei sind.

Dafür gelten auch hier Grenzen: Sonntags sind Zuschläge bis zu einer Höhe von 50 Prozent des Grundlohns steuerfrei, am 31.12. ab 14 Uhr und an gesetzlichen Feiertagen bis 125 Prozent sowie am 24.12. ab 14 Uhr, am 25. und 26.12. sowie am 01.05. sogar bis zu 150 Prozent.

Unterschiedliche Auffassungen gibt es manchmal darüber, ob ein bestimmter Tag als Sonntag oder Feiertag zählt. In Bezug auf den Ostersonntag hat darüber sogar schon das Bundesarbeitsgericht entschieden (BAG, 17.03.2010 – 5 AZR 317/09). Ergebnis: Wer am Ostersonntag arbeiten muss, hat keinen Anspruch auf einen Feiertagszuschlag, sondern nur auf den Sonntagszuschlag. Aber auch das gilt nicht ohne Ausnahmen: In Brandenburg ist der Ostersonntag offiziell ein Feiertag. Und wenn der Arbeitgeber freiwillig den(meist höheren) Feiertagszuschlag bezahlt, dann wird das vom Finanzamt so anerkannt: Die Lohnsteuer-Richtlinien des Bundesfinanzministeriums zählen neben den gesetzlichen Feiertagen den Ostersonntag und den Pfingstsonntag zu den Feiertagen, unabhängig davon, was die Bundesländer für sich geregelt haben.

Übrigens gelten für Verkaufsstellen bestimmte Aufzeichnungspflichten, wenn sie am Sonn- und Feiertagen Arbeitnehmer einsetzen. Das betrifft in erster Linie Ladengeschäfte, Apotheken und Tankstellen. Die genauen Regelungen stehen in § 21 Abs. 1 Nr. 2 Ladenschlussgesetz.

Wie ist es mit Zulagen beim Urlaubsentgelt?

Manchmal werden Zulagen auch für die Zeit bezahlt, in der ein Mitarbeiter sich im Erholungsurlaub befindet. Das Urlaubsentgelt setzt sich dann neben dem festen Lohn zusätzlich noch aus Zulagen für Spätschichten oder Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit zusammen. Die Höhe richtet sich üblicherweise nach dem Durchschnitt der letzten drei Monate vor Urlaubsantritt.

Allerdings gilt dann eine Besonderheit: Denn die so berechneten und gezahlten Zulagen sind voll steuerpflichtig. Die Zulagen werden ja nicht für tatsächlich geleistete Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit gezahlt.

Das Gleiche gilt für Zuschläge, die während des Mutterschutzes weitergezahlt werden (müssen).

Zuschläge für Überstunden und Mehrarbeit

„Mehrarbeit“ und „Überstunden“ sind zwar umgangssprachlich dasselbe, nicht aber im Personalwesen:

  • Mehrarbeit bedeutet, dass die gesetzlich zulässige Höchstarbeitszeit, die beispielsweise im ArbZG geregelt ist, überschritten wurde.
  • Überstunden sind es, wenn die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit überschritten wurde.

Wenn der Arbeitnehmer Überstunden leistet, muss der Arbeitgeber sie grundsätzlich vergüten – abhängig vom Einzelfall, den Regeln im Arbeitsvertrag und der Frage, ob diese Regelungen auch rechtmäßig sind.

Wenn keine Vereinbarung zur Vergütung von Überstunden im Arbeitsvertrag steht, kann ein Mitarbeiter dann die Bezahlung für Mehrarbeit und Überstunden verlangen, wenn man davon ausgehen kann, dass er ohne zusätzliche Vergütung nicht zur Mehrarbeit bereit wäre (BAG, 22.02.2012 – 5 AZR 765/10).

Je nach Einzelfall kann es aber auch sein, dass er ohnehin bereits ein vergleichsweise höheres Gehalt bezieht und Mehrarbeit und Überstunden damit abgegolten sind. Solche Fragen sind also von den konkreten Umständen abhängig. Klauseln im Arbeitsvertrag, die die Bezahlung von Mehr- und Überstunden generell ausschließen, sind jedenfalls sehr häufig unwirksam (als Verstoß gegen die AGB-Inhaltskontrolle, § 307 Abs. 1 S. 2 BGB).

Vermeiden lassen sich Ansprüche auf einen Überstundenzuschlag, wenn dafür ein Freizeitausgleich erfolgt beziehungsweise ein Arbeitszeitkonto geführt wird.

Und wie schon erwähnt müssen in jedem Fall auf Überstundenzuschläge Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge bezahlt werden.

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