Doppelte Haushaltsführung: Helfen Sie Ihren Mitarbeitern, Steuern zu sparen

Eine solche Option stellen wir in diesem Beitrag vor: Die doppelte Haushaltsführung von Mitarbeitern, die weit vom Wohnort entfernt arbeiten und deshalb am Arbeitsort eine Zweitwohnung haben. Das verursacht Kosten, es kann aber auch Steuern sparen.

Doch längst nicht alle Betroffenen nutzen diese Möglichkeit auch aus. Ein Tipp vom Chef kann Mitarbeitern deshalb einiges an Steuern sparen. Der Arbeitgeber kann die Kosten auch lohnsteuerfrei ersetzen.

Doppelte Haushaltsführung spart Steuern

„Doppelte Haushaltsführung“ bedeutet: ein Arbeitnehmer unterhält aus beruflichen Gründen an seinem Beschäftigungsort eine Zweitwohnung. Dass man der Arbeit wegen woanders wohnen muss, verursacht Mehrkosten: doppelte Miete zum Beispiel. Unter bestimmten Voraussetzungen senken diese Ausgaben die Steuerlast.

Solche Kosten kann der Mitarbeiter in seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten angeben. Neben den Kosten für die Zweitwohnung selbst können grundsätzlich auch die Fahrt- und Verpflegungskosten sowie Umzugskosten als Werbungskosten steuerlich geltend gemacht werden.

Beim „Lohnsteuerjahresausgleich“ (sprich: bei der Einkommensteuererklärung für Arbeitnehmer) kann die doppelte Haushaltsführung damit eine schöne Erstattung vom Finanzamt einbringen. Bei Arbeitnehmern, die aufgrund solcher Ausgaben regelmäßig Werbungskosten über dem Arbeitnehmerpauschbetrag von 1.000 Euro jährlich haben, kann auch ein Freibetrag für erhöhte Werbungskosten als Lohnsteuerabzugsmerkmal eingetragen werden. Dann wird von vornherein weniger Lohnsteuer abgeführt, die Mitarbeiter müssen Sie nicht bis zur Lohnsteuererstattung im Folgejahr warten, um ihr Geld zurückzubekommen.

Hauptwohnung und Zweitwohnung

Für die Berücksichtigung als Werbungskosten gelten bestimmte Voraussetzungen. Zunächst einmal muss der Mitarbeiter zwei Haushalte bzw. Wohnungen unterhalten: einen eigenen Hausstand am Wohnort und eine Zweitwohnung am (auswärtigen) Beschäftigungsort. Das ist dort, wo sich die erste (auswärtige) Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers befindet.

Für die Hauptwohnung am Wohnort gelten als Anforderungen:

• Das muss eine eigenständige Wohnung und entweder eine Miet- oder eine Eigentumswohnung des Mitarbeiters sein. Das kostenlos genutzte Zimmer im Keller bei Tante Lisbeth oder ein Hotelzimmer zählen nicht als Hauptwohnung. Dagegen ist es okay, wenn der Ehe- oder Lebenspartner Mieter oder Eigentümer ist. Und auch das Zimmer in einer Wohngemeinschaft geht durch, dann muss aber ein WG-Genosse Eigentümer oder Mieter der Wohnung sein.
• Außerdem muss sich der „Mittelpunkt der Lebensinteressen“ am Ort der Hauptwohnung befinden. Das ist unproblematisch, wenn dort der Ehe- und Lebenspartner oder die Kinder gemeldet sind. Bei Unverheirateten wird es unklarer: Hier kann man den Mittelpunkt des Lebensinteresses am Wohnort dadurch belegen, dass dort die engeren persönlichen Beziehungen bestehen, also Freunde und Verwandte dort wohnen, man am Wochenende im Verein Fußball spielt oder sich in einer Bürgerinitiative engagiert. Aber das sind natürlich Auslegungsfragen.
• Eine weitere Voraussetzung: Man beteiligt sich an den Kosten der Haushaltsführung für die Erstwohnung, also der Miete, dem Wocheneinkauf etc.

Für die Zweitwohnung gilt:

• Dabei kann es sich um eine Miet- oder Eigentumswohnung handeln, aber auch um ein längerfristig gebuchtes Hotelzimmer bzw. Apartment („Temporary Living“, „Serviced Apartments“).
• Der Aufenthalt in der Zweitwohnung muss beruflich veranlasst sein. Deshalb darf die Entfernung zum Beschäftigungsort nicht zu groß sein. Grob gesagt: maximal auf der Hälfte der Strecke zwischen Hauptwohnung und Beschäftigungsort.

Fahrtkosten

Bei doppelter Haushaltsführung können Fahrtkosten für eine Familienheimfahrt pro Woche als Werbungskosten in der Steuererklärung angesetzt werden. (Häufigere Besuche zuhause hält das Finanzamt offenbar für übertrieben.)

• Wer die wöchentliche Familienheimfahrt mit dem eigenen PKW zurücklegt, kann pro gefahrenem Kilometer pauschal 0,30 Euro ansetzen.
• Wird ein Firmenwagen genutzt, darf man die Fahrkosten nicht absetzen. Immerhin muss man dann für auf dieser Strecke auch keinen geldwerten Vorteil versteuern.
• Wenn der Mitarbeiter mit öffentlichen Verkehrsmittel zwischen Haupt- und Zweitwohnung hin und her fährt, muss man genau hinschauen. Dann lohnt sich eine Vergleichsrechnung: Sind die tatsächlichen Kosten für ein Bahn- oder Busticket höher als die Entfernungspauschale von 0,30 Euro pro Kilometer? Man kann dann nämlich den höheren Betrag steuerlich geltend machen.
• Wer mit dem Flugzeug fliegt, muss sich dagegen auf die tatsächlichen Flugkosten beschränken. Da zählt die Entfernungspauschale nicht.

Verpflegungskosten

Wer beruflich für eine gewisse Zeit auswärts eingesetzt wird und deshalb eine Zweitwohnung oder Unterkunft braucht, kann für bis zu drei Monate auch Verpflegungskosten von der Steuer absetzen. Dabei gelten die pauschalen Sätze, die auch bei Reisekosten im Inland angewandt werden. Für den An- und Abreisetag sind derzeit jeweils 12 Euro vorgesehen, für jeden vollen Tag, in dem der Arbeitnehmer von seinem Hauptwohnsitz abwesend ist, 24 Euro.

Zweitwohnungskosten

Natürlich verursacht die Zweitwohnung selbst ebenfalls Kosten. Ausgaben für die Unterkunft dürfen allerdings nicht in jedem Fall in voller Höhe als Werbungskosten berücksichtigt werden. Sie sind inzwischen auf höchstens 1.000 Euro pro Monat begrenzt. Das kann insbesondere in Ballungsgebieten zum Problem werden.

Neben der Miete und den Nebenkosten können die Kosten für einen Autoabstellplatz sowie Reinigungskosten oder Rundfunkbeiträge berücksichtigt werden. Bei einer Eigentumswohnung darf man die Gebäudeabschreibung, die Finanzierungskosten und Renovierungskosten in die Steuererklärung eintragen.

Eine Wohnung muss in vielen Fällen erst einmal mit den notwendigen Einrichtungsgegenständen ausgestattet werden. Als Werbungskosten gelten die Anschaffungskosten für Tisch, Bett, Schrank, Herd, Spüle und Kühlschrank, sowie Gardinen, Lampen und Badezimmereinrichtung, außerdem für Haushaltsgegenstände wie Geschirr, Töpfe, Kaffeemaschine oder Staubsauger. Was für die Anschaffung eines Fernseh- und/oder Radiogeräts gilt, darüber ist sich die Rechtsprechung nicht ganz einig. Man kann es aber zumindest versuchen.

Anders sieht es bei einem Aufenthalt in einem Hotel oder einer Pension aus. Hier sind lediglich die reinen Übernachtungskosten abziehbar.

Umzugskosten

Umzugskosten zählen sowohl zu Beginn als auch am Ende einer doppelten Haushaltsführung als Werbungskosten. Darunter fallen die Rechnung des Umzugsunternehmens, die Kosten für Umzugskartons und sonstige Verpackung sowie mögliche Ausgaben für eine Zwischenlagerung von Mobiliar.

Entscheidend ist, dass es sich um tatsächliche Ausgaben handelt. Die Umzugskostenpauschale von derzeit 764 Euro für Singles oder 1.528 Euro für Verheiratete gelten bei der doppelten Haushaltsführung nicht.

Wenn der Arbeitgeber die Kosten übernimmt

Die Kosten für die doppelte Haushaltsführung kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer in der steuerlich abzugsfähigen Höhe auch voll ersetzen, ohne dass dafür Lohnsteuer anfällt. Das macht das Arbeiten fern der Heimat für den Mitarbeiter vermutlich deutlich attraktiver.

Selbstverständlich kann der Arbeitnehmer die Kosten dann jedoch nicht noch einmal als eigene Werbungskosten geltend machen. Und für den Arbeitnehmer besteht die Einschränkung, dass er den Kostenersatz nur insoweit als Betriebsausgabe geltend machen kann, wie die Beträge nicht das übersteigen, was der Arbeitnehmer als Werbungskosten abziehen darf. Erstattet er dem Arbeitnehmer zu viel, bleibt er darauf sitzen. Außerdem trägt das Unternehmen im Zweifel auch die Nachweispflicht, dass wirklich eine doppelte Haushaltsführung im steuerrechtlichen Sinn vorlag.

Verpflegungsausgaben kann der Arbeitnehmer nur drei Monate lang steuerfrei erstatten, danach fällt Lohnsteuer an.

Fazit: Fern der Heimat

Wenn Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen unter der Woche nicht nach Hause können, nagt das schnell an der Motivation. Da kann eine finanzielle Beihilfe des Arbeitgebers für bessere Laune sorgen. Und zumindest eine Hilfestellung kann es sein, wenn Sie als Arbeitgeber auf die Steuersparmöglichkeiten hinweisen.

Sie können zur Einkommensteuererklärung ermuntern oder mit Tipps und Informationen beim Eintragen eines Freibetrags für erhöhte Werbungskosten als Lohnsteuerabzugsmerkmal helfen. Das ist zwar an sich nicht weiter schwierig. Für viele Arbeitnehmer stellt der Antrag beim Finanzamt aber eine echte Hürde dar.

Sie helfen damit Ihrem Arbeitnehmer nicht nur finanziell beim Einsatz fern der Heimat, sondern zeigen auch, dass Sie sich kümmern.

Die Rechtsgrundlage: Steuerrechtlich ist die doppelte Haushaltsführung für Arbeitnehmer in § 9 Abs. 1 Nr. 5 geregelt, für den betrieblichen Bereich in § 4 Abs. 5 Nr. 6a EStG.