ElStAM: Wenn die Lohnsteuerabzugsmerkmale nicht stimmen

Als Arbeitgeber müssen Sie für jeden Arbeitnehmer die Lohnsteuer-Anmeldung elektronisch an Ihr Betriebsstättenfinanzamt übermitteln. Dabei spielen die aus der ElStAM-Datenbank abgerufenen Lohnsteuerabzugsmerkmale Ihrer Mitarbeiter eine wichtige Rolle. Schließlich hängt von ihnen ab, wie viel an Lohnsteuer einbehalten wird.

Was passiert, wenn die ElStAM-Daten nicht stimmen? Das kann ja leicht passieren – es reicht, dass jemand aus der Kirche austritt, sich verheiratet, scheiden lässt oder ein Kind bekommt und die Datenbank das (noch) nicht widerspiegelt.

Wer ist für die Änderung von Lohnsteuerabzugsmerkmalen zuständig?

• Grundsätzlich ist es Sache der Finanzämter, wenn Lohnsteuerabzugsmerkmale geändert werden müssen, wenn also jemand die Steuerklasse wechselt oder Kinderfreibeträge oder andere Freibeträge dazukommen.
• Für andere Änderungen sind dagegen die Bürgerbüros oder Einwohnermeldeämter der Städte und Gemeinden zuständig. Das gilt für eine neue Adresse sowie für standesamtliche Änderungen (Heirat, Lebenspartnerschaft, Kirchenaustritt, Geburt, Adoption oder Tod). Die Ämter übermitteln solche Änderungen ans Bundeszentralamt für Steuern.

Auch wenn Mitarbeiter mitunter davon ausgehen, die Buchhaltung werde sich schon kümmern: Notwendige Änderungen oder Korrekturen seiner Lohnsteuerabzugsmerkmale muss der Arbeitnehmer selbst veranlassen, indem er sich - je nach Merkmal - an sein Gemeinde-, Bürger- oder Einwohnermeldeamt wendet oder an das für ihn zuständige Finanzamt. Diese Aufgabe kann der Arbeitgeber nicht für ihn übernehmen, er kann höchstens auf Korrekturbedarf hinweisen.

Falsches Lohnsteuerabzugsmerkmal?

Wie viel Lohnsteuer der Arbeitgeber vom Lohn oder Gehalt einbehalten muss, hängt grundsätzlich von der persönlichen Besteuerungsgrundlage des jeweiligen Arbeitnehmers ab: dafür spielt bekanntlich eine Rolle, ob der Mitarbeiter beispielsweise Kirchenmitglied oder verheiratet ist und ob er Kinder (eingetragen) hat.

Wobei nicht diese Umstände per se steuerlich relevant sind, sondern nur, wenn sie als sogenannte Lohnsteuerabzugsmerkmale erfasst sind. Auf diese Daten kann der aktuelle Arbeitgeber aus der ELStAM-Datenbank zugreifen. Der Zugriff ist ab dem Monat möglich, der auf die Anmeldung des Arbeitnehmers folgt.

Nun kann es natürlich passieren, dass ein in dieser Datenbank gespeichertes, persönliches Lohnsteuerabzugsmerkmal nicht (mehr) zutrifft. Und das hat Folgen: Wenn bei den ElStAM eine alte, nicht mehr zutreffende Lohnsteuerklasse eingetragen ist, wird dem Arbeitnehmer womöglich zu viel Lohnsteuer abgezogen. Dann wird der Arbeitnehmer erst einmal finanziell schlechter gestellt, zumindest bis zum Lohnsteuerausgleich durch die Jahreseinkommensteuererklärung.
Auch inkorrekte ElStAM sind erst einmal verbindlich

Selbst wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich darüber einig sind, dass ein eingetragenes Lohnsteuerabzugsmerkmal nicht stimmt, darf das Unternehmen bei der Lohnabrechnung grundsätzlich nicht davon abweichen. Auf eigene Faust Korrekturen vorzunehmen, ist Arbeitgebern erst recht nicht erlaubt.
Wenn die Technik streikt

Es kann auch passieren, dass sich die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale nicht abrufen lassen, weil kein Zugriff auf die Datenbank möglich ist oder die Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug nicht ausgegeben wird. In diesem Fall darf der Arbeitgeber ausnahmsweise die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale für die Berechnung der Lohnsteuer nutzen (§ 39c Abs. 1 S. 2 EStG).

Das darf allerdings höchstens für die Dauer von drei Kalendermonaten passieren.
Billigkeitsregelung bei Verheirateten und Alleinerziehenden

Bei Verheirateten und Alleinerziehenden hat das Finanzamt etwas Nachsicht. Wenn eine fehlerhafte Steuerklasse bereitgestellt wird, wird es geduldet, dass der Arbeitgeber die voraussichtlich korrekten Lohnsteuerabzugsmerkmale für die Berechnung nimmt.

Das beruht auf einer Billigkeitsregelung der Finanzminister der Länder und gilt etwa, wenn jemand in der ELStAM-Datenbank fälschlicherweise plötzlich wieder „ledig“ ist oder Alleinerziehende auf einmal Steuerklasse I haben. Da diese Regelung den Vorgaben des § 39c Abs. 1 S. 2 EStG entspricht, wird dieses Vorgehen aber ebenfalls nur für einen Übergangszeitraum von höchstens drei Kalendermonaten geduldet.

Fehlerquelle: Mehrere Arbeitgeber gleichzeitig

Wenn ein Arbeitnehmer mehrere Jobs hat, führt das nicht selten zu Fehlern: Dann bekommt der eine Arbeitgeber unzutreffende Lohnsteuerabzugsmerkmale übermittelt, weil sich der Arbeitgeber des Nebenjobs nicht als Nebenarbeitgeber, sondern als Hauptarbeitgeber angemeldet hat. Damit wird nun plötzlich der „richtige“ Arbeitgeber zum Nebenarbeitgeber und kann die Lohnsteuer nur noch nach Steuerklasse VI berechnen – was der Arbeitnehmer schmerzlich spüren dürfte.

Auch in diesem Fall ist es erlaubt, dass der Arbeitgeber die bisherigen, korrekten Lohnsteuerabzugsmerkmale bei der Berechnung verwendet. Allerdings sollte er sich vorher vom Arbeitnehmer schriftlich versichern lassen, dass bei ihm keine Änderung der persönlichen Lebensumstände eingetreten ist und dass der Mitarbeiter selbst keine Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale in die Wege geleitet hat. Schließlich haftet der Arbeitgeber für die korrekte Lohnsteuerabführung.

Deshalb muss der Arbeitnehmer bestätigen, dass er kein anderes Hauptarbeitsverhältnis bei einem anderen Arbeitgeber unterhält, wenn die Anwendung der Steuerklasse VI im Raum steht. Diese schriftlichen Erklärungen müssen als Anlage zum Lohnkonto aufbewahrt werden.

Der Arbeitgeber haftet

Wenn es um die Berechnung der Lohnsteuer und um Lohnsteuerabzugsmerkmale geht, sollten Sie als Arbeitgeber generell genau hinschauen. Schließlich haften Sie gegenüber dem Finanzamt, falls zu wenig Lohnsteuer (sowie Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag) einbehalten und an das Finanzamt abgeführt wurde.