Kurzfristig beschäftigen und sparen

Wenn bestimmte Arbeiten nur gelegentlich anfallen oder nur einen geringen Umfang haben, kann man dafür Aushilfen einstellen. Vor allem für solche Situationen gibt es zwei besondere Arten von Anstellungsverhältnissen, bei denen Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuer anders als sonst abgerechnet werden: Die geringfügigen Beschäftigungen.

Zum einen ist dies der normale Minijob als Arbeitsverhältnis für dauerhaft tätige Aushilfskräfte. Vor- und Nachteile in der Zusammenfassung: Vor allem der Arbeitnehmer profitiert vom Brutto für Netto. Dem Arbeitgeber drohen erhöhte Lohnnebenkosten. Der Verdienst ist auf maximal 450 Euro begrenzt. Näheres in unserem Blog-Beitrag „geringfügig verkomplizierte Beschäftigung“ vom 14.10.2016.

Zum anderen gibt es ein besonderes Beschäftigungsverhältnis für kurzfristig tätige Aushilfen. Darum soll es in diesem Beitrag gehen. Vorteilhaft: Arbeitgeber und Arbeitnehmer profitieren gleichermaßen von einer Befreiung der Sozialversicherung.

Diese Form der Beschäftigung kommt vor allem in Frage, wenn nur für eine kurze Zeit ein besonderer Bedarf an Arbeitskräften gedeckt werden muss.  Ein typisches Beispiel? Etwa ein Vergnügungspark, der im Juli und August zusätzliche Verkaufshilfen als Saisonkräfte benötigt. Es lässt sich aber noch viel mehr damit machen, wenn man weiß, wie.

Vorweg der Hinweis: Dieser Überblick erhebt keinen Anspruch auf eine vollständige Darstellung mit allen Ausnahmen und Sonderregelungen. Dafür ist die Rechtslage viel zu kompliziert. Die genannten Werte beziehen sich auf 2016.

Keine Sozialversicherungsbeiträge

Ein Hauptmerkmal der kurzfristigen Beschäftigung: Weder der Arbeitgeber noch der Arbeitnehmer müssen Beiträge zu Pflege-, Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung abführen.

Umlagen und Beiträge

… muss der Arbeitgeber jedoch wie immer bezahlen, nämlich U1 (1 Prozent), U2 (0,3 Prozent) und Insolvenzgeldumlage (0,12 Prozent). Kleine Ausnahme: Ist die kurzfristige Beschäftigung auf maximal 4 Wochen angelegt, entfällt die U1-Pflicht.

Außerdem müssen die Beiträge für die gesetzliche Unfallversicherung abgeführt werden.

Lohnsteuer

Die Lohnsteuer kann beim kurzfristigen Beschäftigungsverhältnis pauschal mit 25 Prozent angesetzt werden und wird ganz normal an das zuständige Finanzamt abgeführt. Alternativ kann die normale Besteuerung nach Lohnsteuerabzugsmerkmalen gewählt werden – was bei geringem Jahresverdienst für den Arbeitnehmer Vorteile bringen kann.

Wie lange ist „kurzfristig“?

Hier wird es zum ersten Mal komplizierter.

 Ein Arbeitnehmer darf nur eine bestimmte Zeit pro Kalenderjahr in dieser Beschäftigungsform tätig sein, egal ob für einen oder für wechselnde Arbeitgeber. Kommt er über das Zeitlimit, müssen Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuer abgeführt werden wie für ein normales, sozialversicherungspflichtiges Arbeitsverhältnis (denn so wird es dann gewertet).

Die Zeitgrenze beträgt eigentlich bis zu 50 Tagen oder zwei Monate (§ 8 SGB IV) pro Kalenderjahr. Seit 2015 sind es jedoch bis zu 70 Tage oder drei Monate (§ 115 SGB IV). Das ist nur vorübergehend und noch bis Ende 2018 so.

• Die Drei-Monats-Grenze gilt, wenn mindestens an fünf Tagen in der Woche gearbeitet wird.
• Die 70 Tage sind anzuwenden, wenn die wöchentliche Arbeitszeit unter fünf Tagen liegt.

Noch komplizierter wird es, wenn mehrere kurzfristige Jobs in einem Jahr ausgeübt werden. Deren Zeiten müssen zusammengerechnet werden.

• Grundsätzlich beträgt die Obergrenze in diesem Fall 90 Tage statt den drei Monaten.
• Ausnahme: Die Beschäftigungen erfolgten jeweils für volle Kalendermonate (und mit 5 oder mehr Arbeitstagen die Woche) – dann gilt doch der Dreimonatszeitraum.
• Und von 70 Tagen ist schließlich auszugehen, wenn eine kurzfristige Beschäftigung zum Teil an mindestens 5 Tagen pro Woche ausgeübt wurde, die Arbeitszeit teilweise aber auch weniger als 5 Tage betrug.

Das bedeutet für Sie als Arbeitgeber: Vor Einstellung müssen Sie prüfen, ob die kurzfristige Aushilfe vorher im Kalenderjahr schon kurzfristig beschäftigt war. Wenn sich durch vorherige Jobs, von denen Sie nichts wussten, eine abgabenpflichtige Beschäftigung ergibt, sind im Zweifelsfall stets Sie als Arbeitgeber verantwortlich und bekommen den Ärger.

Fazit: Lassen Sie sich Angaben zu vorhergehenden Beschäftigungen im Kalenderjahr vom Arbeitnehmer schriftlich geben und verpflichten Sie Ihre Mitarbeiter dazu, Ihnen weitere Beschäftigungen umgehend zu melden.

Nicht jeder vorübergehende Job ist eine kurzfristige Beschäftigung

Nicht jede kurzfristige Tätigkeit geht als kurzfristige Beschäftigung in diesem Sinn durch und spart damit Sozialversicherungsabgaben.

• Bedingung eins ist, dass die Befristung schon im Vertrag festgeschrieben wird oder sich ohnehin aus der Art des Jobs ergibt (z. B. Spülhilfe auf dem Oktoberfest, Produktionshelfer in der Konservenfabrik während der Obsternte).
• Zweitens darf die Arbeit nicht „berufsmäßig“ ausgeübt werden, falls sie mehr als 450 Euro im Monat einbringt.

Die vertrackte Berufsmäßigkeit

Liegt der Monatsverdienst der befristeten Beschäftigung unter 450 Euro, ist die Berufsmäßigkeit kein Problem, dann muss sie gar nicht erst geprüft werden.

Liegt er darüber, wird’s komplizierter. Berufsmäßig ist der kurzfristige Job dann, wenn er nicht mehr von „untergeordneter wirtschaftlicher Bedeutung“ ist. Der Grund: Kurzfristige Beschäftigungen sollen nicht Lebensunterhalt oder den Lebensstandard sichern, sondern nur einen Hinzuverdienst ermöglichen. Es geht also um die persönliche Erwerbssituation der Aushilfe selbst, sogar ihre weiteren Pläne nach dem Kurzzeit-Job können relevant sein.

• Wer arbeitssuchend gemeldet ist oder sich in Elternzeit befindet, wird in aller Regel als berufsmäßig eingestuft und ist deshalb bei kurzfristigen Tätigkeiten sozialversicherungspflichtig, falls der Lohn mehr als 450 Euro im Monat beträgt.
• Dagegen sind Sie tendenziell auf der sicheren Seite, wenn der kurzfristige Minijobber daneben noch einen versicherungspflichtigen Hauptjob hat, studiert, Rente oder Vorruhestandsgeld bezieht oder ein freiwilliges soziales Jahr ableistet.

Das war jedoch eine stark vereinfachte Darstellung. Wie kompliziert die Prüfung im Einzelfall wirklich ist, können Sie auf der Seite der Minijob-Zentrale nachlesen.

Praktisch bleibt da nur: Jeden Einzelfall konkret prüfen (lassen).

Einkommensgrenze

… gibt es keine. Sie können einer kurzfristig beschäftigten Aushilfe so viel zahlen, wie Sie wollen, ohne die Sozialversicherungsfreiheit zu gefährden – solange alle anderen Voraussetzungen stimmen.

Rahmenvereinbarung

Wenn Sie eine Aushilfe zum Beispiel als Reserve für unvorhergesehene Spitzenzeiten vorhalten wollen, können sie die Einstufung als kurzfristiges Beschäftigungsverhältnis durch eine Rahmenvereinbarung mit dem Arbeitnehmer absichern. Darin muss geregelt sein, dass die Arbeitseinsätze innerhalb eines Jahres auf 70 Arbeitstage beschränkt bleiben. Der zeitliche Mindestabstand zwischen zwei Rahmenvereinbarungen zur kurzfristigen Beschäftigung beträgt zwei Monate.

Wenn Rahmenvereinbarungen lückenlos aneinander anschließen oder regelmäßig wiederkehrende Einsätze über mehrere Jahre hinweg vereinbart werden, wird dies in der Regel als regelmäßige und damit sozialversicherungspflichtige Beschäftigung gelten.

Wann ist eine kurzfristige Beschäftigung für Arbeitgeber interessant?

Zum Beispiel dann, wenn Sie jemanden benötigen, der vorübergehend Arbeit für Sie erledigen soll, ohne dass eine große Einarbeitung nötig wird, z.B.:

• erhöhter Bedarf zu Spitzenzeiten (z.B. im Lager / Versand)
• Saisongeschäfte (z.B. Verkaufspersonal für Weihnachtsmarkt, Erntehilfen)
• Projektarbeiten (z.B. Entwicklung eines Styleguides mit einem ansonsten hauptberuflich beschäftigten Grafiker)
• …

Über Rahmenverträge können Sie über 10 Monate eines Jahres hinweg Arbeiten mit geringem Umfang pro Woche als kurzfristige Beschäftigungsverhältnisse gestalten. Bei der Formulierung des Arbeitsvertrags ist allerdings große Sorgfalt nötig. Insbesondere sind Pausen zwischen den einzelnen Rahmenverträgen einzuplanen und einzuhalten. Ein Beispiel hierfür:

• Wöchentliche Bearbeitung (z.B. Abrechnungen, Korrespondenz, etc.) über bis zu 10 Monate pro Jahr durch einen hauptberuflich Beschäftigten, eine Hausfrau / einen Hausmann oder einen Rentner

In diesen und ähnlichen Fällen können Sie den Großteil der Lohnnebenkosten für Ihre Aushilfen vermeiden – Sie zahlen nur die Umlagen und die Unfallversicherung. Ihrer Aushilfe wird nur die Lohnsteuer abgezogen, was in der Regel ebenfalls attraktiv ist.

Das Problem sind die Fußfallen: Sie dürfen für solche Jobs nicht jeden einstellen, wegen der Berufsmäßigkeitsklausel und der Zeitgrenze, die fürs gesamte Jahr gilt. Das bei jedem Bewerber zu prüfen, ist in der Praxis oft nicht so einfach.

Informationen

… bekommen Kunden von Paychex natürlich von ihrem Ansprechpartner in Sachen Lohnabrechnung.

Bescheid weiß ansonsten – auch für kurzfristige Beschäftigungen – die Minijob-Zentrale.

Erfahren Sie mehr zum Saison-Kurzarbeitergeld.