Digitalisierung im Büro

Urkunden

Eines gleich vorweg: Urkunden müssen in jedem Fall im Original aufbewahrt werden. Das gilt also beispielsweise für Versicherungsscheine, den notariell beurkundeten Kauf eines Grundstücks, Arbeitsverträge oder eine Hypothekenbestellungsurkunde.

Aufbewahrungspflichten und -fristen: Steuer- und Handelsrecht

Von diesen Ausnahmen abgesehen dürfen Dokumente grundsätzlich in digitaler Form aufbewahrt werden. Aber auch dann gelten natürlich die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Praktisch relevant für die Buchhaltung sind vor allem die Aufbewahrungspflichten gemäß Handelsrecht und Steuerrecht. Die einen stehen im Handelsgesetzbuch (HGB), die anderen in der Abgabenordnung (AO), sie betragen zwischen sechs und – etwa bei Buchungsbelegen, dem Jahresabschluss und Lagebericht – zehn Jahren.

Für bestimmte Berufe oder Tätigkeiten gibt es spezifische Aufzeichnungs- und Buchführungspflichten, aus denen sich besondere Aufbewahrungspflichten ergeben. Das gilt beispielsweise für die Aufzeichnungen eines Fahrlehrers nach dem Fahrlehrergesetz. Solche Dokumente spielen unter anderem bei einer Schätzung durch das Finanzamt eine Rolle.

Steuerdokumente, die elektronisch ans Finanzamt übermittelt wurden, müssen übrigens in elektronischer Fassung aufbewahrt werden. Es ist nicht zulässig, den elektronischen Kontoauszug auszudrucken und dann das PDF der Bank zu löschen.

Aufbewahrungspflichten im Arbeits- und Sozialrecht

Weitere Aufbewahrungspflichten ergeben sich für Personalakten. Ansprüche ehemaliger Arbeitnehmer verjähren erst nach drei Jahren. Für Versorgungsansprüche eines Arbeitnehmers gilt sogar eine 30jährige Verjährung. Entsprechende Unterlagen und Bestandteile der Personalakte sollten tunlichst auch so lange archiviert werden.

Im Sozialrecht gelten eigene Aufbewahrungsfristen für Entgeltunterlagen, Beitragsabrechnungen und -nachweise sowie für Bescheinigungen an den Arbeitnehmer. Sie müssen bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahrs aufbewahrt werden (Beispiel: Betriebsprüfung 2017 – Aufbewahrung bis Dezember 2018, § 28f Abs. 1 SGB IV). Solche Betriebsprüfungen finden mindestens alle vier Jahre statt.

Elektronische Personalakten

Grundsätzlich gelten für elektronisch geführten Personalakten dieselben Kriterien wie für solche auf Papier. Einige Besonderheiten sind jedoch wichtig.

Die Juristen streiten noch darüber, ob die Digitalisierung der Personalakten mitbestimmungspflichtig ist. Vermutlich läuft es aber darauf hinaus: Schließlich hat der Betriebsrat bei der Einführung und Nutzung von technischen Einrichtungen ein Wort mitzureden, wenn diese dazu geeignet sind, das Verhalten oder die Leistung von Arbeitnehmern zu überwachen.

Die Arbeitnehmer müssen über die digital geführte Personalakte informiert werden und können Auskunft darüber verlangen, welche Daten dort gespeichert werden.

Außerdem müssen bei elektronischen Personalakten weitere Bestimmungen des Datenschutzgesetzes beachtet werden. Aus § 35 Abs. 6 BDSG ergibt sich die Pflicht, fehlerhafte personenbezogene Daten des Arbeitnehmers zu berichtigen, zu löschen oder zu sperren. Alternativ kann auch ein Recht auf Gegendarstellung relevant, werden, wenn die Korrektheit umstritten ist.

Zugriff sichern

Personaldaten sind stets vertraulich. Das hat schon bei der Digitalisierung der Akten ganz konkrete Auswirkungen, sensible Daten etwa dürfen nur in verschlossenen Umschlägen zur Digitalisierung weitergegeben werden.

Nach der Digitalisierung sind Verschlüsselung und ein angemessenes Management der Zugriffsrechte Pflicht. Außerdem dürfen Zugriffe nur vorgangsbezogen erfolgen können, d. h.

• nur auf die dafür erforderlichen Daten,
• nur bei konkretem Bedarf (etwa für die korrekte Gehaltsabrechnung), und
• nur durch die mit dieser Aufgabe Betrauten.

Die Zugriffskontrollen müssen regelmäßig überprüft werden. Die Löschfristen für elektronische Personalakten unterscheiden sich nicht von denen für Papierakten.

Es liegt auf der Hand, dass der Datenschutz nur mit klare Verfahrensanweisungen und entsprechenden Schulungen funktionieren kann. Von den Datenschutzbeauftragen des Bundes und der Länder gibt es eine „Handlungsempfehlung zum Datenschutz bei technisch unterstützten Verfahren der Personal- und Haushaltsbewirtschaftung“. Trotz des sperrigen Titels und des gesegneten Alters (die Empfehlung stammt von 2006) findet man darin einige wichtige Hinweise.

Richtig digitalisieren

Wenn man wirklich vorankommen will auf dem Weg zum papierlosen Büro, müssen die Dokumente nicht nur digitalisiert, sondern auch sinnvoll verwaltet werden. Das ist die Aufgabe von Dokumentenmanagementsystemen, die die Dokumente mit Informationen zu Identifizierung, Inhaltsbeschreibung, zum Bearbeitungsstand, Format, Schutz-Level und anderen Metainformationen ausstatten und außerdem die Langzeitarchivierung möglich machen.

Taugliche Software erleichtert die Arbeit in der Lohn- bzw. Personalbuchhaltung enorm. So lässt sich die Zeiterfassung problemlos mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung verknüpfen. Mehr- und Überstunden lassen sich ohne lästige Zettelwirtschaft und Rechnerei erfassen, Urlaubsanträge und Krankmeldungen sind ebenfalls rasch bearbeitet.

Und das Papier in den Aktenschredder?

Eine andere Frage ist, was nach der Digitalisierung mit der Papier-Personalakte passiert. Sie darf auf keinen Fall komplett in den Reißwolf, denn bei den für „ein Arbeitsverhältnis geltenden wesentlichen Bedingungen“ verlangt § 2 NachweisG die Papierform. Der Arbeitsvertrag darf also nicht nur digital vorliegen. Für die Kündigung gilt ebenfalls Schriftformerfordernis. Wenn es zum Streit vor dem Arbeitsgericht kommt, hat der Arbeitgeber ohne die entsprechenden Dokumenten im Original sehr schlechte Karten. Auch ein Scan mit Signatur hilft ihm da kaum aus der Misere.

Der Rest der Personalakte kann zwar als Papiermüll entsorgt werden, angemessene Datenschutz- und Sicherheitsvorkehrungen sind aber Pflicht.