Personalkennzahlen: Mehr als Rechenspielereien

Die nackten Personalkosten sind natürlich die erste Zahl, wenn es ums Personal geht. Und sie lassen sich relativ leicht errechnen.

Allerdings sagen sie für sich genommen noch nichts darüber aus, ob das Unternehmen effizient arbeitet oder innovativ ist. Das hängt schließlich auch von zahlreichen weichen Faktoren ab, beispielsweise der Leistungsbereitschaft, dem Talent und dem Erfindergeist der Mitarbeiter. So etwas lässt sich nur schwer messen, trägt aber viel zum Unternehmenserfolg bei. Hinweise auf diese Größen geben verschiedene Kennzahlen.

Personalkennzahlen

Zahlenwerte für den Personalbereich gibt es mehr als genug. Fachleute nutzen mehr als 1.000 Kennzahlen. Wir wollen uns auf eine Handvoll Standardkennzahlen beschränken, die wir kurz im Überblick darstellen, weil sie besonders aussagekräftig sind oder verbreitet sind.

Wie man die jeweiligen Kennzahlen errechnet, sagen wir ausdrücklich nicht dazu – wir wollen hier keinen dicken Ratgeber zum Personalcontrolling schreiben. Falls Sie aber ein bestimmter Wert für Ihr eigenes Unternehmen interessiert, fragen Sie am besten Ihren Steuerberater. Falls Sie Jemanden suchen, der Ihnen dabei hilft, ein Controlling aufzubauen - unsere Kundenbetreuer haben über die Jahre zahlreiche Kontakte zu Spezialisten und Beratern im Personalbereich geknüpft. Sprechen Sie uns gern an.

Anzahl der Mitarbeiter

Ein paar Werte haben Sie auch garantiert schon vorliegen: Die einfachste und am häufigsten verwendete Kennzahl ist die Anzahl der Mitarbeiter. Sie wird auch für den Jahresabschluss nach dem Handelsgesetzbuch benötigt.

Für Unternehmen mit mehreren Standorten kann man sie anhand von verschiedenen Kriterien aufschlüsseln – beispielsweise die Anzahl der Mitarbeiter pro Betrieb, pro Bundesland oder pro Geschäftszweig.

Strukturelle Personalkennzahlen

Interessant wird es, wenn man die Mitarbeiterzahlen zur Analyse der Beschäftigungsstruktur nutzt. Das kann in ganz unterschiedliche Richtung gehen – man kann die Anzahl der Mitarbeiter im Vertrieb im Verhältnis zur Anzahl aller Mitarbeiter ermitteln, die Anzahl weiblicher Mitarbeiter zu männlichen usw.

Strukturelle Personalkennzahlen sagen vor allem etwas über die Zusammensetzung der Belegschaft aus. Sie messen beispielsweise das Verhältnis der Führungskräfte zur Gesamtzahl der Mitarbeiter. Gleichzeitig zeigt sich hier auch eine Schwäche der Kennzahlen: Wie wird „Führungskraft“ definiert? Und welcher Zielwert ist optimal? Das ist von Unternehmen zu Unternehmen und erst recht von Branche zu Branche unterschiedlich.

Einige Beispiele für strukturelle Personalkennzahlen:

• Der Netto-Personalbedarf soll die Planung und Kontrolle des Personalbedarfs erleichtern und Personalüberdeckungen oder – Unterdeckungen offenlegen.
• Die Teilzeitquote stellt das Verhältnis der Teilzeit- zu Vollzeitkräften in Prozent dar.
• Interessant ist die Mehrarbeits-Quote, bei der die Anzahl der Mehrarbeitsstunden der Anzahl an Regelarbeitsstunden gegenübergestellt wird.
• Rechnet man das über den ganzen Betrieb, ist es nicht unbedingt sehr aussagekräftig. Wenn man die Quote jedoch getrennt nach verschiedenen Bereichen ermittelt, lassen sich schnell der Personalengpass im Bereich Verpackung und Versand und der Überhang im Einkauf ermitteln, beispielsweise.
• Nicht nur dann, wenn eine Expansion vorbereitet wird, lohnt sich eine Auswertung der Arbeitszeitkonten. So lassen sich Veränderungen der Kapazitätsausnutzung feststellen: Ein sinkendes Arbeitszeitguthaben zeigt, dass die Ausnutzung steigt. Allerdings muss man bei der Trendanalyse natürlich saisonale Schwankungen berücksichtigen.

Einkommensbezogene Kennzahlen

• Zu den zu den einkommensbezogenen Kennzahlen gehört die Personalaufwandquote. Sie vermittelt, kurz gesagt, wie viele Cent pro Euro Umsatz auf das Personal entfallen. Der Wert ist damit eine Variante der Kennzahl Umsatz je Mitarbeiter.
• Ebenfalls in diesen Bereich gehört die jährliche Lohn- bzw. Gehaltssumme pro Mitarbeiter (einschließlich von Einmalzahlungen).
• Die auf den Monat bezogenen durchschnittlichen Gehälter je Mitarbeiter stellen unter anderem die Gehaltsentwicklung dar und sind eine wesentliche Grundlage für die Jahresplanung.
• Auch bei den einkommensbezogenen Kennzahlen ist der Vergleich zu Wettbewerbern oder dem Branchenschnitt relevant. So lässt sich vergleichen, wie die eigenen Mitarbeiter in Vergleich entlohnt werden.

Kennzahlen zur Mitarbeiterzufriedenheit

• Der Eigenkündigungsquote sagt etwas über die Mitarbeiterzufriedenheit, weil diese die große Mehrheit der Eigenkündigungen beeinflusst.
• Ähnlich sieht es bei der Fluktuationsquote Hier wird die Anzahl der Kündigungen auf die durchschnittliche Mitarbeiterzahl bezogen, dabei werden aber auch die Kündigungen durch den Arbeitgeber berücksichtigt.
• Auch die durchschnittliche Betriebszugehörigkeit signalisiert, wie zufrieden die Leute sind – zufriedene Mitarbeiter wechseln schließlich seltener das Unternehmen.

Diese Quoten lassen sich wie viele der anderen Kennzahlen bis auf Abteilungen oder Teams herunterbrechen. Dann ergeben sich besonders interessante Vergleichsmöglichkeiten: für die Geschäftsführung eine Möglichkeit, die eigene Wahrnehmung an Zahlen zu überprüfen.

Kennzahlen zu Personalentwicklung und Qualifizierung

• Die Anzahl der Qualifizierungstage pro Mitarbeiter bildet die Entwicklung von Qualifizierungsmaßnahmen im Betrieb ab.
• Vergleichbares gilt für die Kennzahl Kosten für Fortbildung.

Wenn man davon ausgeht, dass ein gut geschulter Mitarbeiter auch deutlich zufriedener ist, sagen diese Zahlen zugleich etwas über die Mitarbeiterzufriedenheit aus.

Personalkennzahlen zum Arbeits- und Gesundheitsschutz

• In diesem Bereich lässt sich die Gesundheitsquote Sie ist aber nur begrenzt aussagefähig. Sie sagt ja nicht, weshalb die Arbeitnehmer sich krank gemeldet haben.
• An der Unfallquote lässt sich dagegen sehr klar der Erfolg von Unfallverhütungsmaßnahmen ablesen.
• Die Kennzahl der Krankheitsleistungen gibt an, welcher Aufwand entsteht, wenn ein Mitarbeiter krank wird und nicht arbeiten kann.

Und wozu das Ganze?

Sicher: Papier ist geduldig. Zahlen sind nicht immer die ganze Wahrheit. Und Führungskräfte sollen nicht selbst zu Controllern mutieren. Trotzdem: Richtig verstanden und in der Zusammenarbeit zwischen Chef und Controlling sinnvoll eingesetzt, sind Kennzahlen ein wichtiges Führungsinstrument.

Aussagekräftig sind sie, wenn entsprechende Vergleichswerte zur Verfügung stehen. Dann können sie früh auf Fehlentwicklungen hinweisen, einen schleichenden Verdacht der Geschäftsführung bestätigen oder Tendenzen offenlegen, die die Geschäftsführung sonst erst später wahrnimmt.

Deshalb ist es durchaus sinnvoll, sich schon zeitig in der Unternehmensentwicklung ein Controlling zu schaffen und sich zu beraten, welche Kennzahlen regelmäßig erhoben und an die Geschäftsführung geliefert werden sollen.