Steuerfreie Beihilfen vom Arbeitgeber für Arbeitnehmer in Notlagen

Steuerfreie Notstandbeihilfe bis 600 Euro

Die Rede ist von sogenannten Notstandsbeihilfen. Als Arbeitgeber können Sie einen Betrag von bis zu 600 Euro pro Kalenderjahr als steuerfreie Beihilfe bezahlen, unabhängig davon, ob die Summe auf einmal bezahlt wird oder in mehreren Teilen.

Zurückzahlen muss der Arbeitnehmer dieses Geld nicht. Allerdings ist diese Leistung des Arbeitgebers an Voraussetzungen geknüpft, damit sie als Beihilfe anerkannt wird. Sie muss aus Anlass einer Notsituation gewährt werden.

(Im Unterschied zur Beihilfe sind Arbeitgeberdarlehen an Mitarbeiter rückzahlbar – und potenziell mit einem geldwerten Vorteil verbunden, also lohnsteuerpflichtig.)

Notfälle

Neben Naturkatastrophen oder Vermögensverlust durch höhere Gewalt (sagen wir, das Eigenheim des Arbeitnehmers wird durch Brandstiftung zerstört) kommen auch Krankheits -oder Unglücksfälle wie der Tod des Arbeitnehmers oder eines nahen Familienangehörigen sowie plötzliche Hilfsbedürftigkeit in Betracht.

Als Arbeitgeber müssen Sie dem Finanzamt etwa bei einer Lohnsteueraußenprüfung durch geeignete Unterlagen nachweisen können, dass ein Ereignis vorlag, dass die Notfallbeihilfe gerechtfertigt hat. Diese Dokumente müssen Sie als Teil der Lohnunterlagen aufbewahren.

Beispiel 1: Sturmschaden

Sagen wir, ein bestimmter Arbeitnehmer ist seit der Gründung des Unternehmens bei Ihnen und hat sich seit Jahren als verlässlicher, guter Mitarbeiter erwiesen. Vor wenigen Wochen ist er Vater von Zwillingen geworden. Nun ist bei einem Herbststurm ein Baum umgestürzt und hat die Eigentumswohnung, in der die Familie lebt, bis auf Weiteres unbewohnbar gemacht. In dieser Situation können Sie den Mitarbeiter unbürokratisch und steuerfrei mit 600 Euro unterstützen, damit die Familie erst einmal irgendwo unterkommt. Das Gleiche gilt übrigens für Sachzuwendungen in dieser Höhe.

Beispiel 2: Zuschuss zu Zahnersatz- oder Behandlungskosten

Angenommen, einer Ihrer Arbeitnehmer benötigt Zahnersatz. Die Krankenkasse übernimmt nur einen Teil der Kosten. Sie gewähren ihm einen Zuschuss zum verbleibenden Kostenanteil. Als Notstandsbeihilfe bleibt diese Summe bis 600 Euro steuerfrei.

Auch wenn der Arbeitnehmer privat krankenversichert ist und einen Selbstbehalt vereinbart hat, können Sie bis zu 600 Euro als steuerfreie Beihilfe für angefallene Behandlungskosten gewähren. (In diesem Fall müssen Sie als Arbeitgeber Kopien der Rechnungen aufbewahren, die der Mitarbeiter aufgrund des Selbstbehalts aus der eigenen Tasche bezahlen musste. Der Versicherungsvertrag mit dem Selbstbehalt allein reicht nicht, denn die steuerfreie Erstattung der bloßen Selbstbeteiligung an sich ist nicht zulässig.)

Höhere Beihilfen bei einem schwerem Notfall

Steuerfrei ist die Beihilfe wie erwähnt grundsätzlich bis zur Höhe von 600 Euro pro Arbeitnehmer und Kalenderjahr. Ausnahmsweise kann ein höherer Betrag steuerfrei bleiben, wenn es sich um einen besonders schweren Notfall handelt. Für die Frage, ob das gerechtfertigt ist, spielen unter anderem die Einkommensverhältnisse und der Familienstand eine Rolle.

Beispiel für eine erhöhte Notstandsbeihilfe

Die Ehefrau Ihres Mitarbeiters stirbt bei einem besonders tragischen Unfall: Ein anderer Autofahrer hat sein Fahrzeug in den Gegenverkehr gelenkt, um sich selbst zu töten. Weil der Unfall absichtlich herbeigeführt wurde, kommt die Versicherung des Unfallverursachers nicht für die Unfallfolgen auf. Der Mitarbeiter steht nun mit drei schulpflichtigen Kindern da. Er benötigt dringend jemand als Haushaltshilfe und zur Betreuung, kann sich das aber nicht leisten.

Angesichts dieser Umstände erkennt das Finanzamt eine Beihilfe von Ihnen in Höhe von beispielsweise 2.000 Euro als steuerfrei an.

Bedürftigkeit

Wenn der als Notstandsbeihilfe gewährte Betrag maximal 600 Euro beträgt, prüft das Finanzamt die Bedürftigkeit nicht (wohl aber, ob ein entsprechendes Ereignis vorliegt, s. o.)

Bei höheren Summen wenden die Finanzbeamten zur Prüfung der wirtschaftlichen Bedürftigkeit des Arbeitnehmers eine vereinfachte Regelung an. Dessen zumutbare Selbstbeteiligung wird analog zur zumutbaren Belastung in Bezug auf außergewöhnliche Belastungen (§ 33 Abs. 3 EStG) bestimmt, dabei wird sowohl das Nettoeinkommen des Arbeitnehmers wie das des Ehe- oder Lebenspartners berücksichtigt.

Andere, steuerpflichtige Beihilfen

Aus all dem folgt nicht, dass jede Form von Beihilfe anlässlich besonderer privater Umstände steuerbefreit wäre. So ist die Erholungsbeihilfe für einen ausgepowerten Arbeitnehmer in der Regel steuerpflichtig (allerdings pauschal versteuerbar, § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 3 EStG).

Und wenn Sie dem Arbeitgeber aus dem Beispiel oben zur Geburt seiner Zwillinge eine besondere Beihilfe gewährt haben, dann ist auch diese lohnsteuerpflichtig.
Sonderregeln für Unternehmen ab fünf Arbeitnehmern

In Betrieben ab fünf Arbeitnehmern gibt es für die Gewährung von Notstandsbeihilfen vier Möglichkeiten:

• Der Arbeitgeber bezahlt sie aus eigenen Mitteln.
• Die Unterstützung erfolgt über eine externe Unterstützungskasse.
• Der Arbeitgeber gewährt dem Betriebsrat allgemein Mittel zur Unterstützung von Arbeitnehmern in Notsituationen, die der Betriebsrat dann auszahlt.
• Der Betrag wird nach Anhörung und Zustimmung des Betriebsrats gemäß vorab festgelegten Kriterien vergeben.