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Lohn-Updates

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Lohn-Updates

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Die neue Beitragsverfahrensverordnung

Neben den besonderen steuerlichen Vorschriften für den Inhalt von Lohnkonten gibt es auch im Rahmen der Sozialversicherung inhaltliche Mindestforderungen für die Führung von Entgeltunterlagen. Bisher waren die Bestimmungen zum Beitragsrecht in der Sozialversicherung in zwei Verordnungen enthalten, der Beitragszahlungsverordnung (BZVO) und der Beitragsüberwachungsverordnung (BÜVO). Im Rahmen der zwischenzeitlich erforderlich gewordenen Aktualisierung sind nun beide Verordnungen in einer gemeinsamen Verordnung über die Berechnung, Zahlung, Weiterleitung, Abrechnung und Prüfung des Gesamtsozialversicherungsbeitrages zusammengefasst worden. Diese neue Beitragsverfahrensverordnung – BVV vom 3.5.2006 (BGBl. I S. 1138) trat am 1. Juli 2006 in Kraft.

Die Abschnitte zur Berechnung des Gesamtsozial-versicherungsbeitrages und der Beitragsbemessungsgrenzen, zu den Zahlungen des Arbeitgebers und zur Weiterleitung und Abrechnung durch die Einzugsstelle (§ 1 bis § 6 BVV) waren bereits in der Beitragszahlungsverordnung (BZVO) enthalten und wurden nur redaktionell geändert.

Die Abschnitte zur Prüfung der Arbeitgeber und zur Datei der Arbeitgeber (§ 7 bis § 14 BVV) stammen aus der bisherigen Beitragsüberwachungsverordnung (BÜVO). Sie wurden an das ab 1.1.2006 geltende vollautomatisierte Melde- und Beitragsnachweisverfahren angepasst und teilweise ergänzt.

Die vom Arbeitgeber zu führenden Angaben und Dokumente sind unter dem sozialversicherungsrechlichen Begriff Entgeltunterlagen dargestellt.

Der Arbeitgeber hat in den Entgeltunterlagen für jeden Beschäftigten folgende Angaben aufzunehmen (§ 8 Abs. 1 BVV):

- Familien- und Vorname, gegebenenfalls ein betriebliches Ordnungsmerkmal,
- Geburtsdatum,
- bei Ausländern aus Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums die Staatsangehörigkeit und den Aufenthaltstitel,
- Anschrift des Arbeitnehmers,
- Beginn und Ende der Beschäftigung (bzw. der Altersteilzeitarbeit),
- Wertguthaben aus flexibler Arbeitszeit einschließlich der Änderungen (nicht erforderlich bei Wertguthaben bis 250 Stunden Freistellung von der Arbeitsleistung),
- Beschäftigungsart,
- Angaben für die Versicherungsfreiheit oder die Befreiung von der Versicherungspflicht,
- das Arbeitsentgelt, seine Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung
- das beitragspflichtige Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung, seine Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung
- der Betrag, für den der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer in Altersteilzeitarbeit Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung aufgestockt hat,
- den Beitragsgruppenschlüssel,
- die Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag,
- den vom Arbeitnehmer zu tragenden Anteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag, nach Beitragsgruppen getrennt
- die für die Erstattung von Meldungen erforderlichen Daten
- bei Entsendung Eigenart und zeitliche Begrenzung der Beschäftigung,
- gezahltes Kurzarbeitergeld und die hierauf entfallenden beitragspflichtigen Einnahmen.

Außerdem waren schon bisher zusätzlich folgende Unterlagen zu den Entgeltunterlagen zu nehmen (§ 8 Abs. 2 BVV):

- Unterlagen, aus denen für Ausländer außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums Angaben zum Aufenthaltstitel ersichtlich sind,
- Unterlagen, aus denen die Angaben über die Versicherungsfreiheit oder die Befreiung von der Versicherungspflicht ersichtlich sind,
- Unterlagen, aus denen die Angaben zur Entsendung des Arbeitnehmers ersichtlich sind,
- die für den Arbeitgeber bestimmte Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse,
- die Daten der erstatteten Meldungen,
- die Erklärung des geringfügig Beschäftigten über den Verzicht auf Rentenversicherungsfreiheit,
- die Erklärung des Beschäftigten über den Verzicht der Anwendung der Gleitzonenberechnung in der Rentenversicherung,
- die Niederschrift der wesentlichen Arbeitsbedingungen nach dem Nachweisgesetz,
- die Kopie des Antrags zur Statusfeststellung "Arbeitnehmer oder selbständige Tätigkeit", entsprechende Unterlagen zur Feststellung
Versicherungs- und Beitragspflicht sowie der Bescheid der Deutschen Rentenversicherung,
- Aufzeichnungen über Gleitzeitkonten mit Wertguthaben bis 250 Stunden Freistellung von der Arbeitsleistung,
- Aufzeichnungen nach § 2 Abs. 2a des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes.

Mit der neuen Beitragsverfahrensverordnung wurde nun der Umfang der zu den Entgeltunterlagen zu nehmenden Unterlagen erweitert:

- Erklärung des kurzfristig geringfügigen Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen im Kalenderjahr Durch die Erklärung wird dem Arbeitgeber nachgewiesen, ob und inwieweit die 50-Arbeitstage-Grenze innerhalb eines Kalenderjahres (§ 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV) infolge vorherige Aushilfstätigkeiten des Beschäftigten ausgeschöpft worden ist. Dadurch erlangt der Arbeitgeber mehr Rechtssicherheit bei der versicherungsrechtlichen Beurteilung der kurzfristig Beschäftigten.
- Bescheide der Einzugsstelle über die Feststellung der Versicherungspflicht nach § 28h Abs. 2 SGB IV Feststellungen der Einzugsstelle über das Vorliegen von Versicherungspflicht und Entscheidungen der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See als zuständige Einzugsstelle bei geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen gehören ebenfalls zu den Entgeltunterlagen.
- Nachweis der Elterneigenschaft nach § 55 Abs. 3 SGB XI für die Pflegeversicherung Der Nachweis, durch den seit 1.1.2005 Arbeitnehmer als Elternteil vom Beitragszuschlag für Kinderlose in der sozialen Pflegeversicherung befreit werden, ist durch geeignete Unterlagen in den Entgeltunterlagen zu dokumentieren.
- Erklärung des Arbeitnehmers über den Auszahlungsverzicht von zustehenden Entgeltansprüchen Bestehen tarifliche Regelungen über den Anspruch einmalig gezahlter Arbeitsentgelte, müssen Erklärungen über den Auszahlungsverzicht auf diese Entgeltansprüche in den Entgeltunterlagen enthalten sein. Diese Erklärung über den tatsächlichen Verzicht auf eine Einmalzahlung ist erforderlich für die Beurteilung der Versicherungs- und Beitragspflicht insbesondere bei geringfügigen Beschäftigungen.

 

Praxistipp:
Überprüfen Sie bei Neueinstellungen oder bei Änderungen im Arbeitsverhältnis sofort, ob alle nach der Betragsverfahrensverordnung erforderlichen Nachweise vollständig vorliegen. Dadurch können Sie Unstimmigkeiten bei späteren Betriebsprüfungen wirksam vorbeugen.

 

 

Die Vorschriften zur Beitragsabrechnung wurden ebenfalls mit der neuen Beitragsverfahrensverordnung erweitert (§ 9 BVV). In den Entgeltunterlagen sind künftig zusätzlich zu dokumentieren:

- die beitragspflichtigen Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge
- die Umlagesätze nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz und das umlagepflichtige Arbeitsentgelt
- die Parameter zu Berechnung der voraussichtlichen Beitragsschuld

Die Dokumentation der Parameter zur Berechnung der voraussichtlichen Höhe der Beitragsschuld ist dabei eine wesentliche Ergänzung der bisherigen Regelungen der Beitragsabrechnung. Da ab 1.1.2006 Sozialversicherungsbeiträge spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats fällig werden, sind auch die Berechnungsgrundlagen für die Bestimmung der voraussichtlichen Beitragsschuld wie Zahl der Beschäftigten, Arbeitstage oder Arbeitsstunden sowie die aktuellen Beitragssätze für die einzelnen Versicherungszweige in der Beitragsabrechnung zu erfassen. Außerdem sind in der Beitragsabrechnung die Umlagesätze und das umlagepflichtige Arbeitsentgelt nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz aufzuführen.

Die nach § 8 Abs. 1 BVV erforderlichen Angaben in den Entgeltabrechnungen werden bei PAYCHEX-Kunden mit den Personenstammdaten erfasst und im Rahmen der laufenden Lohn- und Gehaltsabrechnung ständig aktualisiert und gepflegt. Auch die nach § 9 BVV geforderten Daten zur Beitragsabrechnung sind Bestandteil der von PAYCHEX dokumentierten Abrechnungsdaten. Unsere Kunden erhalten mit unseren übersichtlichen und nachvollziehbaren Lohnabrechnungen nur die für den jeweiligen Abrechnungsmonat erforderlichen Unterlagen und Auswertungen, um speziell den kleinen und mittelgroßen Firmen die Arbeit mit der Lohnbuchhaltung weitgehend zu erleichtern. Alle Auswertungen zur laufenden Lohn- und Gehaltsabrechnung werden bei uns elektronisch archiviert. Selbstverständlich garantieren wir größtmögliche Datensicherheit. Zum Jahresende können wir unseren Kunden eine Speicher-CD/DVD für die Platz sparende Archivierung der Abrechnungsdaten zur Verfügung stellen. Diese erfüllt dann auch die neuen Anforderungen der Beitragsverfahrensverordnung.

 

Stand: 1. September 2006

Hier finden Sie dieses Lohn-Update "Die neue Beitragsverfahrensverordnung" zum Download als pdf-Datei.

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