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Lohn-Updates

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Lohn-Updates

Das freiwillige Zwischenpraktikum

Die Entgeltabrechnung für Praktikanten bereitet in der Praxis immer wieder Schwierigkeiten. Viele Betriebe sind einerseits zwar bereit, einem Studenten einen Praxiseinsatz zu ermöglichen, andererseits ziemlich unsicher, welche Besonderheiten hinsichtlich der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu berücksichtigen sind.

Beispielsweise werden Bachelor- oder Diplom-Abschlussarbeiten nach von der jeweiligen Bildungseinrichtung vorgegebenen Themen, aber auch nach eigenständiger Themensuche zu speziellen betrieblichen Problemen verfasst. Oftmals möchten die Studenten in diesem Zusammenhang ein Praktikum absolvieren und erhalten dafür vom Betrieb auch eine finanzielle Unterstützung. Sehr viele Unternehmen gewähren hierfür eine monatliche Vergütung bis zu 400,00 €.

In diesen Fällen handelt es sich um ein nicht in der Studien- oder Prüfungsordnung vorgeschriebenes Zwischenpraktikum. Die Studenten verrichten zwar im Rahmen ihres Studiums und des angestrebten Studienziels eine berufspraktische Tätigkeit, um ihre beruflichen Kenntnisse zu vervollkommnen, jedoch besteht laut Prüfungs- oder Studienordnung keine Verpflichtung, ein derartiges Praktikum zu absolvieren. Ein nicht vorgeschriebenes Praktikum gilt deshalb nicht als Beschäftigung zur Berufsausbildung.
Für ein nicht vorgeschriebenes Zwischenpraktikum gelten in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung die Regelungen zur Versicherungsfreiheit beschäftigter Studenten. Versicherungsfreiheit kommt nur in Betracht, wenn Zeit und Arbeitskraft des Studenten überwiegend durch das Studium in Anspruch genommen werden. Hierfür wurde die so genannte 20-Stunden-Grenze festgelegt. Wird das nicht vorgeschriebenen Zwischenpraktikum außerhalb der Semesterferien in einer Beschäftigung von mehr als 20 Stunden wöchentlich absolviert, können aufgrund des zeitlichen Umfangs die besonderen sozialversicherungsrechtlichen Regelungen für Studenten nicht mehr angewendet werden und es besteht nach den allgemeinen Vorschriften Versicherungspflicht. Da Bachelor- und Diplom-Abschlussarbeiten üblicherweise nicht während der Semesterferien, sondern während der Vorlesungszeit – mitunter sogar neben dem Besuch weiterer Lehrveranstaltungen – angefertigt werden, ist diese wöchentliche Arbeitszeitgrenze zu berücksichtigen.

Aber auch die Regelungen für geringfügig entlohnte Beschäftigungsverhältnisse können für diese Praktikanten nur unter Beachtung weiterer Besonderheiten angewendet werden.

Bei einem geringfügig entlohnten nicht vorgeschriebenen Zwischenpraktikum muss der Arbeitgeber wie auch bei anderen geringfügig entlohnten Beschäftigten den Pauschalbeitrag zur Krankenversicherung tragen, wenn der Praktikant in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert ist. Dabei ist es unerheblich, ob der Praktikant in der Kranken- und Pflegeversicherung der Studenten pflichtversichert ist oder ob es sich um eine Familienversicherung handelt. Ist der Student privat krankenversichert, fällt kein Pauschalbeitrag an.

Für geringfügig entlohnte Praktikanten, die ein nicht vorgeschriebenes Zwischenpraktikum absolvieren, sind jedoch keine Pauschalbeiträge zur Rentenversicherung zu zahlen (§ 172 Abs. 3 Satz 2 SGB VI). In diesem Fall ist eine Pauschalierung der Lohnsteuer mit dem einheitlichen Pauschsteuersatz von 2 % nicht möglich. Die einheitliche Pauschsteuer gilt nach § 40a EStG nur für geringfügig entlohnte Beschäftigungen, für die der Arbeitgeber den Pauschalbeitrag zur Rentenversicherung nach § 168 bzw. § 172 Abs. 3 SGB VI zu entrichten hat. Somit verbleibt nur die Möglichkeit, den Arbeitslohn entweder individuell nach einer vorgelegten Lohnsteuerkarte oder pauschal mit 20 % (zzgl. SolZ und KiSt) zu versteuern.

Verzichtet der Praktikant jedoch bei einem geringfügig entlohnten nicht vorgeschriebenen Zwischenpraktikum aufgrund der Aufstockungsoption auf die Rentenversicherungsfreiheit, hat der Arbeitgeber auch den Pauschalbeitrag zur Rentenversicherung in Höhe von 15 % zu entrichten. Vom Praktikanten ist dieser Pauschalbeitrag dann auf den vollen Rentenversicherungsbeitrag (2007: 19,9 %) aufzustocken. Dabei gilt auch für diese Aufstockungsoption eine Mindestbemessungsgrundlage von 155,00 € monatlich.

Die Aufstockung von RV-Beiträgen ist nur mit Wirkung für die Zukunft und nur einheitlich für mehrere Beschäftigungen möglich und für die Dauer der Beschäftigung bindend.

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, geringfügig entlohnte Beschäftigte – also auch den Praktikanten – über die Aufstockungsmöglichkeit zu informieren. Nimmt der Praktikant diese Aufstockungsoption in Anspruch, ist durch die Verpflichtung des Arbeitgebers, in diesem Fall einen RV-Pauschalbeitrag in Höhe von 15 % zu entrichten, auch wieder die Voraussetzung für die Pauschalierung der Lohnsteuer mit dem einheitlichen Pauschsteuersatz von 2 % erfüllt.

Die nachfolgende Checkliste ermöglicht einen schnellen Überblick über die erforderlichen Bearbeitungsschritte bei der Einstellung eines Studenten, der ein freiwilliges Praktikum außerhalb der Semesterferien absolvieren möchte. Sie gilt für einen vereinfachten Fall, der jedoch in der betrieblichen Praxis sehr häufig anzutreffen ist.

 

Checkliste "Nicht vorgeschriebenes Zwischenpraktikum" (vereinfacht, ohne Sonderfälle)

BearbeitungsschritteHinweise/Bemerkungen
1 Name, Vorname, Wohnanschrift  
2 Angaben zur bisherigen Ausbildung: mittlere Reife, Abitur, ohne Berufsausbildung, mit Berufsausbildung wichtig für Tätigkeitsschlüssel
3 Immatrikulationsbescheinigung vorlegen (Kopie zu Personalunterlagen) wichtig für Inanspruchnahme der studentischen Sonderregelungen in der SV
4 Lohnsteuerkarte anfordern (verbleibt für die Zeit der Beschäftigung beim Arbeitgeber) andernfalls 20 % PLSt durch AG erforderlich
5 Bescheinigung über Krankenversicherung der Studenten oder Familienversicherung vorlegen (Kopie zu Personalunterlagen) AG-Pauschalbeitrag zur KV fällt nur bei GKV-Versicherten an
6 RV-Nummer (Kopie SV-Ausweis zu Personalunterlagen) falls bisher keine RV-Nummer vergeben wurde: Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsname, Staatsangehörigkeit
7 Vertrag über ein nicht vorgeschriebenes Zwischenpraktikum – Studium und Praktika müssen fachlich übereinstimmen – monatlichen Vergütung (max.) 400,00 € – wöchentlichen Arbeitszeit max. 20 Stunden wichtig für Sonderregelung hinsichtlich RV
studentische Sonderregelungen in der SV gelten nur bis zu 20 Stunden/Woche!
8 Der Praktikant hat schriftlich zu versichern, dass er keine weitere geringfügig entlohnte Beschäftigung ausübt. (Erklärung zu den Personalunterlagen) andernfalls entfallen studentische Sonderregelungen
9 Dem Praktikant ist die Erklärung über den Verzicht auf Rentenversicherungsfreiheit vorzulegen. AG ist verpflichtet, diese Belehrung durchzuführen.
10 RV-Erklärung zu den Personalunterlagen nachfolgender Ablauf gilt nur, wenn der Student nicht zur RV zuzahlen möchte
11 Anmeldung des Beschäftigungsverhältnisses bei der Einzugsstelle Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See ("Minijob-Zentrale")

Grund der Abgabe: 10
Personengruppe: 109
Beitragsgruppe: 6 0 0 0
Angaben zur Tätigkeit: 982 9 X
mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn
X = 1 bis 4 in Abhängigkeit vom bisherigen Schul- bzw. Berufsabschluss
12 Dem Praktikanten ist nach der Anmeldung "Meldebescheinigung für den Arbeitnehmer nach § 25 DEÜV" auszuhändigen. wird bei der elektronischen Anmeldung erstellt
13 Monatliche Abrechnung:
LSt (nach LSt-Kl. I, II, III, IV) = 0,00 €
KV-Pauschal-Beitrag 13% von 400,00 € = 52,00 €
KV-Pauschalbeitrag ist zwingend vom AG zu tragen und darf nicht auf den Praktikanten abgewälzt werden
14 Monatlicher Beitragsnachweis an die Einzugsstelle Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See
Beitragsgruppe 6000 = 52,00 €
Umlage für Krankheitsaufwendungen U1 = 0,40 €
(2007: 0,1% des AE)
Andere Beiträge und Steuern fallen unter den bisher genannten Voraussetzungen nicht an!
6 Tage vor dem letzten Bankarbeitstag des lfd. Monats

U 1 nur bei Teilnahme des Unternehmens an diesem Ausgleichs- und Umlageverfahren
15 Monatliche Überweisung des Sozialversicherungsbetrages an die Einzugsstelle Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See bis zum drittletzten Bankarbeitstag des lfd. Monats
16 Monatlicher Auszahlungsbetrag an den Praktikanten: 400,00 € Überweisung

 

Stand: 27. April 2007

Hier finden Sie dieses Lohn-Update "Das freiwillige Zwischenpraktikum" zum Download als pdf-Datei.

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