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Lohn-Updates

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Lohn-Updates

Mahlzeiten – amtlicher Sachbezugswert oder Rabattfreibetrag?

Mahlzeiten in der betriebseigenen Kantine

In vielen Betrieben haben die Beschäftigten die Möglichkeit, jeden Tag in der betriebseigenen Kantine ein Mittagessen zu einem oft sehr günstigen Preis einzunehmen. Der dadurch entstehende geldwerte Vorteil, den die Beschäftigten erhalten, ist als Arbeitslohn zu behandeln. Dazu sind arbeitstägliche Mahlzeiten, die in einer vom Arbeitgeber selbst betriebenen Kantine, Gaststätte oder vergleichbaren Einrichtung ausgegeben werden, mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) zu bewerten (R 8.1 Abs. 7 Nr. 1 Satz 1 LStR 2008).

Amtliche Sachbezugswerte (2008)

Freie Verpflegung 205,00 €/Monat 6,83 €/Tag
- nur Frühstück 45,00 €/Monat 1,50 €/Tag
- nur Mittagessen 80,00 €/Monat 2,67 €/Tag
- nur Abendessen 80,00 €/Monat 2,67 €/Tag

 

Der Sachbezugswert beträgt also (2008) für ein Frühstück 1,50 € und für ein Mittag- oder Abendessen je 2,67 €. Wird die Verpflegung verbilligt als Sachbezug zur Verfügung gestellt, ist der Unterschiedsbetrag zwischen der vereinbarten Zuzahlung und dem amtlichen Sachbezugswert als geldwerter Vorteil in der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu berücksichtigen. Dabei hat der Arbeitgeber die vom Arbeitnehmer geleistete Zuzahlung grundsätzlich in nachprüfbarer Form nachzuweisen.

Die individuell erfassten geldwerten Vorteile sind dem monatlichen steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn des jeweiligen Mitarbeiters hinzuzurechnen. Die dafür erforderlichen Aufzeichnungen sind jedoch sehr arbeitsaufwendig. Der Arbeitgeber kann deshalb die Pauschalierung der Lohnsteuer mit einem festen Pauschalsteuersatz von 25 % vornehmen. Auch für diese Besteuerung ist der Unterschiedsbetrag zwischen dem amtlichen Sachbezugswert und dem vom Arbeitnehmer für die Mahlzeit gezahlten niedrigeren Entgelt maßgebend (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EStG).

Beachte
• 1. Schritt: Die Bewertung der Mahlzeiten mit den amtlichen Sachbezugswerten ist möglich, weil die Mahlzeiten arbeitstäglich in einer betriebseigenen Kantine oder Gaststätte ausgegeben werden.

• 2. Schritt: Die Pauschalierung mit 25 % ist möglich, weil die Mahlzeiten mit dem amtlichen Sachbezugswerten erfasst werden.

 

Werden unterschiedliche Mahlzeiten zu unterschiedlichen Preisen abgegeben, kann der geldwerte Vorteil mit dem Durchschnittswert pauschalversteuert werden. Die Durchschnittsbesteuerung kann sich auch auf den gesamten Lohnzahlungszeitraum erstrecken (R 8.1 Abs. 7 Nr. 5 LStR 2008). Die pauschale Lohnsteuer ist dann in Höhe von 25 % vom amtlichen Sachbezugswert, gegebenenfalls gekürzt um die Selbstbeteiligung des Arbeitnehmers, zu erheben. Die dazugehörigen Beträge für Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer werden ebenfalls erhoben. Diese pauschalbesteuerten Sachbezüge sind sozialversicherungsfrei.

Beispiel "Mahlzeiten in der betriebseigenen Kantine"
Ein Arbeitgeber gewährt seinen Arbeitnehmern in einer Betriebskantine ein verbilligtes Mittagessen. Der Preis einer Mahlzeit beträgt durchschnittlich 4,00 €. Die Arbeitnehmer bezahlen für jedes Mittagessen 1,50 € bar. Im Abrechnungsmonat wurden 750 Essen ausgegeben. Der Arbeitgeber versteuert den geldwerten Vorteil pauschal.

Amtlicher Sachbezugswert 2,67 €

Zuzahlung des Arbeitnehmers ./. 1,50 €

geldwerter Vorteil 1,17 €

Summe des geldwerten Vorteils im Abrechnungszeitraum:

1,17 € x 750 Essen 877,50 €

Daraus:

PLSt (25 % aus 877,50 €) 219,38 €

PSolz (5,5 % aus 219,38 €) 12,06 €

PKiSt (8 % aus 219,38 €) 17,55 €

_________________________

Summe 248,99 €

Für die in der Betriebskantine verbilligt abgegebenen Mahlzeiten hat der Arbeitgeber Steuerbeträge von insgesamt 248,99 € abzuführen.

 

Die steuerliche Erfassung der Mahlzeiten in der betriebseigenen Kantine als geldwerter Vorteil entfällt, wenn gewährleistet ist, dass die Arbeitnehmer für jede Mahlzeit mindestens ein Entgelt in Höhe des amtlichen Sachbezugswertes (2008 für ein Mittagessen je 2,67 €) zahlen. In diesem Fall sind keine Steuer- und keine Sozialversicherungsbeiträge zu entrichten.

Beachte
Der über den Sachbezugswert hinausreichende tatsächliche Wert der Mahlzeit ist dabei unerheblich.

 

Anwendung des Rabattfreibetrages für Mahlzeiten im Hotel- und Gaststättengewerbe

Bei geldwerten Vorteilen kann der steuerliche Rabattfreibetrag in Höhe von jährlich 1.080 € je Arbeitnehmer immer dann in Anspruch genommen werden, wenn es sich um Waren oder Dienstleistungen handelt, die der Arbeitgeber fremden Letztverbrauchern im allgemeinen Geschäftsverkehr gegen Entgelt anbietet. Neben dem Rabattfreibetrag wird dann auch ein Bewertungsabschlag in Höhe von 4 % vom üblichen Endpreis am Abgabeort gewährt (§ 8 Abs. 3 EStG).

Erhalten Beschäftigte im Hotel- und Gaststättenwesen arbeitstäglich verbilligt oder kostenlos Mahlzeiten, die üblicherweise den Gästen angeboten werden und die auf der Speisekarte enthalten sind, kann der Rabattfreibetrag ebenfalls für die Bewertung des daraus entstehenden geldwerten Vorteils in Anspruch genommen werden (R 8.1 Abs. 7 Nr. 1 Satz 2 LStR 2008). Dabei sind für die Mahlzeiten nicht die amtlichen Sachbezugswerte anzusetzen, sondern der für jede Mahlzeit auf der Speisekarte ausgezeichnete Endpreis abzüglich 4 %.

Wichtig ist allerdings, dass es sich nicht um Personalessen handelt, das nur an Beschäftigte abgegeben wird. Für Personalessen, das nicht den Hotel- und Gaststättenbesuchern angeboten wird, ist eine Anwendung des Rabattfreibetrages nicht zulässig. Diese Personalessen sind immer mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewerten und steuer- und sozialversicherungspflichtig. Der geldwerte Vorteil kann auch hier mit 25 % pauschalversteuert werden und ist dann sozialversicherungsfrei.

Die Regelungen zum Rabattfreibetrag erfordern besondere Aufzeichnungspflichten, die ebenfalls sehr arbeitsaufwendig sind. Für Sachbezüge – also auch für die Mahlzeiten, die die Beschäftigten im Hotel- und Gaststättenwesen verbilligt oder kostenlos erhalten – sind im Lohnkonto Abgabetag, üblicher Endpreis und Bewertungsabschlag zu erfassen. Wird jedoch durch eine betriebsinterne Regelung sichergestellt, dass die Grenzen für den steuerlichen Rabattfreibetrag nicht überschritten werden, kann das Betriebsstättenfinanzamt auf Antrag eine Aufzeichnungserleichterung gewähren.

Beispiel "Mahlzeiten im Hotel - und Gaststättengewerbe"
Die Beschäftigten eines Hotels erhalten arbeitstäglich eine Mahlzeit, für die sie 2,00 € zu entrichten haben. Die Mahlzeiten werden von ihnen selbst (oder vom Küchenleiter) aus der Speisekarte des Restaurants ausgewählt. Dazu wurde vereinbart, dass nur Mahlzeit ausgewählt werden, deren auf der Speisekarte ausgezeichnete Preis 6,80 € nicht überschreitet. Für einen Beschäftigten ergibt sich dann – ausgehend von 230 Arbeitstagen im Kalenderjahr – folgender geldwerte Vorteil:
Maximale Summe des Endpreises für die Mahlzeiten (Kalenderjahr): 6,80 € x 230 Arbeitstage = 1.564,00 €
abzüglich 4 % Bewertungsabschlag 4 % x 1.564,00 € == ./. 62,56 €
abzüglich Zuzahlung des Arbeitnehmers: 2,00 € x 230 Arbeitstage = ./. 460,00 €
geldwerter Vorteil im Kalenderjahr   1.041,44 €
Der entstandene geldwerte Vorteil ist steuerfrei, da er den Rabattfreibetrag von 1.080 € nicht übersteigt. Der Arbeitgeber entrichtet hierfür also auch keine Pauschalsteuern. In der Sozialversicherung gilt für den Rabattfreibetrag ebenfalls Beitragsfreiheit.

 

Praxishinweis
Der Rabattfreibetrag ist ein Jahresfreibetrag, der auch von Arbeitnehmern in voller Höhe in Anspruch genommen werden kann, die nicht das ganze Jahr beim Arbeitgeber beschäftigt sind.

 

Bei jedem einzelnen Sachbezug, für den die Voraus¬setzungen für den Rabattfreibetrag und für die Lohnsteuerpauschalierung gleichzeitig vorliegen, kann der Arbeitgeber zwischen der Pauschalbe¬steuerung und der Anwendung des Rabattfreibetra¬ges wählen (R 8.2 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 LStR 2008).

Das bedeutet aber auch, dass Arbeitgeber im Hotel- und Gaststättengewerbe entweder die Pauschalversteuerung mit 25 % für alle Mahlzeiten, die ihre Arbeitnehmer kostenlos oder verbilligt erhalten, wählen kann, oder diese Pauschalversteuerung mit 25 % erst in Anspruch nimmt, sobald der einzelne Arbeitnehmer mit den Mahlzeiten den Rabattfreibe¬trag von 1.080 € überschritten hat.

 

Bei der Pauschalversteuerung mit 25 % ist der Wert der einzelnen Mahlzeit dann wieder mit den amtlichen Sachbezugswerten anzusetzen. Der für die Mahlzeit auf der Speisekarte ausgezeichnete Preis ist unerheblich.

Stand: 31. Juli 2008

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Hier finden Sie dieses Lohn-Update "Mahlzeiten – amtlicher Sachbezugswert oder Rabattfreibetrag?" zum Download als pdf-Datei.

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