Aktuelle Neuregelungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung

Neuregelungen gibt es in der Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht nur zum Jahreswechsel. Auch während des laufenden Kalenderjahres 2011 sind inzwischen einige Änderungen eingetreten und zu berücksichtigen.

Neuer Datenbaustein Unfallversicherung (DBUV) ab 1.6.2011

Seit 1.6.2011 sind die im Rahmen des DEÜV-Verfahrens zu erstattenden Meldungen zur Unfallversicherung um das zusätzliche Feld "UV-Grund" erweitert worden. Diese Erweiterung wurde erforderlich, um auch besondere Fallgestaltungen zur Unfallversicherung darstellen und somit ab 2014 vollständig auf den bisherigen Lohnnachweis zur Unfallversicherung (in Papierform) verzichten zu können. 

Besonderheiten sind bei Meldungen für Arbeitnehmer von UV-Trägern zu berücksichtigen. Eine gesonderte Kennzeichnung ist auch für in landwirtschaftlichen Berufsgenossenschaften versicherten Mitarbeitern erforderlich. Hier wird die Unfallumlage nicht nach Entgelten oder Kopfpauschalen, sondern nach sonstigen Parametern – beispielsweise nach dem Hektarwert – berechnet. Eine spezielle Regelung gibt es auch bei Arbeitgebern der öffentlichen Hand, die bei Unfallkassen versichert sind und die Beiträge nicht nach Entgelten, sondern nach Kopfpauschalen berechnen. In diesen Fällen werden die Beitragszahlungen zur Unfallversicherung nicht von den Rentenversicherungsträgern geprüft und werden dazu mit Hilfe des UV-Grunds A07, A08 und A09 gekennzeichnet. Dabei ist aber die Angabe des UV-Trägers weiterhin erforderlich. Die Mitgliedsnummer des Unternehmens beim zuständigen UV-Träger muss dagegen nicht angegeben werden.

Außerdem sind mit dem UV-Grund die Fälle kenntlich zu machen, in denen keine Unfallversicherungspflicht besteht. Mit dem Abgabegrund B01 wird in der Unfallversicherung die Entsparung von ausschließlich sv-pflichtigen Wertguthaben gekennzeichnet, weil in diesen Fällen die Beitragspflicht zur Unfallversicherung bereits in der Ansparphase bestanden hat. Mit dem UV-Grund B02 wird angegeben, dass aufgrund einer Auslandsbeschäftigung keine Beitragspflicht zur Unfallversicherung besteht. Der Abgabegrund B03 steht für besondere Beschäftigungsfälle, die gemäß SGB VII unfallversicherungsfrei sind.

Bei Meldungen mit den Abgabegründen B01, B02 und B03 ist die Angabe des UV-Trägers und der Mitgliedsnummer des Unternehmens beim zuständigen UV-Träger erforderlich.

Außerdem können mit dem erweiterten Datenbaustein DBUV für einen Beschäftigten bis zu neun Gefahrtarifstellen angegeben werden. Bisher konnten in den Fällen, in denen für den Beschäftigten mehr als vier Gefahrtarifstellen zur Anwendung kommen, nur die vier Gefahrtarifstellen mit den höchsten Entgelten gemeldet werden.

Ab 1.8.2011 werden Meldungen mit dem Datenbaustein Unfallversicherung im alten Format als fehlerhaft abgewiesen.

Datenaustauschverfahren für Entgeltersatzleistungen ab 1.7.2011

Zur Gewährung von Krankengeld, Verletztengeld, Übergangsgeld oder Mutterschaftsgeld sind bestimmte Angaben über das Beschäftigungsverhältnis erforderlich, die der Arbeitgeber dem jeweiligen Leistungsträger durch eine Bescheinigung nachzuweisen hat. Diese Bescheinigung ist dem Leistungsträger durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen zu übermitteln (§ 23c Abs. 2 SGB IV).

Ab 1.7.2011 ist das elektronische Datenaustauschverfahren für diese Entgeltersatzleistungen verpflichtend. Bisher konnten die Arbeitgeber noch papiergebundene Bescheinigungen abgeben oder freiwillig an diesem Datenaustauschverfahren teilnehmen.

Arbeitgeber, die kein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm einsetzen, müssen diese Meldungen zur Sozialversicherung mittels systemgeprüfter maschineller Ausfüllhilfen – beispielsweise mit dem Programm sv.net, das kostenlos unter www.itsg.de bezogen werden kann – an die Datenannahmestellen übermitteln.

Die für die Entgeltersatzleistungen erforderlichen Angaben über das Beschäftigungsverhältnis sind an die Datenannahmestelle der Krankenkasse zu übermitteln, bei der der Mitarbeiter versichert ist. Dies gilt auch dann, wenn die Meldung für die Träger der Rentenversicherung, Unfallversicherung oder die Bundesagentur für Arbeit bestimmt ist.

Diese elektronisch zu meldenden Angaben sind vom Arbeitgeber fünf Arbeitstage vor dem 42. Tag der Arbeitsunfähigkeit (einschließlich anrechenbarer Vorerkrankungen) zu erstatten, bei einer Leistung zur Teilhabe mit Entgelteinstellung für den Bezug von Übergangsgeld kurz vor deren Beginn.

In den Fällen, in denen der Datensatz für die Träger der Unfallversicherung bestimmt ist, erhalten der Arbeitgeber vom jeweiligen Unfallversicherungsträger spätestens bis zum sechsten Arbeitstag vor dem 42. Tag der Arbeitsunfähigkeit ein Hinweisschreiben mit allen für die Erstattung der Daten notwendigen Angaben zum Unfall.

Nach Erstattung der Meldung informiert die Datenannahmestelle der Krankenkasse den Absender – das kann sowohl der Arbeitgeber als auch dessen Steuerberater oder ein Service-Rechenzentrum sein – mit einer Verarbeitungsbestätigung über den Eingang der Daten und das Ergebnis der Plausibilitätsprüfung. Diese Rückmeldungen werden ab 1.7.2011 nur noch über den GKV-Kommunikationsserver zugestellt.

Ab 1. 7.2011 werden auch die Mitteilungen der Krankenkassen an den Arbeitgeber – beispielweise die angeforderte Mitteilung über Vorerkrankungszeiten und die Mitteilung über die Höhe der Entgeltersatzleistungen – ausschließlich über den GKV-Kommunikationsserver zur Verfügung gestellt. Das betrifft auch die Mittelungen der Renten- und Unfallversicherungsträger an den Arbeitgeber.

Erhöhung der Pfändungsfreigrenzen ab 1.7.2011

Die in den Lohnpfändungstabellen berücksichtigten Pfändungsfreibeträge werden seit 2003 jeweils zum 1. Juli eines jeden zweiten Jahres angepasst. Sie sind abhängig von der prozentualen Entwicklung des steuerlichen Grundfreibetrags nach § 32a Abs. 1 EStG im Vergleich zum jeweiligen Vorjahreszeitraum (§ 850c Abs. 2a ZPO). Die ab 1.7.2011 geltenden unpfändbaren Beträge sind in der Pfändungsfreigrenzenbekanntmachung 2011 vom 9.5.2011 (BGBl. I S. 825) veröffentlicht worden.

 Lohnsteuerliche Bewertung von Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit einem überlassenen Firmenfahrzeug

Wenn ein Mitarbeiter einen Firmenwagen auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nutzt, war dafür bisher ein monatlicher geldwerter Vorteil in Höhe von 0,03% des Listenpreises zu versteuern, und zwar auch dann, wenn der Beschäftigte die Arbeitsstätte an nur wenigen Tagen im Monat mit dem Firmenwagen aufgesucht hat.
Aufgrund des BMF-Schreibens vom 1.4.2011 (BStBl. I S 301) ist bei Überlassung eines Firmenfahrzeugs für Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte nunmehr eine Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten mit 0,002% des Listenpreises je Entfernungskilometer vorzunehmen.

Nach dieser Neuregelung können Arbeitgeber und Arbeitnehmer für jedes Kalenderjahr vereinbaren, ob für überlassene Firmenfahrzeuge die Anwendung der 0,03%-Regelung erfolgt oder ob eine Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten mit 0,002% des Listenpreises vorgenommen wird. Die Bewertungsmethode darf während des Kalenderjahres nicht gewechselt werden. Eine Ausnahme besteht lediglich für das Kalenderjahr 2011, in dem auch während des Jahres auf eine Einzelbewertung gewechselt werden kann.

Diese Einzelbewertung ist aber nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. Beispielsweise hat der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber kalendermonatlich und fahrzeugbezogen schriftlich zu erklären, an welchen Tagen er das Firmenfahrzeug zu Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte genutzt hat. Dabei hat der Arbeitgeber die Bewertung mit einer jahresbezogenen Begrenzung auf insgesamt 180 Fahrten vorzunehmen. Eine monatliche Begrenzung auf 15 Fahrten ist allerdings ausgeschlossen.

Durch diese Verfahrensweise unterscheidet sich Monat für Monat der zu berücksichtigende geldwerte Vorteil für den überlassenen Firmenwagen. Obwohl es zulässig ist, der Berechnung die Erklärung des Arbeitnehmers für den Vormonat zugrunde zu legen, wird dadurch die Lohn- und Gehaltsabrechnung verkompliziert.

Der Beschäftigte kann im Rahmen der Veranlagung zur Einkommensteuer für jedes Kalenderjahr zwischen der Bewertung mit dem 0,03%-Pauschalansatz und der Einzelbewertung mit 0,002% wechseln. Er ist nicht an die in der betrieblichen Lohn- und Gehaltsabrechnung gewählte Bewertungsmethode gebunden.