Betriebsveranstaltungen 2015: Änderungen im Überblick

Was ist eine steuerfreie Betriebsveranstaltung?

Der Begriff „Betriebsveranstaltung“ ist seit dem 01.01.2015 im § 19 Abs. 1 Nr. 1a Einkommensteuergesetz (EStG) in Verbindung mit der Richtlinie R 19.5 Lohnsteuer-Richtlinie (LStR) geregelt.

Betriebsveranstaltungen sind alle Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit einem gesellschaftlichen Charakter (z. B. Weihnachtsfeiern, Betriebsausflüge). Es ist unerheblich wer die Veranstaltungen durchführt (z. B. Arbeitgeber, Betriebsrat). Wichtig ist nur, dass die Möglichkeit der Teilnahme seitens der Firma allen oder einem klar umrissenen Teil (s.u.) der Betriebsangehörigen angeboten wird, dem die Teilnahme offensteht.

Eine Beschränkung auf einen bestimmten Teilnehmerkreis darf nur erfolgen, wenn die Begrenzung keine Bevorzugung einer Arbeitnehmergruppe darstellt. Als Betriebsveranstaltungen werden z.B. auch anerkannt:

• Veranstaltungen für eine Organisationseinheit des Betriebs (z. B. Abteilung, Filiale), wenn die Teilnahme allen Arbeitnehmern dieser Organisationseinheit offensteht.
• Veranstaltungen nur für im Ruhestand befindliche Arbeitnehmer (Pensionstreffen).
• Veranstaltungen nur für Arbeitnehmer, die ein rundes Jubiläum feiern. Es ist dabei unschädlich, wenn daneben auch ein begrenzter Kreis anderer Arbeitnehmer eingeladen wird (z. B. engere Mitarbeiter des Jubilars).

Voraussetzungen der Lohnsteuerfreiheit

Für die Lohnsteuerfreiheit ist es wichtig, dass der Rahmen der Herkömmlichkeit (Üblichkeit) nicht überschritten wird. Die Abgrenzungsmerkmale bilden dabei:

1. die Häufigkeit

Üblich sind Betriebsveranstaltungen, wenn sie nicht mehr als zweimal im Jahr stattfinden (pro Arbeitnehmer). Die Dauer der Veranstaltungen ist dabei irrelevant. Demnach kann sich eine Betriebsveranstaltung auch über mehrere Tage erstrecken. Ausschlaggebend ist allein die Möglichkeit der Teilnahme des Arbeitnehmers und nicht die tatsächliche Anwesenheit bei der Veranstaltung.

oder

2. die besondere Ausgestaltung (R 19.5 Abs. 3 LStR)

Der Freibetrag (s.u.) darf pro Veranstaltung und Arbeitnehmer nicht überschritten werden.

Bei mehr als zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr hat der Arbeitgeber ein Wahlrecht, welche Betriebsveranstaltungen er als steuerpflichtig behandelt. Sinnvoll ist es, dabei die günstigste Veranstaltung zu besteuern. Dieses Wahlrecht kann der Arbeitgeber auch abschließend im Rahmen der Lohnsteuer-Außenprüfung ausüben.

Eine Ausnahme bei der Anzahl von Betriebsveranstaltungen gilt für einen bestimmten Personenkreis. So sind alle Betriebsveranstaltungen für Geschäftsführer, leitende Angestellte, Personalchefs, Betriebsratsmitglieder steuerfrei, vorausgesetzt die Anwesenheit dient zur Erfüllung von beruflichen Aufgaben oder Dienstpflichten.

Prüfung der 110,00 € Freibetragsgrenze

Im § 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG ist geregelt, welche Aufwendungen unter die Freibetragsgrenze fallen. Demnach sind alle Aufwendungen einschließlich der Umsatzsteuer in die Freibetragsgrenze einzubeziehen, die aufgrund der Betriebsveranstaltung anfallen.

Zu den Aufwendungen einer Betriebsveranstaltung gehören unter anderem:

• Gewährung von Speisen und Getränken, Süßigkeiten und Tabakwaren
• die Übernahme von Beförderungskosten (z. B. Taxi, Omnibus, Bahn)
• Aufwendungen für den äußeren Rahmen (z. B. Saalmiete, Musik, Kegelbahn)
• Überlassung von Eintrittskarten (z. B. Museen, Schwimmbäder), die im Rahmen bzw. als Teil einer Betriebsveranstaltung besucht werden

Kosten die nicht miteinbezogen werden, sind rechnerische Selbstkosten des Arbeitgebers für den äußeren Rahmen oder steuerfreie Reisekosten, die Arbeitnehmern anfallen um an der Betriebsveranstaltung teilzunehmen (z. B. bei auswertigen Arbeitnehmern).

Barleistungen können ebenfalls im Zusammenhang mit einer Betriebsveranstaltung steuerfrei sein, wenn sichergestellt wird, dass die Barleistung nur für einen bestimmten Zweck verwendet wird (z. B. zur Bezahlung von Eintrittskarten, Fahrkosten). Alle anderen Barzuwendungen gehören zum Arbeitslohn und werden mit der individuellen Steuerklasse besteuert.

Betragen die Gesamtkosten je Arbeitnehmer maximal 110,00 €, so sind die Aufwendungen sozialversicherungs- und lohnsteuerfrei. Wird der Freibetrag überschritten, so ist nur der übersteigende Betrag beitrags- und steuerpflichtig.

Geschenke

In die Gesamtkosten einer Betriebsveranstaltung gehören auch übliche Zuwendungen bis zu einem Wert von 60,00 € (inkl. USt), wenn die Zuwendungen im Rahmen der Betriebsveranstaltung gewährt werden. Auch die nachträgliche Überreichung von Zuwendungen zählt zu den Gesamtkosten einer Betriebsveranstaltung, wenn der Arbeitnehmer aus persönlichen oder betrieblichen Gründen verhindert war (z. B. Urlaub, Krankheit).

Übersteigen die Kosten der üblichen Zuwendung den Wert von 60,00 €, muss die Zuwendung dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet werden und ist voll steuerpflichtig. Die Zuwendung muss allerdings im sachlichen Zusammenhang mit der Betriebsveranstaltung stehen. Werden Geschenke bei einer Betriebsveranstaltung bei Gelegenheit überreicht (z. B. aufgrund des Geburtstags eines Arbeitnehmers), so ist die Pauschalversteuerung (s.u.) bei einem Wert von über 60,00 € ausgeschlossen.

Verlosungen sind nur steuer- und beitragsfrei, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

1. die Verlosung findet im Rahmen der Betriebsveranstaltung statt
2. alle teilnehmenden Arbeitnehmer erhalten Lose
3. die erzielten Gewinne übersteigen nicht einen Wert von jeweils 60,00 €.

Werden die Punkte eins oder zwei nicht erfüllt liegt für die Verlosung Steuer- und Beitragspflicht vor. Eine Pauschalversteuerung ist ausgeschlossen. Überschreiten die Gewinne den Wert von 60,00 €, wird wie bei Geschenken im Zusammenhang mit einer Betriebsveranstaltung verfahren.

Begleitpersonen

Begleitpersonen von Arbeitnehmern erhalten keinen eigenen Freibetrag in Höhe von 110,00 €. Die Kosten der Veranstaltung werden zwar pro Teilnehmer aufgeteilt, allerdings wird der Betrag der Begleitpersonen dem dazugehörigen Arbeitnehmer zugerechnet.

Absage / Nichterscheinen

Sagt ein Arbeitnehmer eine vorherige Zusage ab oder erscheint bei der Betriebsveranstaltung nicht, so werden die Pro-Kopf-Anteile der nicht erschienen Arbeitnehmer aus den Gesamtkosten aus Billigkeitsgründen herausgerechnet (z. B. Buffet, Getränkepauschale).

Tipps

Arbeitgeber sollten Teilnehmerlisten erstellen, um bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung nachzuweisen, wer an einer Betriebsveranstaltung teilgenommen hat. Dies gilt besonders, wenn auch Begleitpersonen anwesend waren.

Eine Besteuerung des übersteigenden Betrages kann vermieden werden, wenn die Arbeitnehmer zu der Betriebsveranstaltung etwas beisteuern. Denn es werden nur die Arbeitgeber-Aufwendungen zur Betriebsveranstaltung bei der Berechnung der Gesamtkosten einbezogen.

Pauschalversteuerung

Der Arbeitgeber die Möglichkeit folgende Beträge nach § 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG pauschal mit 25 % Lohnsteuer und 5,5 % Solidaritätszuschlag zu besteuern:

Kosten für steuerpflichtige Betriebsveranstaltungen (ab der dritten Veranstaltung)
steuerpflichtige Beträge für steuerfreie Betriebsveranstaltungen (wenn der 110,00 € Freibetrag überschritten wird)
steuerpflichtige Geschenke und erzielte Gewinne bei Verlosungen (Wert von über 60,00 € pro Geschenk / Gewinn), die im Zusammenhang mit der Betriebsveranstal-tung stehen
Der Vorteil bei der Pauschalversteuerung ist, dass der Betrag sozialversicherungsfrei bleibt. Entscheidet sich der Arbeitgeber gegen die Pauschalversteuerung, muss der Betrag dem jeweiligen Arbeitnehmer als geldwerter Vorteil zu dem Steuer- und Sozialversicherungsbruttolohn zugerechnet werden.

Beispiel:

An einer Weihnachtsfeier nehmen 15 Arbeitnehmer mit 5 Begleitpersonen teil. Die Kosten für die Weihnachtsfeier belaufen sich wie folgt:

Der steuerpflichtige Gesamtbetrag in Höhe von 930,00 € (= 2.580,00 € - (110,00 € x 15 Arbeitnehmer)) kann entweder vom Arbeitgeber pauschal mit 25 % Lohnsteuer und 5,5 % Solidaritätszuschlag versteuert werden oder dem jeweiligen Arbeitnehmer als geldwerter Vorteil mit dem Bruttolohn abgerechnet werden.

Durch die Änderungen im Gesetz ergeben sich für Betriebsveranstaltungen im Jahr 2015 neue Rahmenbedingungen. Behält man die 110,-€ Freibetragsgrenze im Blick, können Betriebsveranstaltungen steuerfrei bleiben. Alles darüber hinaus gehende kann vom Arbeitgeber oft pauschal versteuert werden.