Betriebsveranstaltungen - was ist zu beachten?

Regelungen zur lohnsteuerlichen Behandlung von Zuwendungen bei Betriebsveranstaltungen waren bisher ausschließlich in den Lohnsteuer Richtlinien (R 19.5 LStR 2011) enthalten. Allerdings entstand in letzter Zeit durch ein BFH-Urteil eine unklare Rechtslage, denn danach sollten Kosten für den äußeren Rahmen der Veranstaltung und Aufwendungen für Begleitpersonen des Arbeitnehmers nicht dem Arbeitnehmer zugerechnet werden (BFH-Urteil vom 16.5.2013 – VI R 7/11).

Nach einem aktuellen Entwurf zur Änderung des Einkommensteuergesetzes werden ab 2015 die steuerlichen Regelungen zu Betriebsveranstaltungen in § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a festgelegt, wobei diese Neuregelung an die bisherigen Bestimmungen der Lohnsteuer-Richtlinien anknüpft.

Zuwendungen des Arbeitgebers im Rahmen einer Betriebsveranstaltung werden nur dann im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse erbracht und führen nicht zu steuerpflichtigem Arbeitsentgelt, wenn

• Betriebsveranstaltungen nicht öfter als zweimal im Jahr stattfinden und
• die Zuwendungen den Höchstbetrag von 110 € je teilnehmenden Arbeitnehmer nicht überschreiten.

Dabei kommt es nicht auf die Dauer der einzelnen Betriebsveranstaltung an. Seit 2002 werden neben eintägigen auch mehrtägige Betriebsveranstaltungen steuerlich anerkannt.

Übliche Betriebsveranstaltungen sind ein Betriebsausflug oder die alljährliche Weihnachtsfeier einer Abteilung. Betriebsveranstaltungen können auch als gemeinsame Veranstaltung für einzelne Abteilungen, die eng zusammenarbeiten, durchgeführt werden. Voraussetzung ist, dass die Veranstaltung allen Arbeitnehmern der einbezogenen Abteilungen offen steht. Eine Begrenzung des Teilnehmerkreises darf nicht bestimmte Arbeitnehmergruppen bevorzugen. Unter dieser Bedingung sind auch Veranstaltungen, die nur für einen beschränkten Arbeitnehmerkreis von Interesse sind, Betriebsveranstaltungen.

Betriebsveranstaltungen sind ebenfalls Pensionärstreffen, die nur für alle im Ruhestand befindlichen ehemaligen Arbeitnehmer eines Betriebes stattfinden, und Feiern, die anlässlich besonderer (10-, 25-, 40-, 50- oder 60-jähriger) Arbeitnehmerjubiläen mehrerer Mitarbeiter durchgeführt werden. Diese Veranstaltungen werden gesondert gezählt. Dabei kann die Jubilarfeier auch zu einem Zeit¬punkt statt¬fin¬den, der höchstens fünf Jahre vor den aufgezählten Jubiläen liegt.

Die Ehrung eines einzelnen Jubilars oder eines Arbeitnehmers, der aus dem Unternehmen ausscheidet, ist keine Betriebsveranstaltung, auch dann nicht, wenn weitere Arbeitnehmer an der Ehrenfeier teilnehmen.

Finden mehr als zwei gleichartige Betriebsveranstaltungen statt, kann der Arbeitgeber jeweils die beiden Veranstaltungen auswählen, die als übliche Betriebsveranstaltung durchgeführt worden sind.

Der Arbeitgeber kann ohne besonderen Antrag eine Pauschalierung der Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz von 25 % vornehmen, wenn mehr als zwei gleichartige Betriebsveranstaltungen stattgefunden haben oder wenn die Zuwendungen bei einer Veranstaltung mehr als 110 € je Arbeitnehmer betragen haben (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG). Die pauschal versteuerten Zuwendungen bleiben in der Sozialversicherung beitragsfrei.

Bei der Höchstgrenze von 110 € je Arbeitnehmer sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer zu berücksichtigen. Es ist unerheblich, ob die Aufwendungen einem Arbeitnehmer individuell zugerechnet werden können oder ob die Aufwendungen einen rechnerisch ermittelten Anteil an den Gemeinkosten darstellen.

Einzubeziehen sind die Kosten für Speisen, Getränke, Tabak- und Süßwaren mit ihrem am Abgabeort üblichen Endpreis. Werte der Sachbezugsverordnung dürfen hierfür nicht angewendet werden.

Weiterhin zählen dazu Eintrittsgelder für Museen und Sehenswürdigkeiten, aber auch Fahrtkosten für einen Bus oder einen Ausflugsdampfer, Aufwendungen für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung, beispielsweise Kosten für Räume, Musik, Kegelbahn und für künstlerische und artistische Darbietungen, sowie bei mehrtägigen Betriebsveranstaltungen Kosten für die Übernachtung.

Übliche Zuwendungen im Rahmen der 110-€-Grenze sind auch Geschenke ohne bleibenden Wert wie z.B. Weihnachtspäckchen bei einer Betriebsweihnachtsfeier oder nachträglich überreichte Geschenke an Arbeitnehmer, die aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht an der Betriebsveranstaltung teilnehmen konnten. Diese Sachzuwendungen dürfen als Aufmerksamkeit den Wert von 40 € nicht übersteigen. Eine Barzuwendung ist nicht möglich.

Maßgebend ist der Durchschnittsbetrag der Aufwendungen, der auf den einzelnen Arbeitnehmer entfällt. Nehmen an den Betriebsveranstaltungen auch Angehörige des Arbeitnehmers teil, so sind die anteiligen Zuwendungen dem Arbeitnehmer zuzurechnen.

Wird die Höchstgrenze von 110 € je Arbeitnehmer überschritten, sind für den jeweiligen Arbeitnehmer diese gesamten Aufwendungen steuerpflichtig.

2016350 €Kosten für die Musik300 €Fahrtkosten für einen Bus200 €Trinkgelder30 €22 Weihnachtspäckchen ( je 30 €)660 €Gesamtsumme der Aufwendungen1.980 €

Bei Überschreiten der 110-€-Grenze können diese lohnsteuerpflichtigen Aufwendungen mit 25 % pauschal besteuert werden.

PKiSt (für Hamburg: 4 % von 264 €)10,56 €

Der Arbeitgeber übernimmt die pauschalierten Steuerbeträge und führt sie mit der Lohnsteueranmeldung an das Betriebsstättenfinanzamt ab.

Nehmen an einer Betriebsveranstaltung Arbeitnehmer teil, die an einem anderen Ort als dem des Betriebes tätig sind, beispielsweise Außendienstmitarbeiter, so können die Aufwendungen für die Fahrt zur Teilnahme an der Betriebsveranstaltung als Reisekosten behandelt werden (R 19.5 Abs. 5 Nr. 3 LStR 2011).

Außerdem ist es auch möglich, dass ein Arbeitnehmer an mehr als zwei unterschiedlichen Betriebsveranstaltungen teilnimmt. Beispielsweise kann ein Beschäftigter an einem Betriebsausflug und anlässlich eines runden Arbeitnehmerjubiläums an einer Jubilarfeier teilnehmen sowie zusätzlich ein Pensionärstreffen besuchen, da er im gleichen Jahr auch Altersrentner geworden ist.

Es ist auch zulässig, dass beispielsweise ein Hauptabteilungsleiter oder ein Betriebsratsmitglied an mehr als zwei gleichartigen Betriebsveranstaltungen teilnehmen, da dieser mehrmalige Besuch von Betriebsveranstaltungen zur Erfüllung ihrer beruflichen Aufgaben erforderlich ist.