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Lohn-Updates

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Lohn-Updates

Das ELENA-Verfahren – neue Pflichten für Arbeitgeber ab 1.1.2010

Ziel des ELENA-Verfahrens

Das Gesetz über das Verfahren des Elektronischen Entgeltnachweises (ELENA-Verfahrensgesetz) regelt, wie ab 2012 Beschäftigungszeiten und Arbeitsentgelte nachzuweisen sind, wenn Sozialleistungen beantragt werden müssen (Gesetz vom 28.3.2009, BGBl. I S. 634).

Zur Erstellung der dazu erforderlichen Entgeltnachweise werden alle Arbeitgeber ab 2010 verpflichtet, regelmäßig bestimmte Verdienst- und Beschäftigungsdaten ihrer Arbeitnehmer an eine Zentrale Speicherstelle (ZSS) zu übermitteln. Ab 1. Januar 2012 erfolgt dann im Rahmen des ELENA-Verfahrens der Datenabruf durch die für die Bewilligung von Sozialleistungen jeweils zuständige Behörde.

Mit dem ELENA-Verfahren sollen die bisherigen Bearbeitungsabläufe künftig wesentlich vereinfacht und beschleunigt werden.

Für Arbeitgeber entfällt durch das ELENA-Verfahren zwei Jahre später, ab 1. Januar 2012, das Ausstellen folgender gesonderter Bescheinigungen und Nachweise (§ 95 SGB IV):

– Arbeitsbescheinigung bei Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses (§ 312 SGB III),

– Nebeneinkommensbescheinigung für Bezieher von laufenden Geldleistungen der Bundesagentur für Arbeit (§ 313 SGB III),

– Auskunft über die Beschäftigung, insbesondere für Ehegatten/Lebenspartner von Beziehern von laufenden Geldleistungen der Bundesagentur für Arbeit (§ 315 Abs. 3 SGB III),

– Auskunft über den Arbeitsverdienst zum Wohngeldantrag gemäß § 23 Abs. 2 Wohngeldgesetz,

– Einkommensnachweis nach § 2 Abs. 7 Satz 4 und § 9 des Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetzes.

Ab 1. Januar 2012 können die Leistungsträger als jeweils berechtigte Behörde bei Anträgen auf diese Sozialleistungen und mit Zustimmung des Antragstellers die erforderlichen Daten über Einkommen und Beschäftigungszeiten zur Berechnung der Sozialleistungen von der Zentralen Speicherstelle (ZSS) abrufen. Diese Zentrale Speicherstelle wurde bei der Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV) in Würzburg eingerichtet. Dadurch sollen die mit der Erstellung der Nachweise und Bearbeitung der Anträge verbundenen Verwaltungskosten gesenkt werden.

Meldepflicht des Arbeitgebers

Arbeitgeber sind deshalb ab 1. Januar 2010 gesetzlich verpflichtet, monatlich zeitgleich mit der Entgeltabrechnung für jeden Beschäftigten, Beamten, Richter oder Soldaten die Daten, die für die Einkommensnachweise erforderlich sind, an die Zentrale Speicherstelle zu übermitteln. Das Übermittlungsverfahren ist analog dem Verfahren zur Übermittlung der Sozialversicherungsmeldungen und der Beitragsnachweise an die Krankenkassen aufgebaut. Die zu archivierenden Daten werden an die Zentrale Speicherstelle gesichert und verschlüsselt übertragen und dort abgespeichert.

Meldedaten

Die vom Arbeitgeber an die Zentrale Speicherstelle zu übertragende Meldung muss folgende Daten enthalten (§ 97 Abs. 1 SGB IV):

1. Versicherungsnummer oder Verfahrensnummer, Familienname, Vornamen, Geburtstag und aktuelle Anschrift

2. Einkommen, Beginn und Ende des Zeitraumes, in dem das Einkommen erzielt worden ist, Art des Einkommens, Beitragsgruppen, Personengruppe und eine laufende Nummer für die Meldung

3. Name und Anschrift des Arbeitgebers sowie die Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebes.

Die Meldung darf keine sonstigen personengebundenen Daten enthalten. Die Meldung der Daten ist auch bei einem gleichbleibenden Einkommen zu übermitteln und hat ebenfalls für Monate zu erfolgen, in denen dem Beschäftigten infolge durchgängiger Fehlzeiten kein Entgelt gezahlt wurde, das Arbeits-, Beschäftigungs- oder Dienstverhältnis jedoch fortbesteht.

Ab 1. Juli 2010 sind außerdem Kündigungen und Entlassungen mit der nächsten Entgeltabrechnung zu melden, nachdem die Kündigung ausgesprochen oder ein Aufhebungsvertrag geschlossen worden ist. Bei befristeten Arbeitsverhältnissen ist diese Meldung spätestens drei Monate vor Ende des Beschäftigungsverhältnisses zu melden. Dazu werden weitere Daten abgefragt, die im Regelfall in den Entgeltabrechnungsprogrammen nicht enthalten sind, z.B. Tag, an dem das Arbeits-, Beschäftigungs- oder Dienstverhältnis endet, Kündigungsgrund, Kündigungsfrist oder Zusatzleistungen bei Beendigung des Arbeits-, Beschäftigungs- oder Dienstverhältnisses.

Anforderungen an die zu erstattenden Meldungen

Wenn für den Beschäftigten, Beamten, Richter oder Soldaten keine Versicherungsnummer vorhanden ist oder wenn keine Versicherungsnummer zu vergeben ist, wird vom Arbeitgeber mit der Meldung eine so genannte Verfahrensnummer beantragt. Der Antrag erfolgt also gleichzeitig mit der Meldung. Der Arbeitgeber wird dann über eine für den Beschäftigten bereits vorhandene Versicherungsnummer informiert bzw. erhält, sofern es sich z.B. um einen Beamten handelt, die ermittelte oder eine neue Verfahrensnummer. Die Verfahrensnummer wird dem Beschäftigten ebenfalls mitgeteilt (§ 97 Abs. 4 SGB IV).

 

Praxishinweis:
Kann für einen Beschäftigten keine bereits vorhandene Versicherungsnummer gefunden und eindeutig zugeordnet werden, wird von der Zentralen Speicherstelle jedoch keine Versicherungsnummer vergeben, sondern diese ist wie bisher bei der jeweiligen Einzugsstelle zu beantragen.

 

Die Daten über das erfasste Einkommen und die Beschäftigungszeiten müssen aus maschinell geführten Lohnunterlagen stammen und sind für die Meldungen nach dem ELENA-Verfahren – wie für die anderen elektronischen Meldungen zur Sozialversicherung auch – nur aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen oder mittels systemuntersuchter maschineller Ausfüllhilfe (z.B. sv.net/classic) zu übermitteln. Diese Datenübermittlung erfolgt also analog dem bereits bekannten DEÜV-Meldeverfahren. Werden systemuntersuchte maschinelle Ausfüllhilfen verwendet, können dort die Stammdaten einmalig erfasst werden und stehen dann für die monatliche Übermittlung des Einkommens und der Beschäftigungszeiten immer wieder zur Verfügung. Ändern sich die bereits übermittelten Daten für einen Abrechnungszeitraum, ist die Meldung an die Zentrale Speicherstelle für diesen Abrechnungszeitraum unverzüglich zu stornieren, zu korrigieren und mit den geänderten Daten erneut zu erstatten (§ 97 Abs. 5 SGB IV). Die Übermittlung der Meldung ist zu protokollieren (§ 97 Abs. 2 SGB IV). Das Protokoll umfasst den Absendezeitpunkt der Übermittlung, den Monat, für den die Meldung erfolgt, die Versicherungs- bzw. Verfahrensnummer, und die Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebes. Der Arbeitgeber erhält außerdem eine Protokollmeldung der Zentralen Speicherstelle über den Eingang der Datenlieferung. Die Protokollierung ist nach Ablauf von zwei Jahren zu löschen, sofern sie nicht zu bereits eingeleiteten Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren benötigt wird.

 

Information der Beschäftigten auf der monatlichen Entgeltbescheinigung

Auf der monatlichen Entgeltbescheinigung ist darauf hinzuweisen, dass die Entgeltdaten an die Zentrale Speicherstelle (ZSS) übermittelt worden sind und der Beschäftigte, Beamte, Richter oder Soldat gegenüber der Zentralen Speicherstelle ein Auskunftsrecht über die zu seiner Person gespeicherten Daten hat (§ 97 Abs. 1 SGB IV).

 

Praxishinweis:
Das ELENA-Verfahrensgesetz schreibt keine konkrete Formulierung für den in der monatlichen Entgeltbescheinigung aufzunehmenden Hinweis vor. Unter www.das-elena-verfahren.de/arbeitgeber finden Sie einen Formulierungsvorschlag, der die gesetzlichen Mindestanforderungen erfüllt.

 

Das Prinzip des ELENA-Verfahrens sollte den Beschäftigten mit der ersten Entgeltabrech-nung 2010 sowie neu hinzukommenden Mitarbeitern bei deren Einstellung kurz erläutert werden. Einzelheiten und weitere Informationen sind im Internet unter www.das-elena-verfahren.de zu finden.

Stand: 26. November 2009

Hier finden Sie dieses Lohn-Update "Das ELENA-Verfahren – neue Pflichten für Arbeitgeber ab 1.1.2010" zum Download als pdf-Datei.

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