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Lohn-Updates

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Lohn-Updates

Gewährung von Mahlzeiten bei Fortbildungsveranstaltungen

Bei ein- oder mehrtägigen Fortbildungsveranstaltungen ist es oft üblich, dass im Rahmen der Veranstaltung auch Mahlzeiten gewährt werden. Wenn der Arbeitgeber die Teilnahmekosten für derartige Schulungen übernimmt, gehört der so entstandene geldwerte Vorteil für die Mahlzeiten zum Arbeitslohn. Grundsätzlich ist dann die während einer Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers übliche Beköstigung mit den maßgebenden Sachbezugswerten nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung zu bewerten (R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 LStR 2008).

Nach einem Beschluss des Bundesfinanzhofes (BFH) vom 19.11.2008 – VI R 80/06 – (BStBl. 2009 II S. 547) sind hingegen Aufwendungen für Mahlzeiten, die anlässlich einer Fortbildungsveranstaltung abgegeben werden, mit dem tatsächlichen Wert anzusetzen, wobei auch die bei Auswärtstätigkeiten geltenden steuerfreien Beträge für Verpflegungsmehraufwendungen berücksichtigt werden können.

Damit stehen nun für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zwei unterschiedliche Ansätze bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils für Beköstigungen während Fortbildungsveranstaltungen bzw. Auswärtstätigkeiten zur Verfügung. Im BMF-Schreiben vom 13.7.2009 (BStBl. I S. 771) werden die beiden Verfahrenswege erläutert.

1. Anwendung des BFH-Beschlusses vom 19.11.2008 – VI R 80/06 – (BStBl 2009 II S. 547)

Werden einem Arbeitnehmer während einer Fortbildungsveranstaltung auch Mahlzeiten gewährt, so ist der geldwerte Vorteil aus der gestellten Mahlzeit nicht mit dem Sachbezugswert zu bewerten. Die Ermittlung des geldwerten Vorteils ist nach § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG mit dem tatsächlichen Wert der Mahlzeit vorzunehmen und nur im Rahmen der zulässigen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen (§ 3 Nr. 13 oder 16 EStG) steuerfrei.

 

Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen (§ 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG)
Abwesenheitsdauer Pauschale
mindestens 8 Stunden, aber weniger als 14 Stunden 6,00 €
mindestens 14 Stunden, aber weniger als 24 Stunden 12,00 €
mindestens 24 Stunden 24,00 €

 

 

Der den steuerfreien Teil übersteigende Betrag ist dann in die Prüfung der 44-€-Freigrenze gemäß § 8 Abs. 2 Satz 9 EStG einzubeziehen. Werden steuerfreie Leistungen in Höhe des Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen auf diese geldwerten Vorteile bereits bei der lohnsteuerlichen Abrechnung berücksichtigt, kann der Arbeitnehmer später keine Verpflegungsmehraufwendungen als Werbungskosten geltend machen.

 

Beispiel
Ein Arbeitgeber meldet einen Arbeitnehmer zu einer eintägigen Fortbildungsveranstaltung an, die außerhalb des Betriebes stattfindet. Die Teilnahmegebühr enthält auch ein Mittagessen im Wert von 21 €. Die Abwesenheitsdauer des Arbeitnehmers von zu Hause beträgt an diesem Tag 11 Stunden.

 

Der geldwerte Vorteil ist mit dem tatsächlichen Wert der gestellten Mahlzeit in Höhe von 21 € anzusetzen. Hiervon sind 6 € in Höhe der Verpflegungspauschale für eine Abwesenheitsdauer von mindestens 8 Stunden, aber weniger als 14 Stunden steuerfrei. Der verbleibende lohnsteuerpflichtige Betrag in Höhe von 15 € ist in die Prüfung der 44-€-Freigrenze einzubeziehen.

Wenn im betreffenden Kalendermonat unter Einbeziehung aller dabei zu berücksichtigenden Sachbezüge die 44-€-Freigrenze nicht überschritten wird (§ 8 Abs. 2 Satz 9 EStG), bleibt der durch die Beköstigung während einer Fortbildungsveranstaltung entstandene geldwerte Vorteil steuer- und sozialversicherungsfrei.

Der Arbeitnehmer kann jedoch in seiner späteren Einkommensteuererklärung keine Verpflegungs-mehraufwendungen als Werbungskosten geltend machen, weil er bereits einen steuerfreien Sachbezug in Höhe der Pauschale für Verpflegungsmehraufwendungen – in diesem Fall also 6 € – erhalten hat.

 

Praxishinweis
Dieser Verfahrensweg zur lohnsteuerlichen Behandlung des entstandenen geldwerten Vorteils ist immer anzuwenden, wenn der Wert der Mahlzeit 40 € übersteigt.

 

2. Anwendung der Lohnsteuer-Richtlinien (R 8.1 Absatz 8 Nummer 2 LStR 2008)

Mahlzeiten, die zur üblichen Beköstigung der Arbeitnehmer anlässlich oder während einer auswärtigen Fortbildungsveranstaltung abgegeben werden, gehören zum Arbeitslohn. Sie sind mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) zu berücksichtigen. Eine übliche Beköstigung liegt dabei nur vor, wenn der Wert der Mahlzeit 40 € nicht übersteigt (R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 Satz 2 LStR 2008).

Dabei sind auch die übernommenen Kosten für Getränke, die während des Essens gereicht werden, einzubeziehen. Beträgt der tatsächliche Preis für das Essen laut Speisekarte 38,00 € und die übernommenen Getränke kosten 5,50 €, so beträgt der tatsächliche Wert der unentgeltlich gewährten Mahlzeit 43,50 €. Damit scheidet eine Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert aus. Für den lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtigen geldwerten Vorteil ist der tatsächliche Wert der Mahlzeit maßgebend.

Wird für die gewährte Mahlzeit, deren Wert 40 € nicht übersteigt, als geldwerter Vorteil der maßgebende amtliche Sachbezugswert angesetzt, darf die 44-€-Freigrenze nicht angewendet werden.

 

Amtliche Sachbezugswerte nach SvEV für freie Verpflegung (2009)
Frühstück 1,53 €
Mittagessen 2,73 €
Abendessen 2,73 €

 

Der Arbeitnehmer kann aber im Rahmen der zulässigen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen (§ 3 Nr. 13 oder 16 EStG) einen steuerfreien Zuschuss des Arbeitgebers erhalten. Der Arbeitnehmer kann dann jedoch auch in diesem Fall keine Verpflegungsmehraufwendungen in seiner späteren Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen, wenn die Pauschale für Verpflegungsmehraufwendungen bereits in voller Höhe beansprucht worden ist.

Im Folgenden soll für das Beispiel, also dass die Teilnahmegebühr für die Fortbildungsveranstaltung auch ein Mittagessen im Wert von 21 € enthält und die Abwesenheitsdauer des Arbeitnehmers von zu Hause an diesem Tag 11 Stunden beträgt, die Ermittlung des lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtigen geldwerten Vorteils dargestellt werden.

 

Der Wert der Mahlzeit überschreitet nicht die Üblichkeitsgrenze von 40 €. Deshalb ist der lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtige geldwerte Vorteil aus der gestellten Mahlzeit mit dem Sachbezugswert 2,73 € (2009) anzusetzen.

Praxishinweis
Muss der Arbeitnehmer für ein Getränk bei der Mahlzeit selbst zahlen, so mindert dieses Entgelt nicht den steuerpflichtigen Sachbezug für die Mahlzeit (R 8.1 Abs. 8 Nr. 4 Satz 4 LStR 2008).

 

Da der Arbeitgeber in diesem Beispiel keinen Zuschuss leistet, kann der Arbeitnehmer auch den Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen von 6 € steuerfrei erhalten bzw. später als Werbungskosten bei seiner Einkommensteuererklärung geltend machen.

Es besteht aber auch die Möglichkeit, dass der Arbeitgeber steuerfreie Reisekostenvergütungen gewährt (§ 3 Nr. 13 oder 16 EStG) oder einen Zuschuss bis zur Höhe des steuerfreien Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen leistet. Von diesem steuerfreien Zuschuss könnte der Arbeitgeber einen Betrag in Höhe des Sachbezugswertes für ein Mittagessen einbehalten.

Der geldwerte Vorteil für die Mittagessen während der Fortbildungsveranstaltung wäre dann ebenfalls mit dem Sachbezugswert von 2,73 € (2009) anzusetzen. Die Hinzurechnung dieses steuerpflichtigen Sachbezugs zum Arbeitslohn entfällt jedoch, denn die gleichzeitige Einbehaltung des Betrags von 2,73 € von der Reiskostenvergütung bzw. von einem entsprechenden Zuschuss gilt als Zahlung durch den Arbeitnehmer, die auf diesen geldwerten Vorteil anzurechnen ist. Es genügt also, wenn wie hier im Beispiel der Zuschuss des Arbeitgebers nur 2,73 € beträgt. Der Zuschuss ist im Rahmen der zulässigen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen steuerfrei (§ 3 Nr. 13 oder 16 EStG).

Wichtig
Steuerfreie Zuschüsse, dazu gehören auch die steuerfreien Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen, sind nach § 4 Abs. 2 LStDV aufzuzeichnen.

 

Der Arbeitnehmer kann dann noch Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von (6,00 € – 2,73 € =) 3,27 € in seiner späteren Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Praxistipp
Wird die monatliche 44-€-Freigrenze nicht (evtl. durch andere geldwerte Vorteile) ausgeschöpft, ist die Anwendung des BFH-Verfahrensweges (siehe Pkt. 1) günstiger, da keine Steuer- und Sozialversicherungsbeträge anfallen.

 

Weitere Abrechnungsbeispiele finden Sie im BMF-Schreiben vom 13.7.2009 (BStBl. I S. 771).

Stand: 24. August 2009

Hier finden Sie dieses Lohn-Update "Gewährung von Mahlzeiten bei Fortbildungsveranstaltungen" zum Download als pdf-Datei.

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