Neuigkeiten zur Verpflegungspauschale und unentgeltlichen Mahlzeiten

Neue Sachbezugswerte für das Kalenderjahr 2016

Mahlzeiten, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern kostenfrei oder vergünstigt zur Verfügung stellt, müssen nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) mit dem anteiligen amtlichen Sachbezugswert als Arbeitsentgelt bewertet werden.

Mit Schreiben vom 9. Dezember 2015 weist das Bundesministerium der Finanzen (BMF) darauf hin, dass der Wert der Mahlzeiten angepasst wurde und im Kalenderjahr 2016 neue amtliche Sachbezugswerte gelten.

Mahlzeiten im Rahmen von Auswärtstätigkeiten

In der Reform des steuerlichen Reisekostenrechts vom 24. Oktober 2014 (BMF-Schreiben IV C 5 - S 2353 / 14 / 10002, 2014 / 0849647) wurde die Behandlung der vom Arbeitgeber bei Auswärtstätigkeiten zur Verfügung gestellten „üblichen“ Mahlzeiten neu geregelt.

Die Verpflegungspauschalen können seitdem nur noch dann steuerlich beansprucht werden, wenn dem Mitarbeiter tatsächlich ein Mehraufwand für die entsprechenden Mahlzeiten entstanden ist.

In der Regel bedeutet dies, dass Mahlzeiten, die Mitarbeitern im Rahmen von kürzeren Reisen – z.B. zu Fortbildungszwecken – unversteuert bleiben, wobei die Verpflegungspauschalen entsprechend gekürzt werden müssen. Die Kürzung beträgt für ein Frühstück 20 % (4,80 €) und für ein Mittag-, bzw. Abendessen 40 % (9,60 €) der Verpflegungspauschale eines vollen Kalendertages (24,00 €).

Übliche Mahlzeiten

Eine Mahlzeit gilt alsüblich, wenn deren Preis einschließlich der Getränke 60 Euro nicht übersteigt. Teurere Mahlzeiten gelten als sogenanntes Belohnungsessen, die stets mit dem jeweiligen Preis als Arbeitslohn anzusetzen sind.

Beispiele zur Gewährung von Mahlzeiten bei Fortbildungsveranstaltungen

In unserem Lohn-Update vom 25. März 2014 finden sich weitere Erläuterungen zur Anwendung der Sachbezugswerte bzw. der steuerlichen Behandlung bei der Mahlzeitengestellung. Sie finden das Lohn-Update in unserem Newsletter-Archiv auf www.paychex.de/news.html.

Keine Kürzung der Verpflegungspauschalen für Snacks und Imbisse nötig

Mit der Antwort des BMF vom 19. Mai 2015 auf eine Verbandsanfrage bestätigt das BMF die Rechtsansicht, dass zwar auch Imbisse und Snacks unter den Begriff der Mahlzeiten fallen. Eine Kürzung der Verpflegungspauschale wäre bei deren Gewährung allerdings nur dann vorzunehmen, wenn es sich bei einer zur Verfügung gestellten Mahlzeit tatsächlich um ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen handele.

Ein Snack ist zwar eine Mahlzeit aber kein Frühstück

Ein Kuchen, der anlässlich eines Nachmittagskaffees angeboten wird und die auf Kurzstreckenflügen gereichten Snacks und Knabbereien würden jedoch nicht die Kriterien eines Frühstücks, Mittags- oder Abendessens erfüllen. Eine Kürzung der Verpflegungspauschalen sei deshalb nicht notwendig.

Weiter gedacht würden somit auch Imbisse, wie z. B. Häppchen an einem Messestand oder Kleinigkeiten wie Kekse oder eine Butterbrezel in der Pause einer Veranstaltung kein vollständiges Frühstück, Mittag- oder Abendessen darstellen.

Beurteilung obliegt dem Arbeitgeber

Aber wann ist eine zur Verfügung gestellte Mahlzeit denn nun ausreichend, um als Frühstück, Mittag- oder Abendessen zu gelten, das zu einer Kürzung der Verpflegungspauschale verpflichtet? Im Weiteren des oben gennannten Schreibens bestätigt das BMF die Rechtsauffassung, dass die Beurteilung beim Arbeitgeber liege. Werden Mahlzeiten angeboten, die nicht klar als Frühstück, Mittag- oder Abendessen zugeordnet werden können, sei vom Arbeitgeber zu prüfen, ob diese tatsächlich an deren Stelle treten. Hierbei sollen z. B. der Umfang der Verpflegung und die Tageszeit in die Abwägung einfließen.

Neue Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland

In den folgenden Ländern / Regionen gelten nach dem BMF-Schreiben (IV C 5 - S 2353 / 08 / 10006 :006, 2015 / 1117215) vom 9.12.2015 neue Pauschbeträge für das Kalenderjahr 2016.