Das neue Reisekostenrecht: Änderung von 2014

Erste Tätigkeitsstätte

Der bisherige Begriff „regelmäßige Arbeitsstätte“ wird durch den Begriff „erste Tätigkeitsstätte“ ersetzt. In jedem Dienstverhältnis hat ein Arbeitnehmer höchstens eine erste Tätigkeitsstätte. Der Arbeitnehmer kann gegebenenfalls auch keine Erste, sondern nur auswärtige Tätigkeitsstätten haben. Aufwendungen für Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte können nur durch die Entfernungspauschale abgegolten werden. Außerdem können hier keine steuerfreien Verpflegungspauschalen gewährt und Übernachtungskosten nur im Rahmen der doppelten Haushaltsführung berücksichtigt werden. Erste Tätigkeitsstätte ist eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Die erste Tätigkeitsstätte wird anhand der arbeits- oder dienstrechtlichen Zuordnung des Arbeitgebers bestimmt. Das steuerliche Reisekostenrecht folgt dem Arbeitsrecht. Um eine dauerhafte Zuordnung handelt es sich, wenn der Arbeitnehmer unbefristet, bei befristeten Arbeitsverträgen für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von mehr als 48 Monaten an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden soll. Fehlt eine arbeits- oder dienstrechtliche Festlegung, ist erste Tätigkeitsstätte die betriebliche Einrichtung, an der der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich oder je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll. Jede berufliche Tätigkeit an einer anderen Tätigkeitsstätte gilt als auswärtige berufliche Tätigkeit.

Auswärtige berufliche Tätigkeit

Eine auswärtige berufliche Tätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird.

Fahrtkosten

Bei einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit werden die tatsächlich angefallenen Aufwendungen für die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel berücksichtigt. Benutzt der Arbeitnehmer seinen eigenen Pkw, sind als Wegstreckenentschädigung pauschal 0,30 € je Fahrkilometer anzusetzen.

Verpflegungsmehraufwendungen/Dreimonatsfrist

Die steuerfreien Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen bei Auswärtstätigkeit betragen:

Wenn der Arbeitnehmer während einer Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten verpflegt wird (z.B. bei Tagungen oder im Rahmen einer Bildungsmaßnahme), so sind die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen tageweise um folgende Anteile zu kürzen:

1. für ein Frühstück 20 % von 24 € (= 4,80 €)
2. für ein Mittag- oder Abendessen jeweils um 40 % von 24 € (= 9,60 €).

Die Kürzung darf jedoch die ermittelte Verpflegungspauschale für den jeweiligen Tag nicht übersteigen. Zuzahlungen des Arbeitnehmers mindern die Kürzungsbeträge.

Werden höhere Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen gewährt, so ergeben sich folgende Abrechnungsmöglichkeiten:

• Vergütungen, die die steuerfreien Pauschbeträge übersteigen, werden in der Lohn und Gehaltsabrechnung als sonstiger Bezug berücksichtigt.
• Der Arbeitgeber kann aber auch die Pauschallohnsteuer von 25 % übernehmen, soweit die Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen die steuerfreien Pauschbeträge um nicht mehr als 100 % übersteigen.

Außerdem ist zu beachten:

• Verpflegungspauschalen gelten auch, wenn der Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte hat.
• Der Abzug für Verpflegungsmehraufwendungen ist auf die ersten drei Monate der Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt.
• Unterbrechungen mit einer Dauer von mindestens vier Wochen führen zu einer neuen Dreimonatsfrist. Auf den Anlass der Unterbrechung (Tätigkeit an einer anderen Tätigkeitsstätte oder Krankheit oder Urlaub) kommt es dabei nicht mehr an.

Amtlicher Sachbezugswert und Bescheinigung des Großbuchstaben „M“

• Für eine während einer Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten) zur Verfügung gestellte Mahlzeit ist der amtliche Sachbezugswert anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer weniger als 8 Stunden auswärts tätig war und der Preis der Mahlzeit 60 € nicht übersteigt. Die mit dem Sachbezugswert bewerteten Mahlzeiten können vereinfacht auch mit 25 % pauschal besteuert werden.
• Im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung sind nach Ablauf der Dreimonatsfrist für vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeiten ebenfalls die amtlichen Sachbezugswerte anzusetzen.
• Im Lohnkonto und auf der Lohnsteuerbescheinigung ist eine während einer Auswärtstätigkeit oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung vom Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten) zur Verfügung gestellte Mahlzeit, die mit dem amtlichen Sachbezug zu bewerteten ist, durch den Großbuchstaben „M“ zu kennzeichnen. Diese Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflicht gilt unabhängig von der Anzahl der Mahlzeitengestellungen an den Arbeitnehmer im Kalenderjahr.
• Sofern das Betriebsstätten Finanzamt Erleichterungen für eine andere Aufzeichnung von Reisekosten als im Lohnkonto zugelassen hat, ist für eine Übergangszeit bis maximal 2015 eine Bescheinigung des Großbuchstabens „M“ nicht zwingend erforderlich.

Übernachtungskosten

• Anzusetzen sind die tatsächlichen Aufwendungen für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung.
• Hat der Arbeitnehmer eine Unterkunft gemeinsam mit Personen genutzt, die nicht Arbeitnehmer desselben Arbeitgebers sind, sind nur diejenigen Aufwendungen anzusetzen, die bei alleiniger Nutzung durch den Arbeitnehmer entstanden wären.
• Nach Ablauf von 48 Monaten einer längerfristigen Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte können die Unterkunftskosten nur noch in Höhe von höchstens 1.000 € monatlich (= doppelte Haushaltsführung) angesetzt werden. Eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte von mindestens sechs Monaten führt zu einem Neubeginn der 48-Monats-Frist.

Doppelte Haushaltsführung

• Eine doppelte Haushaltsführung liegt nur vor, wenn der Arbeitnehmer außerhalb des Ortes seiner ersten Tätigkeitsstätte einen eigenen Hausstand unterhält und auch am Ort der ersten Tätigkeitsstätte wohnt.
• Das Vorliegen eines eigenen Hausstandes setzt das Innehaben einer Wohnung sowie eine finanzielle Beteiligung an der Kosten der Lebensführung voraus.
• Die bisher notwendige Ermittlung der ortsüblichen Vergleichsmiete entfällt. Als Unterkunftskosten für eine doppelte Haushaltsführung im Inland können die dem Arbeitnehmer tatsächlich entstehenden Aufwendungen für die Nutzung der Unterkunft oder Wohnung angesetzt werden, höchstens jedoch 1.000 € im Monat. Bei der Bestimmung des Höchstbetrages können sämtliche Aufwendungen wie Betriebskosten, Reinigungskosten, Zweitwohnungssteuer, Rundfunkbeitrag, Kfz-Stellplatz, angemieteter Garagenplatz und Aufwendungen für Gartennutzung berücksichtigt werden.
• Aufwendungen für Familienheimfahrten können mit 0,30 € für jeden vollen Entfernungskilometer jeweils nur für eine Familienheimfahrt wöchentlich geltend gemacht werden. Neu ist, dass Aufwendungen für Familienheimfahrten mit einem zur Nutzung überlassenen Firmenfahrzeug nicht berücksichtigt werden.
• Die Verpflegungspauschalen sowie deren Dreimonatsfrist gelten auch bei einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung. Schließt sich die doppelte Haushaltsführung unmittelbar an eine berufliche Auswärtstätigkeit an diesem Ort an, ist deren Dauer auf die Dreimonatsfrist anzurechnen.