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Lohn-Updates

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Praktikanten und die Sozialversicherung

Seit 1999 sind Praktikanten, die ein in Studien- oder Prüfungsordnungen vorgeschriebenes Vor- oder Nachpraktikum absolvieren, in den Meldungen zur Sozialversicherung mit dem Personengruppenschlüssel 105 zu kennzeichnen.

Der Sozialausgleich

Durch Einführung des Sozialausgleichs im Jahr 2012 ist es notwendig geworden, Personengruppen kenntlich zu machen, die keinen kassenindividuellen Zusatzbeitrag zur Krankenversicherung zu leisten haben und demzufolge auch – trotz sozialversiche-rungspflichtiger Beschäftigung – nicht am Sozialausgleich teilnehmen. Dazu gehören unter anderen die zu ihrer Berufsbildung Beschäftigten mit einem monatlichen Arbeitsentgelt von nicht mehr als 325 € (Geringverdiener). Für diese Geringverdiener wurde deshalb der zusätzliche Personengruppenschlüssel 121 eingeführt (Gemeinsame Grundsätze für die Datenerfassung und Datenübermittlung zur Sozialversicherung vom 24.2.2011).

Einordnung der Praktikanten und dualen Studenten

Da auch die in den Studien- und Prüfungsordnungen vorgeschriebenen Praktika zu den Beschäftigungen zur Berufsausbildung gehören, gelten hierfür ebenfalls die Regelungen für Geringverdiener (SV-Rundschreiben vom 27.7.2004).

Außerdem erfolgte mit dem 4. SGB-IV-Änderungsgesetz vom 22.12.2011 (BGBl. I S. 3057) eine Klarstellung, dass Teilnehmer an dualen Studiengängen seit 1.1.2012 den zu ihrer Berufsausbildung Beschäftigten gleichgestellt werden und die gezahlten Entgelte für die gesamte Dauer des Studiums versicherungspflichtig in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung sind. Sollte in einzelnen Phasen des Studiums kein Arbeitsentgelt gewährt werden, bleibt trotzdem die Versicherungspflicht als zur Berufsausbildung Beschäftigte in der Renten- und Arbeitslosenversicherung durchgehend erhalten.

Die Spitzenverbände der Sozialversicherung haben deshalb in ihrem Besprechungsergebnis vom 14./15.03.2012 festgelegt, welche Personengruppenschlüssel für Teilnehmer an dualen Studiengängen in Abhängigkeit von den gezahlten Entgelten anzuwenden sind.

Meldung zur Unfallversicherung

Praktikanten sind während des Praktikums in den Betriebsablauf des Unternehmens eingegliedert und in dieser Zeit als Beschäftigte in der gesetzlichen Unfallversicherung versichert. Zuständig ist die Berufsgenossenschaft, bei der der Betrieb Mitglied ist.

Für Praktikanten sind also auch Meldungen zur Unfallversicherung erforderlich, selbst dann, wenn es sich um ein vorgeschriebenes und damit sozialversicherungsfreies Zwischenpraktikum handelt. Für Praktikanten in einem Zwischenpraktikum ist dabei der besondere Personengruppenschlüssel 190 zu verwenden.

Für Teilnehmer an dualen Studiengängen sind aber nur die Entgelte, die auf die Praxisphasen entfallen, an die Unfallversicherung zu melden, obwohl in der Sozialversicherung für die gesamte Studiendauer Versicherungspflicht besteht. Wenn vom Unternehmen auch in den Studienphasen Entgelt gezahlt wird, ist dieses nicht zur Unfallversicherung zu melden. Das Bundesministerium für Finanzen hat in einem Schreiben erläutert, unter welchen Bedingungen vom Arbeitgeber übernommene Studiengebühren für ein berufsbegleitendes Studium steuerfrei sind (BMF-Schreiben vom 13.4.2012, BStBl. I S. 531).

Im steuerlichen Sinne handelt es sich um ein sogenanntes Ausbildungsdienstverhältnis, wenn das berufsbegleitende Studium Gegenstand des Dienstverhältnisses ist (R 9.2 LStR). Die Teilnahme am berufsbegleitenden Studium gehört dann zu den arbeitsvertraglichen Pflichten des Arbeitnehmers.

Bewertung von Studiengebühren

Studiengebühren, die der Arbeitgeber für einen dualen Studiengang eines Arbeitnehmers aufgrund einer Vereinbarung mit der Bildungseinrichtung als unmittelbarer Schuldner trägt, sind steuerrechtlich kein Arbeitslohn. Hat der Studierende, mit dem ein Ausbildungsdienstverhältnis vereinbart ist, die Studiengebühren zu zahlen und der Arbeitgeber will diese Studiengebühren übernehmen, wird steuerrechtlich kein Arbeitslohn angenommen, wenn

  • der Arbeitgeber sich arbeitsvertraglich zur Übernahme der Studiengebühren verpflichtet hat und
  •  die übernommenen Studiengebühren vom Arbeitnehmer arbeitsvertraglich zurückgefordert werden können, sofern er das Unternehmen auf eigenen Wunsch innerhalb von zwei Jahren nach dem Studienabschluss verlässt. Dabei ist es auch möglich, dass die Studiengebühren nach arbeitsrechtlichen Grundsätzen nur zeitanteilig zurückgefordert werden.

Wichtig:

Als Arbeitgeber haben Sie auf der vom Arbeitnehmer vorgelegten Originalrechnung über die zu entrichtenden Studiengebühren die Kostenübernahme und deren Höhe anzugeben. Eine Kopie der mit diesen Angaben ergänzten Originalrechnung ist dann als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren.

Diese steuerrechtliche Regelung hat bei Teilnehmern an dualen Studiengängen auch Auswirkungen auf die Höhe des sozialversicherungspflichtigen Entgelts.

Vom Arbeitgeber getragene oder übernommene Studiengebühren sind nicht dem sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt hinzuzurechnen, soweit sie steuerrechtlich kein Arbeitslohn sind (§ 1 Abs.1 Nr. 15 SvEV).In der folgenden Tabelle finden Sie eine Zusammenfassung, welche sozialversicherungsrechtlichen Besonderheiten Sie bei Praktikanten und Teilnehmern an dualen Studiengängen zu beachten haben.

Besonderheiten bei Praktikanten in der Sozialversicherung

In Studien- oder Prüfungsordnungen vorgeschriebene Praktika Duale Studiengänge Erläuterungen
ohne Vergütung
Vor- oder Nachpraktikum ist

– KV/PV-frei,
– RV/AV-pflichtig.
Personengruppenschlüssel 105
Beitragsgruppenschlüssel 0 1 1 0
Schul- und Praxisphasen sind

– KV/PV-frei,
– RV/AV-pflichtig 1) 3).
Personengruppenschlüssel 102
Beitragsgruppenschlüssel 0 1 1 0

– Student/Praktikant ist entweder familienversichert oder in der gesonderten Kranken- und Pflegeversicherung der Studenten und Praktikanten versichert.
– Betrieb zahlt RV- und AV-Beiträge allein. Bemessungsgrundlage ist ein fiktives Arbeitsentgelt in Höhe von 1% der monatlichen Bezugsgröße (§ 18 SGB IV).
– monatliche Bezugsgröße West (2012): 2.650,00 €
– monatliche Bezugsgröße Ost (2012): 2.240,00 €
mit Vergütung bis 325 € monatlich
Vor- oder Nachpraktikum ist

– sv-pflichtig.
Personengruppenschlüssel 121 2)
Beitragsgruppenschlüssel 1 1 1 1
Schul- und Praxisphasen sind

– sv-pflichtig 3).
Personengruppenschlüssel 121 2)
Beitragsgruppenschlüssel 1 1 1 1

– keine gesonderte Versicherung in der Krankenversicherung der Studenten und Praktikanten
– Betrieb zahlt volle KV-, PV-, RV- und PV-Beiträge allein.
– Regelungen für 400-€-Jobs gelten nicht.
mit Vergütung von mehr als 325 € monatlich
Vor- oder Nachpraktikum ist

– sv-pflichtig.
Personengruppenschlüssel 105
Beitragsgruppenschlüssel 1 1 1 1
Schul- und Praxisphasen sind

– sv-pflichtig 3).
Personengruppenschlüssel 102
Beitragsgruppenschlüssel 1 1 1 1
– keine gesonderte Versicherung in der Krankenversicherung der Studenten und Praktikanten
– Tragung der vollen Beitragsanteile zur KV, RV, AV und PV wie bei Arbeitnehmern, Regelungen für 400-€-Jobs und zur Gleitzone gelten jedoch nicht.
Zwischenpraktikum ohne oder mit Vergütung
Zwischenpraktikum ist

– sv-frei.
Nur Meldung zur Unfallversicherung:

Personengruppenschlüssel 190
Beitragsgruppenschlüssel 0 0 0 0
  Praktikant ist entweder familienversichert oder in der gesonderten Kranken- und Pflegeversicherung der Praktikanten versichert.
1) gilt auch in einzelnen Phasen des Studiums, in denen keine Vergütung gezahlt wird. 2) gilt auch in den Monaten, in denen die Entgeltgrenze von 325 € wegen einer Einmalzahlung überschritten wird. 3) In der Unfallversicherung besteht nur für die Praxisphasen Beitragspflicht. Das während der Schulphasen gezahlte Arbeitsentgelt ist nicht UV-beitragspflichtig.

 

Stand: 27. Juli 2012

Hier finden Sie das Lohn-Update "Praktikanten – Meldungen zur Sozialversicherung, Bewertung von Entgelten und Studiengebühren" zum Download als pdf-Datei.

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