Diese Webseite nutzt Cookies für grundlegende Funktionen und zur Optimierung der angebotenen Inhalte. Mit der Nutzung unserer Webseite erklären Sie sich hiermit einverstanden. Weiterlesen …

Lohn-Updates

In unseren Lohn-Updates finden Sie wissenswerte Neuigkeiten rund um das Thema Lohnabrechnung. Unsere Lohn-Updates erscheinen monatlich. Melden Sie sich gleich an, wenn Sie die neueste Ausgabe per E-Mail zugeschickt haben möchten ...

Lohn-Updates

Reisekostenabrechnungen bei Auswärtstätigkeiten und Übernachtungen mit Frühstück

Seit 1. Januar 2010 unterliegen Übernachtungsleistungen in Hotels und Pensionen oder auch in Fremdenzimmern und Ferienheimen nur noch dem ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7%. Für Verpflegungsleistungen wie beispielsweise für das Hotelfrühstück wird aber wie bisher der allgemeine Umsatzsteuersatz von 19% berechnet. Daraus ergeben sich Änderungen, wenn Arbeitgeber Reisekosten steuerfrei erstatten möchten, die ihren Arbeitnehmern bei Auswärtstätigkeiten entstanden sind. Vor dem 1. Januar 2010 war es üblich und umsatzsteuerrechtlich zulässig, dass auf Hotelrechnungen die Preise für die Übernachtung und für das Frühstück in einer Summe ausgewiesen worden sind. Da nun Übernachtung und Frühstück unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen unterliegen, müssen diese Leistungen auf den Hotelrechnungen – entsprechend § 14 Abs. 4 UStG – auch getrennt ausgewiesen werden. Lohnsteuerrechtlich können Übernachtungskosten vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden, nicht aber die Aufwendungen für das Frühstück. Wenn sich der Preis für das Frühstück nicht gesondert feststellen lässt, kann dieser mit 20% des für eine mindestens 24 Stunden umfassende Abwesenheit geltenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen angenommen werden. Dadurch ergibt sich für das Frühstück ein pauschaler Ansatz von (20% von 24,00 € =) 4,80 €, um den die zu erstattenden Übernachtungskosten gekürzt wurden.

 

 

 

 

Beispiel:
Eine im Jahr 2009 erstellte Hotelrechnung weist für eine Übernachtung inklusive Frühstück einen Gesamtpreis von 96,00 € aus.

Der Arbeitgeber konnte dem Arbeitnehmer für die Übernachtung (96,00 € ./. 4,80 € =) 91,20 € steuerfrei erstatten.

Die Rechnung des gleichen Hotels für eine Übernachtung im April 2010 weist nun aufgrund der umsatzsteuerlichen Regelungen das Frühstück gesondert aus:

Für die Übernachtung werden 88,00 € (inkl. 7% USt) berechnet und für das Frühstück 8,00 € (inkl. 19% USt).

 

 

Durch den gesonderten Ausweis des Frühstücks ist kein pauschaler Ansatz mit 4,80 € mehr möglich. Der Arbeitgeber kann lediglich die Übernachtungskosten in Höhe von 88,00 € steuerfrei erstatten. Der Arbeitnehmer muss sich also bei diesem Beispiel – gegenüber einer Reisekostenabrechnung aus dem Jahr 2009 – 3,20 € mehr für das Frühstück anrechnen lassen. Dieser zusätzliche finanzielle Aufwand des Arbeitnehmers kann bei Übernachtungen – je nach Hotelklasse, die üblicherweise für Geschäftsreisen und Tagungen gebucht werden – auch erheblich höher ausfallen und nicht nur die Verpflegungspauschalen für eine mehr als achtstündige Abwesenheitsdauer (6,00 €), sondern auch die für eine mehr als 14-stündige Abwesenheitsdauer (12,00 €) deutlich übersteigen.

Im BMF-Schreiben vom 5. März 2010 wird nun die Anwendung des ermäßigten Umsatzsteuersatzes für Beherbergungsleistungen und die Folgen für die Umsatz- und Lohnbesteuerung näher erläutert. Dabei werden auch Möglichkeiten gezeigt, unter welchen Bedingungen für das Frühstück wie bisher der günstigere Sachbezugswert (2010: 1,57 €) bzw. der pauschale Ansatz mit 4,80 € angenommen werden dürfen.

Bewertung des Frühstücks mit dem amtlichen Sachbezugswert

Ist die Auswärtstätigkeit mit Übernachtung und Frühstück vom Arbeitgeber veranlasst, können dem Arbeitnehmer die Übernachtungskosten einschließlich der Kosten für das Frühstück vollständig erstattet werden. Das Frühstück ist dann mit dem amtlichen Sachbezugswert (2010) 1,57 € zu bewerten und als geldwerter Vorteil zu versteuern und zu verbeitragen. Wenn der Arbeitnehmer in Höhe dieses Sachbezugswertes eine Zuzahlung leistet, entsteht kein zu versteuernder geldwerter Vorteil. Diese Zuzahlung kann auch von den steuerfreien Erstattungsbeträgen, die sich aus der Reisekostenabrechnung ergeben haben, einbehalten werden.

Das BMF-Schreiben nennt die Bedingungen, wann bei Auswärtstätigkeiten das in Verbindung mit einer Übernachtung gewährte Frühstück vom Arbeitgeber veranlasst ist:

• Die im Interesse des Arbeitgebers unternommene Auswärtstätigkeit führt zu Aufwendungen, die vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden,

• der Arbeitgeber bucht die Übernachtung mit Frühstück; es ist zulässig, dass der Arbeitgeber eine andere Person dienst- oder arbeitsrechtlich beauftragt, die Buchungen z. B. über das elektronische Buchungssystem des Hotels vorzunehmen,

• es liegt eine entsprechende Buchungsbestätigung des Hotels vor und

• die Rechnung ist auf den Arbeitgeber ausgestellt.

Buchungen von Übernachtungen mit Frühstück durch den Arbeitnehmer

Eine Buchung der Übernachtung mit Frühstück durch den Arbeitnehmer wird als vom Arbeitgeber veranlasst wird anerkannt, wenn

• der Arbeitgeber z. B. in einer Dienstanweisung, im Arbeitsvertrag oder in der Betriebsvereinbarung die Buchung von Übernachtungen mit Frühstück durch den Arbeitnehmer geregelt hat

und

• die Buchung vom Arbeitnehmer im Rahmen der vom Arbeitgeber festgelegten oder regelmäßig akzeptierten Übernachtungsmöglichkeiten vorgenommen wird. Dabei kann es sich z. B. um Hotellisten, vorgegebene Hotelkategorien oder Preisrahmen, gegebenenfalls auch um die Nutzung eines Travel-Management-Systems handeln.

oder

• eine entsprechende planmäßige Buchung von Übernachtung mit Frühstück ausnahmsweise nicht möglich war, weil z. B. ein spontaner Ein-satz erfolgt ist, ein unvorhersehbar länger als geplant dauernder Arbeitseinsatz erforderlich wird oder ein gelistetes Hotel belegt ist, und der Arbeitgeber die Kosten dienst- oder arbeitsrechtlich erstattet.

Sind diese Bedingungen für eine Übernachtung mit Frühstück auf Veranlassung des Arbeitgebers bei Auswärtstätigkeiten erfüllt, kann das Frühstück immer mit dem Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung (§ 2 SvEV) angesetzt werden – unabhängig davon, ob in der Hotelrechnung die Höhe des Frühstückspreises einzeln oder in einem Sammelposten für Nebenleistungen zur Übernachtung ausgewiesen worden ist.

Hinweis für die Praxis:
Nach Veröffentlichung des BMF-Schreibens vom 5. März 2010 gilt für Reisekostenabrechnungen eine dreimonatige Übergangsfrist, in der das Frühstück auch dann mit dem Sachbezugswert bewertet werden kann, wenn die hier genannten Voraussetzungen noch nicht in allen Punkten gegeben sind.

Erfolgt in diesem Zeitrahmen in den Unternehmen noch eine Anpassung von Dienstanweisungen, Arbeitsverträgen oder Betriebsvereinbarungen, kann bereits bei allen Reisekostenabrechnungen ab 1. Januar 2010 nach dieser Regelung verfahren werden.

 

Bewertung des Frühstücks mit 4,80 € (20% des maßgebenden Verpflegungspauschbetrags)

In den Hotelrechnungen dürfen Nebenleistungen, die dem Regelsteuersatz von 19% unterliegen, aus Vereinfachungsgründen in einem Sammelposten z.B. als Servicepauschale oder Business-Package ausgewiesen sein. Dazu zählen

• das Frühstück,
• die Nutzung von Kommunikationsnetzen wie Telefon und Internet,
• das Reinigen und Bügeln von Kleidung und der Schuhputzservice,
• der Transfer zwischen Bahnhof/Flughafen und Hotel,
• der Transport von Gepäck außerhalb des Hotelbetriebs,
• die Überlassung von Fitnessgeräten,
• die Überlassung von Parkplätzen zum Abstellen des Fahrzeugs.

Hier besteht die Möglichkeit, für das Frühstück den maßgebenden Pauschbetrag von 4,80 € anzusetzen und von diesem Sammelposten zu kürzen. Der verbleibende Teil dieses Sammelpostens ist dann als Reisenebenkosten abzurechnen.

Leistungen, für die ein gesondertes Entgelt vereinbart worden ist, dürfen allerdings nicht in diesem Sammelposten enthalten sein.

Es darf auch kein Anlass für die Vermutung bestehen, dass in diesem Sammelposten Leistungen wie beispielsweise Pay-TV, private Telefonate oder Massagen enthalten sind. Da diese Leistungen nicht als steuerfrei zu erstattende Reisenebenkosten anerkannt werden können, ist dann der Sammelposten in voller Höhe der privaten Lebensführung zuzuordnen.

 

Hinweis für die Praxis:
Eine sogenannte Servicepauschale kann nach Kürzung des maßgebenden Pauschbetrags für das Frühstück grundsätzlich als Reisenebenkosten anerkannt werden, wenn als Leistungen Frühstück, Internetzugang und Zugang zu Kommunikationsnetzen genannt werden und der hierfür ausgewiesene, aber zusammengefasste Betrag nicht so hoch ist, dass er offenbar den Betrag für Frühstück und steuerlich anzuerkennende Reisenebenkosten übersteigt.

 

 

Das BMF-Schreiben vom 5. März 2010 ergänzt im Vorgriff die Lohnsteuerrichtlinien R 9.7 Abs. 1 Satz 4 Nr. 1 und R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 LStR 2008.

Stand: 24. März 2010

Hier finden Sie das Lohn-Update "Reisekostenabrechnungen bei Auswärtstätigkeiten und Übernachtungen mit Frühstück" zum Download als pdf-Datei.

______________________________________________________________________________

Folgende Themen könnten Sie auch interessieren:

______________________________________________________________________________

Zurück

Unser Tipp für eine Sorge weniger:

Lohn- und Gehaltsabrechnung durch Paychex

  • ✔ bereits ab 1 Mitarbeiter
  • ✔ persönlicher Ansprechpartner
  • ✔ zuverlässiger und schneller Service

 

Jetzt mehr erfahren »

Kundenbewertungen bei eKomi:


"zuverlässig, kompetent und pünktlich"
"Schnelle und zuverlässige Lohn- und Gehaltsabrchnung, auch für kleine Unternehmen sehr zu empfehlen."
"Daumen hoch :o)"


Weitere Bewertungen ansehen »

Paychex Newsletter Anmeldung