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Lohn-Updates

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Lohn-Updates

So rechnen Sie Aushilfsbeschäftigte ab

In Urlaubszeiten werden oft Aushilfsbeschäftigte als Vertretung eingestellt. Dabei sind einige steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Besonderheiten zu beachten.

Lohnsteuer

Die Lohnsteuer kann unter folgenden Voraussetzungen mit einem Pauschalsteuersatz von 25% ermittelt und vom Arbeitgeber getragen werden:

- Der Arbeitnehmer ist bei dem Arbeitgeber nur gelegentlich, nicht regelmäßig wiederkehrend beschäftigt,
- die Beschäftigungsdauer beträgt nicht mehr als 18 zusammenhängende Arbeitstage und
- der Arbeitslohn je Arbeitstag beträgt durchschnittlich nicht mehr als 62 € und durchschnittlich je Arbeitsstunde nicht mehr als 12 €.

 

Der Arbeitgeber kann in diesem Fall auf die Vorlage einer Lohnsteuerkarte verzichten und trägt die pauschale Lohnsteuer zuzüglich 5,5% Solidaritätszuschlag und pauschaler Kirchensteuer. Dabei kann die Pauschalierung der Lohnsteuer in jedem einzelnen Beschäftigungsverhältnis erneut erfolgen.

Oftmals ist aber die Vorlage einer Lohnsteuerkarte günstiger, wenn für den vereinbarten Arbeitslohn keine Lohnsteuerbeträge anfallen. In diesen Fällen werden weder Arbeitnehmer noch Arbeitgeber mit Lohnsteuerbeträgen belastet.

 

Hinweis:
Werden die Zeit- oder Entgeltgrenzen für eine Pau-schalierung der Lohnsteuer überschritten, so muss der Arbeitnehmer eine Lohnsteuerkarte oder eine Ersatzbescheinigung seines Wohnsitzfinanzamtes für den Lohnsteuerabzug vorlegen. Andernfalls ist der Arbeitslohn nach der Lohnsteuerklasse VI zu versteuern.

 

Sozialversicherung

Für die Versicherungsfreiheit im Rahmen der Sozialversicherung gelten andere Grenzwerte als für die Pauschalierung der Lohnsteuer.

Kurzfristige Beschäftigungen sind versicherungs- und beitragsfrei, wenn die Beschäftigung

- längstens zwei Monate oder 50 Arbeitstage innerhalb eines Kalenderjahres ausgeübt wird,
- im Voraus befristet ist und
- nicht berufsmäßig ausgeübt wird.

 

Die wöchentliche Arbeitszeit und die Höhe des Entgelts spielen bei der sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung von Aushilfsbeschäftigungen keine Rolle.

Eine wichtige Voraussetzung ist, dass die Aushilfstätigkeit im Voraus durch einen Arbeitsvertrag oder durch die Art der Beschäftigung, wie z. B. bei Saisonarbeiten und bei Urlaubsvertretungen, befristet ist. Dabei darf die Beschäftigung auf längstens zwei Monate befristet sein, wenn sie an mindestens fünf Tagen in der Woche ausgeübt wird. Für Beschäftigungen an weniger als fünf Tagen in der Woche ist eine Beschäftigung an 50 Arbeitstagen zulässig. Die Befristung kann auch durch einen auf längstens zwölf Monate befristeten Rahmenarbeitsvertrag erfolgen.

Mehrere kurzfristige Beschäftigungszeiten innerhalb eines Kalenderjahres sind zusammenzurechnen. Hat der Arbeitnehmer im gleichen Kalenderjahr bereits Aushilfsbeschäftigungen ausgeübt, sind – ausgehend vom Ende der bevorstehenden befristeten Tätigkeit – alle Zeiträume kurzfristiger Beschäftigungen innerhalb des Kalenderjahres zu berücksichtigen. Ergibt die Berechnung, dass mit der erneuten Aushilfstätigkeit die Zeitgrenze von zwei Monaten bzw. 50 Arbeitstagen überschritten wird, besteht mit Beginn der neuen Beschäftigung Sozialversicherungspflicht. Handelt es sich bei den einzelnen zusammenzurechnenden Beschäftigungen nicht um volle Kalendermonate, beträgt die Zeitgrenze 60 Kalendertage.

Zurückliegende sv-freie Beschäftigungen bleiben jedoch weiterhin versicherungsfrei.

Aushilfsbeschäftigungen sind jedoch nur dann versicherungsfrei, wenn sie nicht berufsmäßig ausgeübt werden. Deshalb sind nur bestimmte Personenkreise bei Aushilfstätigkeiten versicherungsfrei, wie z.B. Hausfrauen oder Rentner, die nach ihrem Ausscheiden aus dem Berufsleben zur Aushilfe arbeiten, oder Studenten oder Schüler, die eine Ferienarbeit übernehmen.

Auch bei kurzfristiger Beschäftigung liegt eine berufsmäßig ausgeübte Tätigkeit vor bei Personen,

- die Entgeltersatzleistungen der Agentur für Arbeit (z.B. Arbeitslosengeld) beziehen,
- die bei der Agentur für Arbeit als Arbeitsuchende gemeldet sind,
- die während der Elternzeit eine Beschäftigung aufnehmen,
- die während eines unbezahlten Urlaubs beschäftigt sind,
- deren bisheriges Beschäftigungsverhältnis durch den Wehr-/Zivildienst unterbrochen wird und die während dieser Dienstzeit bei ihrem oder bei einem anderen Arbeitgeber eine Beschäftigung aufnehmen,
- die zwischen Schulentlassung und Beginn eines Ausbildungsverhältnisses beschäftigt werden.

Eine geringfügig entlohnte Beschäftigung, in der der Arbeitnehmer monatlich nicht mehr als 400 € Arbeitsentgelt erhält, gilt als nicht berufsmäßig ausgeübte Tätigkeit.

Zu Beginn der Beschäftigung müssen Sie als Arbeitgeber einschätzen können, ob es sich um eine sozialversicherungspflichtige oder um eine sozialversicherungsfreie Beschäftigung handelt. Dazu hat der Arbeitnehmer Auskunft über eventuelle Vorbeschäftigungszeiten im laufenden Kalenderjahr und über die Zugehörigkeit zu einem besonderen Personenkreis zu geben. Seit 1.1.2011 ist eine entsprechende Erklärung des Beschäftigten zu den Entgeltunterlagen zu nehmen und aufbewahrungspflichtig.

Praxistipp:

Das Muster für einen entsprechenden Personalfragebogen finden Sie im Internet unter www.minijob-zentrale.de im Servicebereich.

 

Da im Entgeltfortzahlungsgesetz keine Einschränkungen bei Arbeitsunfähigkeit infolge von Unfällen oder Verletzungen durch Dritte gemacht werden, ist die Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber auch in diesen Fällen zu leisten, obwohl die Verletzten aufgrund zivilrechtlicher Vorschriften vom Schädiger Schadensersatz wegen des Verdienstausfalls beanspruchen könnten.

Meldungen zur Sozialversicherung

Sofortmeldung

In folgenden Wirtschaftsbereichen haben Sie als Arbeitgeber spätestens bei Beschäftigungsaufnahme eine Sofortmeldung (Meldegrund 20) an die Datenstelle der RV-Träger zu erstatten.

– Bau-, Schausteller- und Gebäudereinigungsgewerbe,
– Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe,
– Personenbeförderungsgewerbe,
– Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe,
– Unternehmen der Forstwirtschaft,
– Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen,
– Fleischwirtschaft.

Die Sofortmeldung ist auch für alle kurzfristig Beschäftigten abzugeben. Diese Meldung ersetzt nicht die Anmeldung zur Sozialversicherung.

Anmeldung

Kurzfristig Beschäftigte sind mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn anzumelden (Meldegrund 10). Die Anmeldung ist ausschließlich bei der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See ("Minijob-Zentrale") vorzunehmen Personengruppenschlüssel "110" Beitragsgruppenschlüssel "0000",

Abmeldung

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist mit der nächstfolgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens sechs Wochen nach Beschäftigungsende, eine Abmeldung (Meldegrund 30) bei der Minijob-Zentrale vorzunehmen.

An- und Abmeldungen können auch mit dem Meldegrund 40 innerhalb der Frist für Anmeldungen zusammen erstattet werden, wenn bis zur Abmeldung noch keine Anmeldung erfolgt ist.

Bei kurzfristig Beschäftigten ist das Arbeitsentgelt nicht rentenversicherungspflichtig und deshalb in der Abmeldung mit sechs Nullen anzugeben. Das Arbeitsentgelt gehört jedoch zur Berechnungsgrundlage für den Beitrag zur Unfallversicherung und ist als beitragspflichtiges Arbeitsentgelt zur Unfallversicherung zu melden.

Außerdem sind in den Abmeldungen die folgenden Daten für die gesetzliche Unfallversicherung anzugeben:

– die Betriebsnummer des zuständigen Unfallversicherungsträgers,
– die Unfallversicherungsmitgliedsnummer des Beschäftigungsbetriebes,
– die anzuwendende Gefahrtarifstelle,
– die geleisteten Arbeitsstunden.

 

Abführen von Steuern und Beiträgen zur Sozialversicherung

Die bei Aushilfsbeschäftigungen eventuell anfallenden Steuerbeträge sind mit der Lohnsteueranmeldung zu erfassen und an das Betriebsstättenfinanzamt abzuführen. Das gilt auch dann, wenn die Lohnsteuer pauschal mit 25% erhoben wird.

Für kurzfristig Beschäftigte sind keine Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung abzuführen.
Beiträge sind aber im Umlageverfahren für U 2 (Arbeitgeberaufwendungen bei Mutterschaft) zu entrichten. Die Umlagesatz beträgt (2011) 0,14% des Arbeitsentgelts. Nimmt Ihr Unternehmen auch am Umlageverfahren für Arbeitgeberaufwendungen bei Entgeltfortzahlungen infolge Krankheit teil und ist die Aushilfsbeschäftigung für einen Zeitraum von mehr als vier Wochen vereinbart worden, ist auch die Umlage U 1 mit (2011) 0,6% des Arbeitsentgelts zu entrichten. Die Umlagebeträge sind mit einem Beitragsnachweis an die Minijob-Zentrale zu melden und auch dorthin abzuführen.

Beachte:

Im Rahmen des ELENA-Verfahrens sind auch für kurzfristig Beschäftigte monatlich die Entgeltabrechnungsdaten zu melden. Lediglich der Datenbaustein Kündigung/Entlassung (DBKE) ist nicht zu erstellen.

 

Stand: 27. Mai 2011

Hier finden Sie das Lohn-Update "So rechnen Sie Aushilfsbeschäftigte ab" zum Download als pdf-Datei.

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