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Lohn-Updates

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Lohn-Updates

Aktuell: Sofortmeldungen für bestimmte Wirtschaftsbranchen

Sofortmeldepflicht

Mit dem Zweiten SGB-IV-Änderungsgesetz wurde ab 1. Januar 2009 für Wirtschaftsbranchen, in denen in erhöhtem Maße Schwarzarbeit und illegale Beschäftigung vermutet wird, eine Sofortmeldepflicht zur Sozialversicherung eingeführt (§ 28a Abs. 4 SGB IV i.V.m. § 7 DEÜV).

Da die Anmeldung von Beschäftigten zur Sozialversicherung innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn zu erfolgen hat, können bei Kontrollen in den von illegaler Beschäftigung und Schwarzarbeit bedrohten Branchen Unklarheiten auftreten, ob ein Arbeitnehmer tatsächlich erst seit kurzer Zeit beschäftigt ist oder nicht.

Von der Verpflichtung zur Sofortmeldung sind alle Arbeitgeber betroffen, deren Unternehmen folgenden Wirtschaftsbereichen zuzuordnen ist:

– Bau-, Schausteller- und Gebäudereinigungsgewerbe,

– Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe,

– Personenbeförderungsgewerbe,

– Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe,

– Unternehmen der Forstwirtschaft,

– Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen,

– Fleischwirtschaft.

Im Wesentlichen handelt es sich dabei um die Wirtschaftsbereiche, in denen bis zum 31. Dezember 2008 eine Mitführungspflicht für den
Sozialversicherungsausweis bestanden hat. Neu hinzugekommen ist der Bereich der Fleischwirtschaft.
Maßgebend für die Zuordnung, ob es sich um ein Unternehmen aus diesen Wirtschaftsbereichen handelt und damit Sofortmeldungen erstatten werden müssen, ist die von der Bundesagentur für Arbeit vergebene Wirtschaftsklasse. Mit der Neuvergabe einer Betriebsnummer wird dem Arbeitgeber auch mitgeteilt, ob eine Verpflichtung zur Abgabe von Sofortmeldungen besteht. Darüber hinaus können Arbeitgeber in Zweifelsfällen bei der Zentralen Betriebsnummernstelle der Bundesagentur für Arbeit anfragen, ob sie zur Abgabe von Sofortmeldungen verpflichtet sind.

 

Zentrale Betriebsnummernstelle der Bundesagentur für Arbeit, 66121 Saarbrücken, Eschberger Weg 68 E-Mail: betriebsnummernservice@arbeitsagentur.de

 

Arbeitgeber der betroffenen Wirtschaftsklassen müssen für alle bei ihnen neu eingestellten Arbeitnehmer spätestens bei deren Beschäftigungsbeginn eine Sofortmeldung abgeben. Werden beispielsweise für die Zentrale eines Transportunternehmens eine Bürokauffrau und ein auszubildender Speditionskaufmann eingestellt, so sind auch für diese Beschäftigten spätestens mit dem Beginn der Tätigkeit Sofortmeldungen zu erstatten. Sofortmeldungen werden auch erforderlich für geringfügig Beschäftigte, unständig Beschäftigte und für Arbeitnehmer, die lediglich ein Probearbeitsverhältnis aufnehmen. Die gesetzliche Regelungen sehen keine Ausnahmefälle vor.

Wichtig
Mit der Sofortmeldung ist der Tag des Beginns des Beschäftigungsverhältnisses zu melden. Die Meldung ist spätestens bei Arbeitsaufnahme zu erstatten und kann nur auf elektronischem Weg abgegeben werden.

 

 

Mit der Sofortmeldung ist der Tag des Beginns des Beschäftigungsverhältnisses zu melden. Die Meldung ist spätestens bei Arbeitsaufnahme zu erstatten und kann nur auf elektronischem Weg abgegeben werden.

Die Sofortmeldung wurde mit dem neuen Meldegrund 20 in das bestehende DEÜV-Meldeverfahren integriert. Sofortmeldungen können also direkt aus einem für Meldungen zertifizierten Entgeltabrechnungsprogramm oder über maschinelle Ausfüllhilfen abgegeben werden. Dazu kann auch die kostenlose Ausfüllhilfe SV.NET der ITSG verwendet werden (http://www.itsg.de). Es ist unzulässig, Sofortmeldungen per Brief, Fax oder E-Mail vorzunehmen.

Die Sofortmeldung enthält folgende Angaben über den Beschäftigten:

– den Familien- und die Vornamen,

– Versicherungsnummer,

– Betriebsnummer des Arbeitgebers,

– Tag der Beschäftigungsaufnahme.

Ist die Versicherungsnummer nicht bekannt, muss der Geburtsname angegeben werden, sofern er vom Familiennamen abweicht, sowie Geburtsort, Geburtsdatum und Anschrift des Arbeitnehmers. Gegebenenfalls ist auch eine vorhandene Europäische Versicherungsnummer anzugeben. Mit diesen Angaben wird entweder eine bereits bestehende Versicherungsnummer ermittelt oder eine neue Versicherungsnummer vergeben. Die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV) teilt dem Arbeitgeber die ermittelte oder neu vergebene Versicherungsnummer per E-Mail oder auf dem Postweg mit.

Die Meldung kann vom Arbeitgeber, durch einen von ihm beauftragten Steuerberater oder durch ein Entgeltabrechnungs-Serviceunternehmen vorgenommen werden. Die so per Datenübertragung erstatteten Sofortmeldungen werden unmittelbar an die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV) geleitet. Die Betriebsnummer der DSRV lautet: 66667777.

Ist die auf elektronischem Weg erstattete Meldung fehlerhaft, wird der Arbeitgeber per Post oder per E-Mail benachrichtigt, sofern die E-Mail-Adresse des Absenders bekannt ist. Eine fehlerfreie Übermittlung wird nur bestätigt, wenn die E-Mail-Adresse des Absenders bei der DSRV vorliegt.

Beachte
Für Arbeitnehmer ohne Versicherungsnummer in Branchen, die nicht von der Sofortmeldepflicht be-troffen sind, wird eine fehlende Versicherungsnummer wie bisher bei der Anmeldung zur Sozialversicherung über die Einzugsstelle festgestellt und vergeben.

 

 

Die Sofortmeldung wird in der Stammsatzdatei der Rentenversicherung gespeichert. Liegt dort keine Meldung vor, wird das als Anzeichen für Schwarzarbeit gewertet.

Für Sofortmeldungen gelten die allgemeinen Regelungen zum DEÜV-Meldeverfahren. Deshalb sind auch Sofortmeldungen unverzüglich zu korrigieren, wenn die darin enthaltenen Angaben nicht korrekt waren. Dazu ist die fehlerhafte Meldung zu stornieren und mit den berichtigten Daten erneut zu erstatten. Das ist beispielsweise auch erforderlich, wenn bereits vor Arbeitsaufnahme eine Sofortmeldung erstattet worden ist und dann die Beschäftigung nicht oder erst verspätet aufgenommen wird. Eine Sofortmeldung ist auch zu stornieren, wenn das Arbeitsverhältnis nach einem Probearbeitsverhältnis nicht zustande kommt. Die Stornierung einer Sofortmeldung kann aber erst vorgenommen werden, wenn die Versicherungsnummer bekannt ist.

Die Sofortmeldung ersetzt jedoch nicht die Anmeldung zur Sozialversicherung. Die Anmeldung zur Sozialversicherung mit dem Meldegrund 10 hat wie bisher mit der nächst folgenden Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beginn der Beschäftigung bei der dafür zuständigen Einzugsstelle zu erfolgen. Einzugsstelle ist bei versicherungspflichtig Beschäftigten die jeweilige Krankenkasse und bei geringfügig Beschäftigten die Minijobzentrale.
Der Arbeitgeber hat nach § 25 DEÜV seinen Beschäftigten mindestens einmal jährlich bis zum 30. April des Folgejahres bzw. unverzüglich bei Auflösung des Arbeitsverhältnisses eine maschinelle Bescheinigung über alle durch Datenübertragung erstatteten Meldungen zu übergeben. Dazu gehören auch die Daten der Sofortmeldungen.

Wichtig
Die Sofortmeldedaten müssen stets mit den Daten der Anmeldung übereinstimmen.

 

 

Weichen die Daten dieser Anmeldung von der gespeicherten Sofortmeldung ab, erhält der Arbeitgeber darüber eine Information von der Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV).

Wird beim Eingang einer Anmeldung mit dem Meldegrund 10 festgestellt, dass die Sofortmeldung fehlt, wird der Arbeitgeber von der Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV) auf diesen Meldeverstoß hingewiesen. Deshalb ist es auch erforderlich, eine Sofortmeldung zu stornieren und neu abzugeben, wenn eine Anmeldung storniert und neu abgegeben wird.

Ein Meldeverstoß liegt auch vor, wenn die Sofortmeldung erst nach Aufnahme der Beschäftigung übermittelt worden ist. Der Arbeitgeber wird ermahnt, künftig die Meldepflicht zu erfüllen. Verstöße gegen die Meldepflicht können nach § 111 SGB IV mit einem Bußgeld bis zu 25.000 € belangt werden.

Die Daten der Sofortmeldung stehen den Kontrollbehörden in einem online-Abrufverfahren zur Verfügung. Außerdem haben auch die Prüfdienste der Rentenversicherung sowie die Unfallversicherungsträger Zugriff auf die gespeicherten Daten.

Sobald eine ordentliche Anmeldung zur Sozialversicherung erfolgt ist und bei der Rentenversicherung gespeichert wurde, werden die Daten der Sofortmeldung in der Stammsatzdatei gelöscht.

Mitführungs- und Vorlagepflicht für Ausweispapiere

In Wirtschaftbereichen, für die eine Sofortmeldepflicht gilt, müssen sich alle bei der Erbringung einer Dienst- oder Werkleistung angetroffenen Personen ausweisen können. Die Beschäftigten müssen ihren Personalausweis, Pass, Passersatz oder Ausweisersatz stets mit sich führen. Bei Kontrollen der Zollverwaltung sind diese Ausweispapiere auf Verlangen vorzulegen. Andernfalls droht ein Bußgeld bis zu 5.000 €.

Hinweispflicht des Arbeitgebers

Der Arbeitgeber hat einen Nachweis über eine einmalige, schriftliche Belehrung seiner Arbeitnehmer über die Mitführungs- und Vorlagepflicht von Personaldokumenten zu erstellen, für die Dauer der Erbringung der Dienst- oder Werkleistung aufzubewahren und bei Prüfungen vorzulegen. Andernfalls droht auch ihm ein Bußgeld bis zu 1.000 €.

 

Wichtig
Der Arbeitgeber hat alle Arbeitnehmer nachweislich über die Mitführungspflicht für die Personaldokumente zu belehren. Diese Hinweispflicht des Arbeitgebers ist also nicht auf Neueinstellungen beschränkt. Viele Arbeitnehmer in den betroffenen Wirtschaftsbrachen führen noch wie bisher nur ihren Sozialversicherungsausweis mit sich. Das ist nicht ausreichend. Vielmehr ist mit dieser Neuregelung die bisherige Mitführungspflicht für den Sozialversicherungsausweis entfallen.

 

Stand: 25. Februar 2009

Hier finden Sie dieses Lohn-Update "Aktuell: Sofortmeldungen für bestimmte Wirtschaftsbranchen" zum Download als pdf-Datei.

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