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Lohn-Updates

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Lohn-Updates

Sozialversicherung – was ist bei An- und Abmeldungen von Mitarbeitern zu beachten?

Sofortmeldung zur Datenstelle der RV-Träger

Die Sofortmeldung (Meldegrund 20) ist durch den Arbeitgeber spätestens bei Beschäftigungsaufnahme an die Datenstelle der RV-Träger zu erstatten (§ 7 DEÜV). Diese Verpflichtung gilt jedoch nur für folgende Wirtschaftsbereiche:

– Bau-, Schausteller- und Gebäudereinigungsgewerbe,
– Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe,
– Personenbeförderungsgewerbe,
– Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe,
– Unternehmen der Forstwirtschaft,
– Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen,
– Fleischwirtschaft.

 

Beachte:
Die Sofortmeldung ist für alle Arbeitnehmer, unabhängig davon, ob sie im Innen- oder Außendienst beschäftigt werden, für alle Auszubildenden und für alle geringfügig entlohnten und kurzfristig Beschäftigten abzugeben.

 

 

Die Sofortmeldung enthält nur wenige Angaben über den Beschäftigten wie Familienname und Vornamen, Versicherungsnummer oder die zur Vergabe einer Versicherungsnummer notwendigen Angaben, Betriebsnummer des Arbeitgebers und Tag der Beschäftigungsaufnahme.

Beachte:
Diese Meldung ersetzt nicht die Anmeldung zur Sozialversicherung. Sobald eine ordentliche Anmeldung zur Sozialversicherung erfolgt ist, werden die Daten der Sofortmeldung in der Stammsatzdatei der Rentenversicherung gelöscht.

 

Anmeldung zur Sozialversicherung

Für jeden Arbeitnehmer ist mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn eine Anmeldung zur Sozialversicherung zu erstatten (§ 6 DEÜV). Die Anmeldung (Meldegrund 10) ist bei der Krankenkasse vorzunehmen, bei der der Arbeitnehmer Mitglied ist oder bei der zuletzt eine Versicherung bestanden hat. Geringfügig entlohnte Beschäftigungen (Personengruppe 109) sind ausschließlich bei der Minijob-Zentrale anzumelden. Ändert sich das Arbeitsentgelt und wird die 400-€-Grenze überschritten, ist eine Abmeldung bei der Minijob-Zentrale zu erstatten und eine Anmeldung bei der Krankenkasse des Beschäftigten vorzunehmen. Kurzfristig Beschäftigte (Personengruppe 110) sind ebenfalls ausschließlich bei der Minijob-Zentrale anzumelden. Anmeldungen sind auch für Personen abzugeben, die nur unfallversicherungspflichtig beschäftigt sind, für die aber keine Versicherungspflicht in der Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung besteht. Dazu gehören Studenten in einem vorgeschriebenen Zwischenpraktikum, da für Praktikanten der Unfallversicherungsschutz stets über den Prakti-kumsbetrieb erfolgt. Für diese Beschäftigten gilt der Personengruppenschlüssel 190 und der Beitragsgruppenschlüssel 0000. Zuständig ist die Einzugsstelle, bei der zuletzt eine Versicherung (z.B. eine Familienversicherung) bestanden hat.

 

Übernahme der Anmeldedaten im ELENA-Verfahren

Im Rahmen des ELENA-Verfahrens sind mit der monatlichen Entgeltabrechnung bestimmte Daten in einem multifunktionalen Verdienstdatensatz (MVDS) an eine Zentrale Speicherstelle (ZSS) zu senden. Für den multifunktionalen Verdienstdatensatz werden die im DEÜV-Verfahren bereits verwendeten Datenbausteine übernommen und durch weitere Datenbausteine ergänzt. Der Beginn des Beschäftigungs-verhältnisses ist bereits in den DEÜV-Standarddaten enthalten und wird im MVDS mit erfasst.

 

Hinweis:
Infolge einer Verfassungsbeschwerde ist vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales zu prüfen, ob alle Daten des multifunktionalen Verdienstdatensatzes tatsächlich notwendig sind oder ob sich der Datenumfang reduzieren lässt. Die gesetzliche Verpflichtung der Arbeitgeber, ab 1.1.2010 Entgelte im Rahmen des ELENA-Verfahrens zu melden, ist nicht aufgehoben worden.

 

Meldung von Kündigung/Entlassung an die Zentrale Speicherstelle (ZSS)

Für Entgeltabrechnungszeiträume ab 1.7.2010 ist im Rahmen des ELENA-Verfahrens der Datenbaustein Kündigung/Entlassung (DBKE) zu melden, wenn ein Arbeitsverhältnis durch Befristung, Kündigung oder durch einen Aufhebungsvertrag beendet wird, und zwar nicht erst im Austrittsmonat, sondern mit der nächsten Entgeltabrechnung. In diesem Datenbaustein ist der Monat anzugeben, für den die letzte vollständige Entgeltabrechnung vor dem Ende des Arbeitsverhältnisses erfolgt. Das kann also auch ein zukünftiger Monat sein. Diese Daten sind für die spätere zeitnahe Bewilligung einer Entgeltersatzleistung erforderlich. Bei befristeten Arbeitsverhältnissen ist der Datenbaustein DBKE spätestens drei Monate vor Ende des Beschäftigungsverhältnisses bzw. bei kürzeren Befristungen sofort zu liefern.

Hinweis:
Der Datenbaustein DBKE ist auch in den Fällen zu melden, bei denen die Kündigung oder Entlassung bereits vor dem 1.7.2010 festgestanden hat.

 

 

Dabei sind folgende zusätzliche Daten zu übermitteln (§ 6 ELENA-DV):

– Art der ausgeführten Tätigkeit sowie Beginn, Ende und Grund der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses,
– Leistungen des Arbeitgebers, insbesondere zu gezahltem oder ausstehendem laufenden und einmalig gezahltem Entgelt,
– Urlaubsansprüche und Urlaubsabgeltungen, Vorruhestandsleistungen und Abfindungen.

 

Hinweis:
Bisher ist der Datenbaustein Kündigung und Entlassung Bestandteil des multifunktionalen Verdienstdatensatzes (MVDS). Es ist vorgesehen, dass es künftig einen gesonderten MVDS für Kündigung/ Entlassung gibt. Die dafür erforderliche Genehmigung des BMAS ist jedoch noch nicht erfolgt.

 

Der Datenbaustein Kündigung/Entlassung ist nicht zu erstellen:

– für Beamte, Richter und Soldaten (Personengruppe 000),
– für geringfügig Beschäftigte (Personengruppen 109 und 110),
– für ausschließlich im Sinne der Unfallversicherung Beschäftigte, z.B. Studenten in einem vorgeschriebenen Zwischenpraktikum (Personengruppe 190),
– bei Beginn und Ende der Beschäftigung in einem Monat,
– beim Ausscheiden wegen Eintritt in den Ruhestand,
– beim Ende der Beschäftigung wegen Tod.

 

Beachte:
Im Rahmen des ELENA-Verfahrens sind auch für diese Beschäftigten monatlich die Entgeltabrechnungsdaten zu melden (§ 2 ELENA-DV). Die Befreiung gilt lediglich für den Datenbaustein Kündigung/Entlassung.

 

Abmeldung zur Sozialversicherung

nächstfolgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsende, eine Abmeldung bei der Sozialversicherung vorzunehmen (§ 8 DEÜV). In der Abmeldung (Meldegrund 30) ist das sozialversicherungspflichtige Bruttoarbeitsentgelt (bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung) zu bescheinigen. Wurden für den Arbeitnehmer im laufenden Kalenderjahr bereits Entgeltmeldungen zur Sozialversicherung erstellt, ist darauf zu achten, dass gemeldete Zeiten und Arbeitsentgelte nicht wiederholt werden.

An- und Abmeldungen können auch mit dem Meldegrund 40 innerhalb der Frist für Anmeldungen zusammen erstattet werden, wenn bis zur Abmeldung noch keine Anmeldung erfolgt ist.

Außerdem sind in den Abmeldungen die folgenden Daten für die gesetzliche Unfallversicherung anzugeben:

– die Betriebsnummer des zuständigen Unfallversicherungsträgers,
– die Unfallversicherungsmitgliedsnummer des Beschäftigungsbetriebes,
– die anzuwendende Gefahrtarifstelle,
– das in der Unfallversicherung beitragspflichtige Arbeitsentgelt,
– die geleisteten Arbeitsstunden.

Grundsätzlich entspricht das unfallversicherungspflichtige Arbeitsentgelt dem sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt. Zusätzlich sind jedoch in der gesetzlichen Unfallversicherung lohnsteuerfreie Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit in das Arbeitsentgelt einzubeziehen.

In den Abmeldungen für geringfügig entlohnte Beschäftigte (Personengruppe 109) ist das Arbeitsentgelt anzugeben, für das Rentenversicherungsbeiträge entrichtet worden sind.

Bei kurzfristig Beschäftigten (Personengruppe 110) ist das Arbeitsentgelt nicht rentenversicherungspflichtig und deshalb mit sechs Nullen anzugeben. Das Arbeitsentgelt gehört jedoch zur Berechnungsgrundlage für den Beitrag zur Unfallversicherung und ist deshalb als beitragspflichtiges Arbeitsentgelt zur Unfallversicherung zu melden.

Abmeldungen sind auch für Beschäftigte abzugeben, die nur unfallversicherungspflichtig sind, für die aber keine Versicherungspflicht in der Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung besteht (Personengruppenschlüssel 190 und Beitragsgruppenschlüssel 0000). Die Abmeldungen sind an die Einzugsstelle zu leiten, bei der jeweils die Anmeldung erfolgt ist.

 

Übernahme der Abmeldedaten im ELENA-Verfahren

Bei Ende der Beschäftigung ist eine MVDS-Meldung mit der nächsten Entgeltabrechnung bzw., wenn keine Entgeltabrechnung mehr erfolgt, innerhalb von sechs Wochen zu erstatten (§ 3 ELENA-DV). Das Austrittsdatum wird dann aus den DEÜV-Standarddaten mit dem multifunktionalen Verdienstdatensatz für den letzten Meldemonat gemeldet.

Folgt dem Ende der Beschäftigung eine Wiedereinstellung im selben Monat, ist dafür ein eigener MVDS zu übermitteln.

 

Stand: 27. Juli 2010

Hier finden Sie das Lohn-Update "Sozialversicherung – was ist bei An- und Abmeldungen von Mitarbeitern zu beachten?" zum Download als pdf-Datei.

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