Phantomlohn in der Betriebsprüfung

Die Definition des Phantomlohns

Bei der Betriebsprüfung der Deutschen Rentenver­si­ch­­e­­rung wird nicht nur auf die richtige Bewertung der gezahlten Lohnbestandteile geachtet. Das Au­gen­­merk wird auch auf Lohnbestandteile gerichtet, die nicht in die Beitragsberechnung einbezogen wur­­den, auf die der Arbeitnehmer jedoch einen recht­­li­chen Anspruch hat.

Auf die Differenz zwischen dem tatsächlich gezah­lten und dem rechtlich zustehenden Lohn müssen da­­her ebenfalls Beiträge zu den Sozialver­sicher­un­gen gezahlt werden. Diese Differenz nennt man auch Phantomlohn.

Arbeitsentgelt nach dem Sozialversicherungs­recht

Die Definition des Arbeitsentgeltes wird im § 14 So­zi­al­gesetzbuch IV (SGB IV) geregelt. Demzufolge ge­hö­ren zu dem Arbeitsentgelt alle laufenden oder ein­ma­ligen Einnahmen aus einer Beschäftigung. Irrele­vant ist, ob ein Rechtsanspruch auf die Einnahmen besteht, unter welcher Bezeichnung oder in welcher Form sie ge­leis­tet werden und ob sie unmittelbar aus der Beschäf­ti­gung oder im Zusammenhang mit ihr erzielt werden.

Entstehung der Sozialversicherungsbeiträge

Die allgemeine Definition des Arbeitsentgeltes hat je­doch nicht mit der Beitragsentstehung zu tun. In der Sozialversicherung gibt es zwei Arten, wann die Bei­träge entstehen und fällig sind. Daher ist es wich­tig, einige Lohnbestandteile zu differenzieren.

Entstehungsprinzip

In der Sozialversicherung gilt vorzugsweise das Entste­hungs­prinzip. Für die Beitragsberechnung wer­­den die ge­schuldeten und nicht die tatsächlich ge­zahlten Ar­beits­entgelte herangezogen. Daher ist es in der Sozial­versicherung irrelevant, ob an den Ar­beit­nehmer das Entgelt auch tatsächlich gezahlt wurde. Wichtig ist nur, dass der Arbeitnehmer einen re­cht­lichen Anspruch auf das Entgelt hat.

Zuflussprinzip

Ob das Entgelt tatsächlich gezahlt wurde oder nicht, ist in der Sozialversicherung bei Einmalzahlungen (z. B. Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld) wichtig. Bei Ein­mal­­zahl­ungen wird der Beitrag nur von dem tatsäch­lich ge­zahlten Entgelt berechnet. Sollten diese dem Arbeit­nehmer laut einer einzelvertraglichen Regelung auch zuste­hen oder sollte der Arbeitnehmer auf die Auszahlung verzichten, ent­steht kein Sozial­versicher­ungsbeitrag. Es kommt nur auf die tatsächliche Aus­zahl­ung an.

In der Lohnsteuer hat der Phantomlohn keine Aus­wirk­ung, da diese aus dem tatsächlich gezahlten Ent­gelt be­rechnet und abgeführt wird.

Rechtsanspruch auf Arbeitsentgelt des Arbeit­neh­mers

Der Arbeitnehmer kann aus folgenden Grundlagen ein­en Anspruch auf Arbeitsentgelt haben:

• gesetzliche Ansprüche nach dem Mindest­lohn­­­ge­setz,
• Leistungen nach dem Arbeitnehmerentsend­ungs­­gesetz,
• Allgemeinverbindliche Tarifverträge,
• bei tarifgebundenen Tarifverträgen,
• Betriebsvereinbarungen,
• individuellen Arbeitsverträgen,
• Aufzeichnungen nach dem Nachweisgesetz,
• Leistungen aufgrund betrieblicher Übung,
• Leistungen nach dem Entgeltfortzahlungs­ge­setz,
• Leistungen nach dem Bundesurlaubsgesetz,
• Ansprüche aus rechtskräftigen Urteilen.

Die häufigsten Fehlerquellen, die die Deutsche Ren­ten­versicherung in der Betriebsprüfung findet, sind eine ge­rin­ge oder keine Lohnfortzahlung während ein­er Krank­heit oder eines Erholungsurlaubs oder das tatsächlich erarbeitete Gehalt von Minijobbern und kurzfristig Be­schäf­tigten. Seit diesem Jahr kann auch die Nicht­be­acht­ung des Mindestlohngesetzes zu den Fehler­quel­len in der Lohnabrechnung zählen.

Erfahren Sie mehr zur Lohnabrechnung und Geschäftsführerhaftung.

Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall

Der Arbeitnehmer hat im Krankheitsfall bis zu 6 Woch­en nach Beginn der Arbeitsunfähigkeit einen An­spruch auf die Fortzahlung seines Arbeitsent­gel­tes. Dabei muss man beachten, dass dem Arbeit­neh­­mer das Ge­halt weitergezahlt wird, welches ihm in der regel­mäßi­gen Arbeitszeit zusteht.

Bei der Berechnung der Entgeltfortzahlung werden fol­gen­de Lohnbestandteile berücksichtigt:

• die effektiv gezahlten Grundbezüge (Mon­ats­ge­halt, Stunden- oder Akkordlohn),
• Zulagen für Nacht-, Sonntags- oder Feier­tags­­arbeit, für Gefahren oder Erschwer­nis­se, wenn diese Zulagen ansonsten ange­fal­len wären,
• vermögenswirksame Leistungen,
• Aufwendungsersatz, wenn die Aufwendung­en auch während der Krankheit anfallen,
• die mutmaßlichen Provisionen für Empfän­ger von Provisionsfixa, Umsatz- und Ab­schluss­­­pro­­vi­sio­nen,
• allgemeine Lohnerhöhungen oder Lohn­mind­e­rung.

Nicht in die Erstattungsberechnung gehören jedoch Zu­­­­lagen oder Leistungen (z. B. Schmutzzulagen), wenn die damit abzugeltenden Aufwendungen im Fal­­le der Ar­beitsunfähigkeit nicht entstehen.

Urlaubsentgelt

Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf einen Erho­lungs­­urlaub. Während des Erholungsurlaubes muss das Arbeitsentgelt jedoch weitergezahlt werden. Die Be­mess­ungsgrundlage des Urlaubsentgeltes bildet da­bei der durchschnittliche Arbeitsverdienst der letz­ten drei­zehn Wochen vor Urlaubsbeginn. Für die Be­rech­nung bleiben gezahlte Überstunden und Lohn­kürzungen auf­grund von Kurzarbeit, Arbeits­aus­­fällen oder unver­schul­de­ter Arbeitsversäumnis au­ßer Betracht.

Die Betriebsprüfung

Die Einhaltung der gesetzlichen Regelungen der Ar­beit­ge­berpflichten zu den Sozialversicherungen prüft die Deutsche Rentenversicherung. Die Prüfung fin­det mind­estens alle vier Jahre statt. Bei der Be­triebs­prüf­ung wird auch die Vorlage von Entgelt­unterlagen ver­langt, für die keine Beiträge gezahlt wurden. Die Deutsche Rentenversicherung kann feh­lende Sozialver­sich­erungs­beiträge für vier Jahre nach­fordern (§ 25 Abs. 1 SGB IV). Der Arbeitgeber kann jedoch vom Ar­beitnehmer nur für drei Monate dessen Anteil an den Gesamtsozialversicherungs­bei­trägen einbehalten (§ 28g SGB IV).

Aufzeichnungspflicht

Für jeden Beschäftigten müssen die Entgeltunter­la­gen getrennt nach dem Kalenderjahr in deutscher Spra­che aufbewahrt werden. Bei Verstoß gegen die Auf­zeichnungspflichten kann der Prüfer die So­zi­al­­ver­sicherungsbeiträge von dem gezahlten Ar­beits­­ent­gelt nachfordern.

Aufbewahrung der Entgeltunterlagen

Der Arbeitgeber muss nach dem § 8 Beitragsver­fahr­ens­verordnung u.a. folgende Entgeltunterlagen aufbe­wahren und bei der Betriebsprüfung vorlegen:

• persönliche Daten, wie Familien- und Vor­na­me, Geburtsdatum und Anschrift,
• Angaben über die Beschäftigung, wie Be­schäf­ti­gungsbeginn und -ende, Be­schäfti­­gungs­­­art und Beitragsgruppen­schlüssel,
• das Wertguthaben aus flexibler Arbeitszeit ein­schließlich der Zu- und Abgänge,
• die für die Versicherungsfreiheit maßgeben­den Angaben,
• das Arbeitsentgelt nach § 14 SGB IV, seine Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung, aus­genommen sind Sachbezüge und Beleg­schaftsrabatte, soweit für sie keine Auf­zeich­nungs­­pflicht nach dem Einkommensteuer­ge­setz besteht,
• die Einzugsstelle für den Gesamtsozialversi­che­rungs­bei­trag.

Erfahren Sie mehr zu den Aufbewahrungsfristen und -möglichkeiten.

Was ist nach Ankündigung der Be­triebsprüfung zu tun?

Die Unterlagen sollten alle sorgfältig vorbereitet wer­den. Schon im Vorfeld sollte man Ungereimtheiten prü­fen. Wichtig ist auch die richtige Behandlung der steu­er­­freien Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nacht­arbeit während der Urlaubs- oder Krank­heits­zeit.

Laut dem Arbeitsrecht (§§ 2, 3, 9 Entgeltfortzahl­ungs­­gesetz) hat der Arbeitnehmer auch Anspruch auf die Zu­schläge, wenn die Arbeit aufgrund von Fei­­er­tag, Krank­heit oder Urlaub ausgefallen ist. Wenn dies der Fall ist, sind die Zuschläge bei­trags­pflichtig, da Bei­trags- und Steuerfreiheit nur gewährt wer­den kann, wenn der Arbeitnehmer tatsächlich ge­arbeitet hat.

Beispiel Phantomlohn:

Laut einem Arbeitsvertag bekommt ein Arbeitneh­mer ein monatliches Entgelt in Höhe von 450 €. Auf­grund des geltenden Tarifvertrags stehen dem Mit­arbeiter jedoch 470 € zu. Der nicht gezahlte Lohn in Höhe von 20 € stellt Phantomlohn dar.

Die Sozialabgaben werden nach dem höheren Tarif­lohn, d.h. auf ein monatliches Entgelt von 470 € be­rech­­net. Der Arbeitnehmer ist damit nicht mehr ge­ring­fügig beschäftigt. Die Sozialversicherungs­bei­trä­ge wer­den nach der Gleitzonenregelung ermittelt. Damit fallen sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeit­nehmer Sozialversicherungsbeiträge an. Die Lohn­steu­er kann nicht mehr mit 2 % pauschal berechnet und abgeführt werden, sondern der Ar­beit­geber muss einen Lohnsteuerabzug entsprech­end der persönlichen Steu­er­merkmale der Aushilfe vor­nehmen. Die Bemessungs­grundlage für den Lohnsteuerabzug beträgt jedoch das tatsächlich ge­zahlte Entgelt in Höhe von 450 €.

Erfahren Sie mehr zu den Besonderheiten der Saisonarbeit in der Lohnabrechnung.