Geld zurück: Auslagenersatz und durchlaufende Gelder
Wenn der Arbeitnehmer etwas für den Arbeitgeber einkauft, und dafür vorher oder nachher den Kaufpreis ausgezahlt bekommt, dann ist das kein Arbeitslohn. Diese Einschätzung liegt nahe – und sie steht auch so im Steuerrecht: Sowohl Auslagenersatz als auch durchlaufende Gelder sind gemäß § 3 Nr. 50 EStG lohnsteuerfrei und damit auch beitragsfrei in der Sozialversicherung.
Weil Steuerrechtler es genau nehmen, trennen sie zwischen
durchlaufenden Geldern: Geldbeträge, die der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erhält, um sie anschließend für den Arbeitgeber auszugeben, und
Auslagenersatz: ein Geldbetrag, den der Arbeitnehmer nachträglich von seinem Arbeitgeber erhält, weil er den Betrag vorher schon ausgelegt hat.
Beides setzt voraus, dass die Ausgaben entweder ausschließlich oder zumindest überwiegend durch die Belange des Arbeitgebers bedingt und von diesem entweder veranlasst oder gebilligt worden sind. Auf Deutsch: Das gilt natürlich nur, wenn etwas für den Arbeitgeber bzw. das Unternehmen gekauft wurde und die Ausgabe in dessen Sinne war.
Arbeitsrecht und Steuerrecht
Die Sache hat zwei rechtliche Ebenen, eine arbeitsrechtliche und eine steuerrechtliche. Arbeitsrechtlich hat der Arbeitnehmer einen Anspruch darauf, seine Auslagen ersetzt zu bekommen, wenn er Geld ausgibt, weil er es „zum Zwecke der Ausführung des Auftrags … den Umständen nach für erforderlich halten darf“, wie § 670 BGB es so schön formuliert.
Und sobald der Mitarbeiter diesen Auslagenersatzanspruch hat, sind die entsprechenden Beträge lohnsteuerfrei und stellen keinen Arbeitslohn dar. Das ergibt sich aus dem schon genannten § 3 Nr. 50 EStG.
Voraussetzungen
Damit der Auslagenersatz steuerfrei bleibt, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:
Die Ausgaben werden ausschließlich für die Rechnung des Arbeitgebers getätigt. Ob der Arbeitnehmer dabei nach außen im eigenen Namen auftritt oder im Namen des Arbeitgebers, ist aber egal.
Grundsätzlich müssen die Ausgaben einzeln abgerechnet werden. (Pauschaler Auslagenersatz geht nur in ganz bestimmten Fällen, dazu gleich mehr.)
Die Ausgaben dürfen nicht im Interesse des Arbeitnehmers selbst liegen.
Das Risiko für die Aufwendungen muss allein beim Arbeitgeber liegen.
Beispiele
Die Chefin erwartet eine ganz besondere Kundin, Frau Müller. Die hat heute Geburtstag. Deshalb schickt die Chefin ihre Assistentin, Frau Meier, in den Blumenladen. Frau Meier kauft um die Ecke einen Strauß Frühlingsblumen zum Preis von 29, 80 Euro. Darüber lässt sie sich eine ordentliche Rechnung mit MwSt-Ausweis ausstellen. Im Unternehmen übergibt sie Blumen und Rechnung und bekommt im Gegenzug den Rechnungsbetrag ausgezahlt.
Klarer Fall: Dabei handelt es sich um Auslagenersatz. Die Blumen wurden nur zu Zwecken des Unternehmens gekauft, Frau Meier selbst hatte nichts von ihnen. Die Rechnung macht das Unternehmen als eigene Betriebsausgabe geltend. Und falls Frau Müller doch nicht kommt und die Blumen umsonst gekauft wurden, hat auch nur das Unternehmen den Schaden.
Ein anderes, typische Beispiele ist es, wenn Mitarbeiter X, der für die Firmen-PKW zuständig ist, diese regelmäßig volltankt und mit ihnen durch die Waschstraße fährt. Das Geld, das er dafür bezahlt, kann er bei seinem Chef als Auslagenersatz geltend machen.
Pauschaler Auslagenersatz
Ein pauschaler Auslagenersatz ist zunächst einmal als Arbeitslohn zu betrachten und damit steuerpflichtig. Nur ausnahmsweise ist pauschaler Auslagenersatz steuerfrei, und zwar unter diesen Bedingungen:
Der pauschale Auslagenersatz kehrt regelmäßig wieder.
Er stellt keine Bereicherung für den Arbeitnehmer dar
Der Arbeitnehmer weist die entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum im Detail nach.
Dann und nur dann, ist der pauschale Auslagenersatz steuerfrei – aber nur so lange, bis sich eine wesentliche Veränderung in den Verhältnissen ergibt.
Ein typischer Fall ist der pauschale Auslagenersatz für berufliche Telefonkosten, wenn deren Anteil nicht genau ermittelt werden kann. Dann können aus Vereinfachungsgründen auch ohne Einzelnachweis bis zu 20 Prozent des Rechnungsbetrages steuerfrei ersetzt werden, höchstens jedoch 20 Euro monatlich.
E-Autos zuhause aufladen
Seit 2017 gibt es eine monatliche Pauschale für das elektrische Aufladen eines Elektro-Firmenfahrzeuges zu Hause beim Arbeitnehmer. Sie gilt allerdings nur für PKW. Zwei Konstellationen sind denkbar.
Wenn auch beim Arbeitgeber eine Lademöglichkeit existiert, gibt es für Elektrofahrzeuge eine Pauschale in Höhe von 20 Euro monatlich. für Hybridfahrzeuge von 10 Euro monatlich.Falls beim Arbeitgeber keine zusätzliche Lademöglichkeit besteht, beträgt die Pauschale für Elektrofahrzeuge 50 Euro monatlich, für Hybridfahrzeuge gibt es 25 Euro monatlich.
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