Betriebliche Feiern – ohne Lohnsteuerkater
Gleich nach Halloween beginnt die Saison der betrieblichen Weihnachtsfeiern. Fallen diese zu üppig aus, können neben Bier und Sekt leicht auch Steuern fließen ...
Grundsätzlich gibt es zwar einen Freibetrag von 110 Euro pro Teilnehmer und Veranstaltung. Leider gibt es dabei viele Stolperfallen. Ansonsten handelt es sich bei der Feier nämlich um einen geldwerten Vorteil, den Sie Ihren Mitarbeitern gewähren und der deshalb lohnsteuerpflichtig ist. Trocken und wenig feierlich geregelt ist dies im BMF-Schreiben vom 14.10.2015, IV C 5 - S 2332/15/10001.
Stolperfalle Gästeliste
Als Betriebsveranstaltung gilt die Feier aus amtlicher Sicht nur dann, wenn überwiegend Betriebsangehörige teilnehmen. Für eine PR-Veranstaltung oder eine Marketing-Veranstaltung mit vorwiegend externen Gästen gibt es keinen Freibetrag. Sinn einer Betriebsveranstaltung soll vielmehr die Förderung des Betriebsklimas sein – das hat der Bundesfinanzhof höchstselbst entschieden (BFH Urteil vom 25.5.1992 VI R 85/90).
Zugelassen sind Mitarbeiter und deren Begleitung, Praktikanten und frühere Mitarbeiter. „Aus Vereinfachungsgründen“ lässt der Fiskus Leiharbeitnehmer ebenfalls zu. Voraussetzung ist dann aber, dass sie alle kommen dürfen (und nicht etwa nur ein paar handverlesene Zeitarbeiter).
Überhaupt wird der Freibetrag nur gewährt, wenn die Feier allen Betriebsangehörigen offensteht. Zwar darf der Vertrieb seine eigene Feier organisieren – aber dann müssen eben alle Vertriebler kommen dürfen. Eine Party nur für die oberste Führungsebene lässt die Finanzverwaltung genauso wenig als steuerlich begünstigte Betriebsveranstaltung durchgehen wie die Feier des Betriebsjubiläums nur von Herrn Meyer aus dem Marketing.
Nicht nur essen!
Ein reines Arbeitsessen ist fürs Finanzamt keine Betriebsfeier. Wenn der Chef am großen Vorbereitungstag für den Produkt-Launch der ganzen Runde ein Mittags-Catering spendiert, gibt es dafür eine eigene Freigrenze von 40 Euro (R 19.6 Abs. 2 LStR), aber nicht die 110 Euro als Freibetrag.
(Wie es um ein reines Arbeitstrinken steht, ist unseres Wissens nicht geklärt … )
Welche Kosten fallen unter den Freibetrag?
Zu den sogenannten Zuwendungen, die unter den 110-Euro-Freibetrag fallen, zählen alle Kostenpositionen, die Ihnen durch die Betriebsfeier entstehen, jeweils einschließlich Umsatzsteuer: von der Saalmiete und dem Büffet über den Alleinunterhalter bis zum Blumenschmuck und der Kinder-Hüpfburg, außerdem Eintritts-, Fahrt- und Übernachtungskosten sowie Geschenke, die im Rahmen der Feier überreicht werden. Selbst das Trinkgeld für die Kellner muss addiert werden.
Diese Summe wird dann durch die Zahl der anwesenden (nicht eingeladenen!) Gäste dividiert. Wenn alle Teilnehmer der Feier Betriebsangehörige sind und die Kosten pro Kopf 110 Euro nicht überschreiten, sind Sie fertig und die Veranstaltung steuerfrei.
Kostenanteil von Begleitpersonen
Komplizierter wird es, wenn ein Teil der Feiernden Begleiter von Firmenangehörigen sind. Deren Anteil muss nämlich diesen Betriebsangehörigen zugerechnet werden.
Etwa so: Die Weihnachtsfeier von Unternehmen XY kostet 100.000 Euro, 1.000 Gäste sind anwesend, davon sind 750 Mitarbeiter und 250 Begleitpersonen. Auf jede Person entfallen also 100 Euro. Da bei 250 Begleitpersonen der auf sie entfallende geldwerte Vorteil den jeweiligen Arbeitnehmern zuzurechnen ist, ergibt sich:
Bei den 500 unbegleiteten Mitarbeitern beträgt der geldwerte Vorteil 100 Euro, der Freibetrag von 110 Euro ist nicht überschritten.
Bei den 250 begleiteten Mitarbeitern beträgt der geldwerte Vorteil 200 Euro. Zieht man den Freibetrag von 110 Euro ab, bleibt ein geldwerter Vorteil von 90 Euro pro Mitarbeiter, auf den Lohnsteuer entrichtet werden muss.
Pausch
alsteuer
Die Lohnsteuer kann in diesem Fall mit pauschal 25 Prozent abgegolten werden (§ 40 Absatz 2 Satz 1 Nr. 2 EStG). Das wären in unserem Beispiel – in dem bei 250 Mitarbeitern je 90 Euro und damit insgesamt 22.500 Euro zu versteuern waren – 5.625 Euro fürs Finanzamt.
Maximal zwei Feiern
Das Finanzamt findet: Zwei Feiern pro Jahr reichen aus. Deshalb können Sie den Freibetrag nur für die Kosten von höchstens zwei betrieblichen Veranstaltungen pro Jahr geltend machen. Möglich ist also etwa eine Feier mit Kosten von 30 Euro pro Kopf und eine zweite für 80 Euro. Oder zwei Partys für je 55 Euro pro Kopf. Aber eben nicht drei kleinere Feiern mit nur je 36 Euro pro Kopf.
Wenn Sie mehr als drei Feiern veranstalten, müssen Sie deshalb genau schauen, wer an wie vielen teilgenommen hat und für welche Feiern Sie bei welchem Mitarbeiter den Freibetrag nutzen.
Na denn - Prost!