Kleine Geschenke erhalten das Arbeitsverhältnis
Mit Blick auf die Steuer: Augenmaß beim Schenken
Ihren Mitarbeitern einfach mal was schenken? Wäre ja noch schöner, wenn Sie dies tun könnten, ohne sich an die Regeln des Finanzamtes zu halten. Denn das will bei vielen Geschenken Lohnsteuer haben. Die Basics über Geschenke, Aufmerksamkeiten, Sachzuwendungen und Gutscheine finden Sie hier ...
Das Finanzamt hat sehr enge Vorstellungen davon, wann und wie ein Arbeitgeber seine Arbeitnehmer beschenken darf. In allen anderen Fällen wird es das Geschenk als Sachlohn einordnen, und damit wird Lohnsteuer fällig.
Was wiederum die Freude über die Bescherung trüben kann, besonders beim edlen Spender, der als Arbeitgeber ja für das korrekte Abführen der Lohnsteuer haftet. Wenn ein Betriebsprüfer nach Jahren feststellt, dass Ihre Mitarbeiter-Bescherung vor vier Jahren lohnsteuerpflichtig war, bleibt das Bezahlen zum Schluss noch an Ihnen hängen.
Geld ist immer Arbeitslohn!
Es liegt ja eigentlich nahe, den Mitarbeitern zu Weihnachten einen Schein im festlichen Umschlag zuzustecken. Dann kann sich jeder kaufen, was er mag. Leider spielt das Finanzamt nicht mit: Jede Geldzuwendung stellt Arbeitslohn dar, ist also kein Geschenk, und damit normal lohnsteuerpflichtig.
Gutscheine sind Sachen
Gutscheine sind dagegen Sachwerte. Das hat der BFH vor einigen Jahren entschieden und damit Generationen von Betriebsprüfern unglücklich gemacht, die Gutscheine für Mitarbeiter gern zum Anlass für Steuernachforderungen nahmen. Inzwischen können Sie ruhig Gutscheine verschenken, solange diese sich auf Sachleistungen beziehen. Die Auszahlung eines Restbetrags in Form von Geld sollte beim Einlösen allerdings ausgeschlossen sein, sonst handelt es sich nicht mehr nur um eine Sachleistung.
Aufmerksamkeiten: bis zu 60 Euro sind lohnsteuerfrei
Damit das Ganze nicht zu einfach ist, unterscheidet das Finanzamt zwischen „Aufmerksamkeiten“ und „sonstigen Sachzuwendungen“.
Aufmerksamkeiten sind Geschenke, die der Arbeitnehmer aus Anlass „eines besonderen persönlichen Ereignisses“ bekommt: Geburtstag, Firmenjubiläum, Erreichen der Altersgrenze oder die Verleihung des Nobelpreises beispielsweise.
Weihnachten, Ostern oder der Rosenmontag werden dagegen nicht als Anlass für Aufmerksamkeiten anerkannt. Die haben ja keinen direkten Bezug zur Person des Beschenkten.
Lohnsteuerfreie Aufmerksamkeiten dürfen einen Wert von bis zu 60 Euro haben – inklusive Umsatzsteuer, wohlgemerkt. Wie häufig Sie Aufmerksamkeiten verteilen können, ist nicht geregelt. Die Lohnsteuerrichtlinien (R 19.6 LStR 2015) verlangen nur, dass diese „auch im gesellschaftlichen Verkehr üblicherweise ausgetauscht werden“, was immer das konkret heißen mag.
Sachzuwendungen bis 44 Euro, auch ohne Anlass und auch zu Weihnachten
Ganz ohne besonderen Anlass dürfen Sie ansonsten jeden Ihrer Mitarbeiter lohnsteuerfrei mit Sachgeschenken im Wert bis zu 44 Euro (inkl. Umsatzsteuer) beglücken, allerdings höchstens einmal pro Monat.
Da Weihnachtspräsente im steuerrechtlichen Sinn nicht als Aufmerksamkeiten durchgehen, gilt damit für sie diese Freigrenze.
Noch ein paar Formalien
Sowohl die Sachzuwendungs- wie auch die Aufmerksamkeits-Grenze sind Freigrenzen. Wenn der Wert des Geschenks höher liegt als 44 Euro bzw. 60 Euro, fällt auf seinen gesamten Wert Lohnsteuer an, nicht nur auf die Differenz.
Solange das Geschenk die genannten Freigrenzen einhält, also keine Lohnsteuer anfällt, dann ist es auch nicht sozialversicherungspflichtig.
Ganz wichtig ist es, dass Sie die Geschenke genau dokumentieren. Der fiktive Prüfer, der uns schon die ganze Zeit begleitet, muss später ganz klar erkennen können, wer wann was von welchem Wert bekommen hat.
Eine Sachzuwendung und eine Aufmerksamkeit im gleichen Monat ist kein Problem.
Liegt der Wert des Geschenkes über der Freigrenze, ist es nicht mehr steuer- und sozialversicherungsfrei. Dennoch lassen sich Steuern sparen. Die Lohnsteuer kann dann nämlich pauschal mit 30 % festgesetzt werden statt dem normalen Steuersatz gemäß Lohnsteuerklasse und Abzugsmerkmalen. Allerdings ist diese Pauschalierung gedeckelt, die Grenze liegt bei 10.000 Euro. Das Wahlrecht zur Pauschalierung kann nur für alle Arbeitnehmer einheitlich ausgeübt werden.
Oder doch lieber Wein, Wurst, Gesang?
Getränke oder Lebensmittel, die Sie Ihren Arbeitnehmern kostenlos vorsetzen, zum Beispiel im Rahmen einer außergewöhnlichen Besprechung („Große Jahres-Teambesprechung“), fallen steuerlich auch in die Kategorie der Aufmerksamkeit – dabei können Sie also ebenfalls bis zu 60 Euro pro Person springen lassen, ohne Lohnsteuer befürchten zu müssen.
Dagegen gehören Betriebsfeiern jedenfalls für Finanzbeamte in eine andere Schublade. Für sie gilt eine eigene Obergrenze von 110 Euro pro Person. Dazu haben wir vor kurzem erst etwas geschrieben: Betriebliche Feiern – ohne Lohnsteuerkater.
Also denn: Frohe Weihnachten!
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