Externe Lohnabrechnung: Auslagerung als Alternative und was es dabei zu beachten gibt

Viele Unternehmen entscheiden sich nach wie vor dafür, die Lohnabrechnung auszulagern. Der anhaltende Trend zur externen Lohnabrechnung bietet Unternehmen einige Vorteile wie beispielsweise weniger Aufwand, garantierte Rechtssicherheit und die Möglichkeit, sich auf strategische Aufgaben zu fokussieren.

Wenn Unternehmen auf einen Dienstleister und somit auf eine externe Lohnabrechnung setzen, kann diese Entscheidung viele Prozesse erleichtern und Arbeitsabläufe entlasten. Wir wollen auf das konkrete Vorgehen eingehen und zeigen, wie eine rechtssichere Lohnabrechnung von einem externen Service, beispielsweise Paychex Europe Payroll übernommen werden kann.

Externe Lohnabrechnung: die gesetzlichen Grundlagen

Die Lohnabrechnung unterliegt in Deutschland zahlreichen gesetzlichen Bestimmungen. Unternehmen sind verpflichtet, monatlich eine korrekte Abrechnung der Arbeitsentgelte zu erstellen. Der Gesetzgeber hat für eine umfassende Absicherung der Arbeitgeber und -nehmer konkrete Rahmenbedingungen geschaffen, die beachtet werden müssen. Dazu gehören unter anderem §11 Einkommensteuergesetz (EStG), das die Abzüge vom Bruttolohn, §10 Sozialgesetzbuch IV (SGB IV) mit den Meldepflichten zur Sozialversicherung sowie §107 Gewerbeordnung (GewO), der die schriftliche Gehaltsabrechnung vorschreibt. Jüngst sollten Arbeitgeber auch das Entgelttransparenzgesetz kennen, welches hinsichtlich von Lohnabrechnungen eine Rolle spielen kann.

Gerade durch laufende Gesetzesänderungen (z. B. durch das Jahressteuergesetz oder Änderungen in der Sozialversicherung) besteht ein hohes Risiko für Fehler. Greifen Unternehmen auf eine externe Lohnabrechnung, beispielsweise in Form einer cloudbasierten Lohnabrechnung wie Paychex Europe Payroll, bringt diese Entlastung und Rechtssicherheit.

Übrigens: Mit Paychex Europe Payroll ist es nicht nur möglich, die Gehaltsabrechnung komplett an Experten auszulagern bzw. deren Hilfe bei Bedarf in Anspruch nehmen, sondern sie auch selbständig abzuwickeln - in Eigenregie. Mit Paychex Europe Payroll profitierst du in jedem Fall von automatisierten Payroll-Prozessen und Fehlerüberprüfung im laufenden Betrieb.

Welche Vorteile bietet eine externe Lohnabrechnung?

Unternehmen profitieren auf mehreren Ebenen, wenn sie ihre Lohnabrechnung mit einer modernen Payroll-Software selbst erstellen oder erstellen lassen. Neben der Zeitersparnis spielen auch rechtliche und technische Aspekte eine große Rolle. Externe Anbieter wie Paychex verfügen über aktuelles Wissen, digitale Infrastrukturen und ein breites Leistungsspektrum - selbstverständlich in die Payroll-Software integriert.

Eine digitale Lohnabrechnung mit Payroll-Software (ob eigenständig oder ausgelagert) bietet:

• Rechtssicherheit

• Zeitersparnis

• Fehlerreduktion durch automatisierte Prozesse und Datenprüfungen
  

Darüber hinaus ermöglichen viele Anbieter, ao auch Paychex Europe Germany eine besonders benutzerfreundliche Umsetzung in der Cloud. Die Paychex Europe Payroll ist die erste ITSG-zertifizierte Cloud-Plattform für Gehaltsabrechnungen in Deutschland und bietet nicht nur höchste Sicherheitsstandards, sondern auch eine intuitive Benutzeroberfläche, mit der die externe Lohnabrechnung einfach und effizient wird.

Die Rolle digitaler Systeme für moderne Payroll-Lösungen

Digitale Technologien spielen hinsichtlich der Lohnabrechnung eine zentrale Rolle. Sie erlauben es, alle notwendigen Prozesse übersichtlich und nachvollziehbar zu gestalten. Mit modernen cloudbasierten Lösungen können alle Daten an einem zentralen Ort gespeichert und mit wenigen Klicks 24/7 abgerufen werden. Auf diese Weise können Unternehmen auch ihren Mitarbeitern effizient Erklärungen zu Lohnabrechnungen geben, ohne lange in einem Berg aus Bürokratie nach den korrekten Informationen suchen zu müssen.

Ein großer Vorteil von digitalen Strukturen ist zudem die Schnittstellenkompatibilität. Bereits bestehende HR-Systeme lassen sich einfach integrieren, sodass keine Systembrüche entstehen. Das erhöht die Effizienz und minimiert die Fehleranfälligkeit.

Externe Lohnabrechnung und unternehmensinterne Besonderheiten - die Umsetzung

Für die erfolgreiche Umsetzung der externen Lohnabrechnung ist eine gute Vorbereitung notwendig. Zunächst sollten Unternehmen nach einem kompetenten und seriösen Dienstleister Ausschau halten, sich verschiedene Angebote einholen (Payroll in Eigenregie oder Payroll auslagern?) und im Anschluss die konkreten Zuständigkeiten schriftlich bzw. vertraglich festhalten. Anschließend ist es wichtig, Datenschnittstellen zu schaffen, damit relevante Personaldaten sicher und automatisiert übermittelt werden können. Darüber hinaus müssen klare Zugriffsrechte definiert und die Archivierungspflichten gemäß §410 Abs. 1 Satz 1 HGB berücksichtigt werden.

Eine gute Kommunikation ist das A und O. So sollten Betriebe auch ihre Mitarbeiter davon in Kenntnis setzen, wenn die Lohnabrechnung von einem externen Dienstleister übernommen wird. Das schafft Transparenz und Vertrauen.

Typische Fehler bei der Erstellung einer Lohnabrechnung

Bei Lohnabrechnungen können Fehler leicht entstehen. Zu diesen gehören beispielsweise die Angabe von falschen Steuerklassen, nicht gemeldete Krankmeldungen oder verspätete Abgaben an Sozialversicherungsträger. Auch die Abrechnung von Sonderzahlungen wie beispielsweise Reisekostenpauschalen müssen korrekt angegeben werden.

Ein externer Dienstleister bzw. eine moderne Payroll-Software mit der Funktion der Fehlerüberprüfung können für Entlastung sorgen. Durch automatisierte Prüfprozesse und sichere Datenvalidierung, wie sie etwa bei Paychex Europe Payroll eingesetzt werden, lassen sich solche Fehler vermeiden.

Lohnabrechnung extern erstellen lassen – das musst du wissen

Wenn Unternehmen planen, ihre Lohnabrechnungen extern erstellen zu lassen, gibt es einiges zu beachten. Wichtig sind etwa die Einhaltung der DSGVO-Vorgaben, ein verlässlicher Support bei Rückfragen, die Kompatibilität mit bestehenden Systemen sowie eine einfache Skalierbarkeit bei Unternehmenswachstum. Zudem sind auch diese Punkte für eine externe Lohnabrechnung relevant:

• nachweislich sichere IT-Infrastruktur;

• Updates zu Gesetzesänderungen ;

• Möglichkeit, die Software je nach Bedarf flexibel anzupassen.

Durch die Beachtung dieser wenigen, aber essenziellen Kriterien sichern sich Unternehmen attraktive Vorteile und ein effizientes Arbeiten.

Externe Lohnabrechnung: Aber bitte mit einer modernen Payroll-Software und bedarfsgerechtem Service

Die Anforderungen an eine Lohnabrechnung wachsen stetig. Unternehmen, die diese Aufgabe an erfahrene Dienstleister wie Paychex Europe Germany abgeben, profitieren mehrfach: Sie gewinnen Zeit, vermeiden Fehler und schaffen Freiräume für strategische Aufgaben. Dabei ermöglichen digitale Lösungen einen einfachen Zugang, transparente Abläufe und eine durchgängige Prozessoptimierung.

Für noch mehr Informationen rund um arbeitsrechtliche Sachverhalte oder Lohnabrechnungen hat unser Blog viele spannende Artikel zu bieten. Hier erfährst du beispielsweise alles über den Unterschied zwischen Lohn und Gehalt!