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Arbeitsvertrag mit Angehörigen
Die Überlassung firmeneigener Smartphones oder Notebooks zur privaten Nutzung durch die Mitarbeiter ist steuerfrei. Doch was steuerlich Sinn ergibt, kann aus Datenschutz-Perspektive für Komplikationen sorgen.
Qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wissen um ihren Wert. Sie erwarten einiges vom Arbeitgeber. Die Bereitschaft, sich schwer nachvollziehbaren Regeln zu beugen, ist gering.
Das gilt auch für den privaten Gebrauch von Telekommunikationstechnik, die das Unternehmen bereitstellt. Warum sollte man auf dem Firmen-Handy nicht privat chatten, die berufliche E-Mailadresse für die Mail an die private Haftpflichtversicherung nutzen und das neue Regal für zuhause nicht vom Firmen-PC aus ordern? Ständig zwischen verschiedenen Geräten und Konten hin- und her zu wechseln nervt.
Vielen Arbeitgebern widerstrebt es, ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durch ein Verbot Misstrauen zu signalisieren. Selbst wenn sie die private Nutzung der Firmengeräte nicht ausdrücklich erlauben, drücken sie ein Auge zu. Andere gestatten den Privatgebrauch sogar explizit. Wenn sie Smartphone oder Tablet zum persönlichen Gebrauch freigeben, hat diese Vergünstigung zudem den Vorzug, lohnsteuerfrei zu sein.
Allerdings lauert im Hintergrund ein Problem: Wenn Privates und Berufliches nicht strikt getrennt wurden, darf das Unternehmen auf Geräte und Kommunikationsdaten im Zweifel nicht ohne Einwilligung der Betroffenen zugreifen. Das ergibt sich aus dem Persönlichkeitsrecht und dem Schutz personenbezogener Daten, die beide im Gesetz verankert sind.
Wenn das Unternehmen einen Weg findet, mit den Datenschutz-Fragen umzugehen, hat die Bereitstellung von Handys, Notebooks & Co zur privaten Nutzung durch den Arbeitgeber viel Charme. Nicht nur, weil es die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ans Unternehmen bindet. Damit lässt sich außerdem Lohnsteuer sparen. Die Überlassung (Unternehmen bleibt Eigentümer des Smartphones) ist komplett steuerfrei, die Übereignung (Smartphone geht ins Eigentum der Mitarbeitenden über) ist steuerbegünstigt. Die Internetkosten kann der Arbeitgeber ebenfalls steuerfrei übernehmen.
