Steuerfreie Personalrabatte

Personalrabatte: Für die eigenen Mitarbeiter wird’s billiger.

Darauf fallen grundsätzlich Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge an. Innerhalb bestimmter Grenzen ist der geldwerte Vorteil aus Personalrabatten jedoch steuer- und beitragsfrei:

• Zur Ermittlung des geldwerten Vorteils wird nicht der volle Preis der Waren oder Dienstleitungen angesetzt, die vom eigenen Arbeitgeber erworben wurden, sondern ein um vier Prozent verringerter Wert.

• Wenn der Arbeitnehmer aufgrund eines Personalrabatts weniger bezahlen muss als diese 96 Prozent vom Endpreis, dann ist die Differenz steuerfrei – allerdings nur bis zu einem Gesamtwert von 1.080 Euro pro Kalenderjahr

Anders gesagt: Nur wenn die vom Arbeitgeber im Jahr insgesamt gewährten Rabatte (unter Berücksichtigung der 4 Prozent Bewertungsabschlag) über 1.080 Euro liegen, fallen vom darüber liegenden Betrag Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgaben an.Als Preis, von dem die 4 Prozent Bewertungsabschlag abgezogen werden, gilt der normale Preis, wie ihn normale Kunden bezahlen müssen.

Hinweis: Für steuerfreie Personalrabatte gelten allerdings Voraussetzungen, die in § 8 Abs. 3 EStG aufgeführt sind: Sie sind nur möglich, wenn die Lohnsteuer nicht pauschaliert erhoben wird, und die Ware nicht überwiegend für die Mitarbeiter produziert bzw. die Dienstleistung nicht überwiegend für die Mitarbeiter erbracht wird.

Personalrabatte sind eine schöne Sache

Zusammengenommen kann man den eigenen Arbeitnehmern durch spezielle Mitarbeiter-Rabatte also durchaus ein nettes Extra zukommen lassen. Das gilt umso mehr, als die Steuerbegünstigung sich ohnehin nur auf echte Personalrabatte bezieht: Ermäßigungen, die ohnehin jeder Kunde bekommt (etwa im Rahmen einer Sonderverkaufsaktion), stellen keinen geldwerten Vorteil dar und müssen deshalb auch nicht versteuert werden.

Personalrabatte für Waren, die der Arbeitgeber produzieren lässt oder für andere vertreibt

Nun hat der Personalrabatt jedoch seine Grenzen. So gibt es beispielweise keinen Personalrabatt, wenn die Leistung oder das Produkt zwar aus dem Konzern stammt, bei dem der Arbeitnehmer beschäftigt ist, aber von einer anderen Konzerngesellschaft als dem eigenen Arbeitgeber.

Auf der anderen Seite sind steuerfreie Personalrabatte jedoch selbst dann möglich, wenn der Arbeitgeber die Ware nur für andere vertreibt – solange sie trotzdem als seine Ware zu betrachten ist. Das hat der Bundesfinanzhof letztes Jahr bekräftigt (BFH, 26.04.2018, VI R 39/16). In dem Fall ging es um den Personalrabatt auf eine Ware, deren Vertrieb der Arbeitgeber für ein anderes Unternehmen übernommen hatte, die er jedoch auf eigene Rechnung vertrieb. Die BFH-Richter entschieden, dass diese Konstellation nicht zwingend gegen einen Personalrabatt sprechen muss.

Die Steuervergünstigung ist möglich, wenn der Arbeitgeber das Produkt entweder als eigene Ware herstellt oder als eigene Ware vertreibt. Herstellen bedeutet in diesem Zusammenhang jedoch nicht nur, selbst zu produzieren, sondern auch, von anderen nach eigenen Vorgaben produzieren zu lassen. Und der Vertrieb als eigene Ware erfasst auch solche Fälle, in denen der Arbeitgeber die Produkte oder Dienstleistungen für ein anderes Unternehmen, aber als eigene Ware oder als eigenen Service am Markt vertreibt.

Vermittelt der Arbeitgeber dagegen bestimmte Produkte oder Leistungen Dritter nur, dann kann er seinen Mitarbeitern dafür keinen lohnsteuerfreien Personalrabatt einräumen.

Komplexes Thema: Ein professioneller Dienstleister zahlt sich aus

Die Komplexität des Themas „Personalrabatte“ zeigt, dass es viele Möglichkeiten gibt, lohnsteuerfreie „Goodies“ für die eigenen Mitarbeiter zu gestalten. Der Wermutstropfen ist die oft komplexe lohnsteuerrechtliche Seite. Es zahlt sich aus, für die konkreten Abrechnungsdetails auf einen professionellen Dienstleister zurückgreifen zu können.

Weitere Infos zum steuerfreien Personalrabatt einschließlich von Musterrechnungen finden Sie in unserem Lohn-Update „Personalrabatt: Ermittlung des geldwerten Vorteils“