Datenschutzerklärung für unsere Webinare
Im Folgenden möchten wir Sie darüber informieren, wie Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Anmeldung zu unseren Webinaren und deren Durchführung verarbeitet werden.
Auf unserer Webseite finden sich Formulare, mittels derer Sie sich zu unseren Webinaren anmelden können.
Personenbezogene Daten
Welche Daten im Einzelnen erhoben werden, ist aus dem Anmeldeformular ersichtlich. Unser Anmeldeformular enthält neben den Pflichtfeldern auch optionale Felder, die nicht zwingend erforderlich sind, oftmals aber eine verbesserte Bearbeitung ermöglichen und Rückfragen minimieren.
Wir fragen neben einer E-Mail-Adresse verpflichtend auch eine Telefonnummer ab, um im Falle von Tippfehlern dennoch in der Lage zu sein, Kontakt zu Ihnen aufnehmen zu können oder um Sie über kurzfristige Terminänderungen zu informieren.
Empfänger der personenbezogenen Daten und Drittstaatentransfer
Ihre Anmeldedaten werden zum Zwecke der weiteren Bearbeitung automatisiert an unsere Vertriebsdatenbank (Salesforce Marketing Cloud) von Salesforce.com übermittelt. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Salesforce können Sie der allgemeinen Datenschutzerklärung der Paychex Europe Germany GmbH entnehmen.
Der Versand der Webinar-bezogenen Informationen erfolgt mit Hilfe der E-Mail-Marketing Cloud der CleverReach GmbH & Co. KG in Rastede. Bei Zusage zu einem Webinar werden Ihre personenbezogenen Daten daher auch an die CleverReach GmbH & Co. KG übermittelt. Weitere Informationen zu CleverReach können Sie der allgemeinen Datenschutzerklärungder Paychex Europe Germany GmbH entnehmen.
Gegebenenfalls werden wir Sie auch per E-Mail (Microsoft Outlook) kontaktieren. In diesem Fall erhält der Anbieter von Outlook (Microsoft Ireland Operations Limited, The Atrium Building, Block B, Carmanhall Road, Sandyford Business Estate, Dublin 18) Kenntnis von Ihrer Emailadresse. Die Speicherorte sind bei der Nutzung von Microsoft-Produkten auf Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union beschränkt. Wir können aber nicht ausschließen, dass eine Übermittlung in ein Drittland (z.B. Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmont, Washington 98052, USA zwecks Auftragsverarbeitung und Vertragserfüllung und eigener Zwecke) erfolgt.
Microsoft ist nach dem EU-U.S. Privacy Framework zertifiziert. Der am 10.07.2023 in Kraft getretenen Angemessenheitsbeschluss „EU-US Data Privacy Framework“ bestätigt zertifizierten US-Unternehmen ein angemessenes Datenschutzniveau.
Des Weiteren haben wir mit Microsoft eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung und für den Fall, dass Ihre personenbezogenen Daten in andere Drittländer übertragen werden, für die kein Angemessenheitsbeschluss der EU Kommission vorliegt, die aktuellen von der EU Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln abgeschlossen sowie in der Auftragsverarbeitungsvereinbarung genannte ergänzende Schutzmaßnahmen für den Drittstaatentransfer vereinbart.
Die Länder außerhalb der EU, in denen die EU Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau gemäß Art. 45 DSGVO festgestellt hat und die entsprechenden Angemessenheitsbeschlüsse können Sie auf der Webseite der EU Kommission abrufen und einsehen.
Die aktuellen von der EU Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln können Sie im Detail hier einsehen: https://commission.europa.eu/publications/standard-contractual-clauses-international-transfers_de.
Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Anmeldedaten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sofern diese abgefragt wurde; die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.
Durchführung der Webinare
Zur Durchführung unserer Webinare nutzen wir das Tool „Zoom“, (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.
Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen.
Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben.
Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.
Welche Daten werden verarbeitet?
Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional),Abteilung (optional)
Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Ggf. Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Bitte beachten Sie, dass bei eingeschaltetem Mikrofon oder Kamera Bild- und Tonaufnahmen übermittelt werden, aus denen auf besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO (z.B. ethnische Herkunft, religiöse Überzeugung und Gesundheitsdaten) geschlossen werden kann. Durch Deaktivierung des Mikrofons bzw. der Kamera können Sie dies verhindern.
Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der professionellen und effektiven Durchführung von Online-Webinaren. Bei einer Nutzung von „Adobe Connect“ zur Durchführung von Verträgen ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. b DSGVO.
Soweit besondere Kategorien von Daten verarbeitet werden, ist Rechtsgrundlage Art. 9 Abs. 2 Buchst. a) DSGVO. Indem Sie die Kamera oder andere optionale Inhalte im Rahmen der Nutzung von Adobe Connect aktivieren, willigen Sie in die Verarbeitung dieser besonderen Kategorien von Daten ein.
Empfänger personenbezogener Daten und Drittstaatentransfer
Grundsätzlich geben wir Ihre personenbezogenen Date nicht an Dritte weiter.
Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.
„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.
Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert. Ferner ist der Anbieter von Zoom nach dem sog. EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert. Der am 10.07.2023 in Kraft getretenen Angemessenheitsbeschluss „EU-US Data Privacy Framework“ bestätigt zertifizierten US-Unternehmen ein angemessenes Datenschutzniveau.
Die Länder außerhalb der EU, in denen die EU Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau gemäß Art. 45 DSGVO festgestellt hat und die entsprechenden Angemessenheitsbeschlüsse können Sie auf der Webseite der EU Kommission abrufen und einsehen.
Die aktuellen von der EU Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln können Sie im Detail hier einsehen: https://commission.europa.eu/publications/standard-contractual-clauses-international-transfers_de.
Speicherdauer
Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.
Betroffenenrechte - Auskunftsersuchen und Löschanfragen und Tracking
Informationen zu Ihren Rechten, Cookies, Tracking und Kontaktdaten finden Sie in der allgemeinen Datenschutz der Paychex Europe Germany GmbH.