Tim, wie sieht dein beruflicher Werdegang aus? Was hast du vor deiner Zeit bei Paychex gemacht?

Ich habe ursprünglich einen Abschluss in Diplom-Sozialarbeit gemacht. Nach meinem Studium war ich jedoch lange Zeit in der Vertriebswelt großer Tech-Firmen zuhause. Ich habe bei Oracle, Microsoft, Logitech und Sennheiser gearbeitet. Ein absoluter Spezialist für das Feld der Lohn- und Gehaltsabrechnung bin ich also von Natur aus nicht – aber dafür haben wir ja unsere bestens geschulten Lohnspezialisten.

Wie profitieren Firmen von einer Auslagerung der Entgeltabrechnung an Paychex?

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein sensibles Feld. Wir bei Paychex bewegen jeden Monat vertrauensvoll und sicher Milliarden Euro an Gehältern und Löhnen. Wir sind uns unserer Verantwortung durchaus bewusst – deshalb sorgen wir dafür, dass unser Personal ausreichend qualifiziert ist und fortlaufend weitergebildet wird. Unsere Lohnabrechner kennen jeden Einzelfall – eine korrekte Entgeltabrechnung ist bei uns daher garantiert.

In der Praxis kann die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen. Wir entlasten unsere Kunden von dieser Tätigkeit und bieten einen persönlichen und termingerechten Service. Kunden können sich also entspannt zurücklehnen und sich voll und ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Welche Schwierigkeiten können entstehen, wenn Firmen die Lohn- und Gehaltsabrechnungen eigenständig, sozusagen In-House, erstellen lassen?

Entscheidet sich ein Unternehmen dazu, die Lohn- und Gehaltsabrechnung eigenständig durchzuführen, so benötigt es dafür motivierte und gut ausgebildete Mitarbeiter. Der Gesetzgeber ändert Regularien und Vorschriften ständig. Man muss also stets up to date bleiben, damit man eine fehlerhafte Abrechnung vermeidet – denn dies kann rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Die Erstellung einer Lohn- und Gehaltsabrechnung ist sehr komplex und es benötigt fundiertes Fachwissen, um auch bestimmte Sonderfälle korrekt und fehlerfrei zu bearbeiten. Dieses Spezialwissen besitzen nicht viele - qualifizierte Lohnabrechner sind daher für Unternehmen außerhalb unserer Branche schwer zu finden.

Auch im internationalen Bereich betrifft dies viele Unternehmen. Vor allem für ausländische Firmen mit Beschäftigten in Deutschland gestaltet sich die Erstellung der deutschen Entgeltabrechnung als außerordentlich kompliziert. Eine Auslagerung lohnt sich – Verantwortliche müssen sich dann nicht mehr mit den vielen rechtlichen Änderungen herumschlagen.

Warum sollte sich ein Unternehmen für Paychex entscheiden? Was macht Paychex so besonders?

Wir haben mittlerweile eine Größe und einen Spezialisierungsgrad erreicht, um jeder Kundenanforderung gerecht zu werden und auch besonderen Bedürfnissen die passende Lösung zu bieten. Ob Normallohn, öffentlicher Dienst, Baulohn, Steuerkanzleien und deren Klienten oder auch internationale Firmen – wir versuchen jedem Kunden ein zugeschnittenes Angebot zu ermöglichen. Unser Kundenstamm kommt aus allen Branchen und weist jede Größe auf. Vom 1-Mann-Unternehmen bis hin zum großen Mittelständler mit mehreren hundert Mitarbeitern ist alles dabei. Die Anonymität eines Großunternehmens lehnen wir eher ab – bei uns wird persönlicher Service großgeschrieben. Deshalb bieten wir jedem Kunden einen festen Ansprechpartner, an den er sich jederzeit wenden kann.

Wie würdest du deinen Führungsstil als Geschäftsführer der Paychex Deutschland GmbH beschreiben?

Mir macht es Spaß, Menschen zu motivieren und auf eine gemeinsame Reise mitzunehmen. Mit ihnen etwas Neues zu schaffen, Prozesse zu optimieren und Veränderungen zusammen umzusetzen. Auch Diversity spielt eine große Rolle – multinationale und multikulturelle Teams finde ich klasse und bereichernd.

Ein Austausch auf Augenhöhe ist mir bei meinen Mitarbeitern enorm wichtig – deshalb gilt bei uns im Unternehmen generell das „Du“ in der Kommunikation. Dazu gehört auch eine „Open-Door-Policy“ – meine Tür steht allen Mitarbeitern jederzeit offen und sie können sich mit ihren Anmerkungen und Sorgen stets an mich wenden. Manchmal rufe ich meine Mitarbeiter spontan auch selbst an und stelle Ihnen Fragen zu möglichen Verbesserungen im Unternehmen. Generell bevorzuge ich eine „Hands-On“-Mentalität: die Weihnachtsgeschenke für die Mitarbeiter packe ich auch gerne selbst mit ein.

Tim, du bist seit September 2020 Geschäftsführer bei Paychex – wie lautet dein bisheriges Zwischenfazit?

Zwischenfazit? Gefühlt haben wir kaum angefangen, wenn man jedoch auf die Details schaut waren es doch viele Veränderungen und eine sehr fordernde Zeit. Ich möchte das gerne in 4 Segmente unterteilen:

Corona und unsere „Operations“ (unsere eigentliche Dienstleistung) – wir haben mehr und mehr Abläufe digitalisiert und automatisiert und sind nun in einer Situation, in der wir dauerhaft flexible Arbeitsorte anbieten können. Das führt auch dazu, dass wir mehr Bewerbungen bekommen als vorher.

Vertrieb: auch da haben wir die Herausforderung einer veränderten Kommunikation angenommen und hervorragend umgesetzt. Wir sehen steigende Kundenzahlen bei tendenziell etwas größeren Kunden.

Technologie: ich war überrascht, wie wenig digital die deutsche Payroll Industrie ist. Wir haben angefangen die bestehenden Systeme zu überarbeiten und bestehende Prozesse so weit wie möglich zu automatisieren. Dabei haben wir erkannt, wie beschränkt unsere Möglichkeiten in der „alten Welt“ sind. Folgerichtig sind wir in eine neue Welt aufgebrochen. Dazu möchte ich aber an dieser Stelle nicht mehr sagen.

Und – last but not least – unser Team und unsere Kultur: Wir kommen aus einer Kultur der Anwesenheit am Arbeitsplatz, kombiniert mit einem hierarchischem Führungsstil. Es ist uns, so glaube ich, ganz gut gelungen in eine etwas moderne Welt zu gelangen, ohne dabei unsere Kultur und die Paychex Werte zu verlieren. Gezielte, wertschätzende Kommunikation verändern nicht nur die interne Stimmung, sondern letztendlich auch die Kundenzufriedenheit ins Positive. Dies sieht man an der Motivation der Mitarbeiter und letztendlich auch an unseren Geschäftsergebnissen.

Wie siehst du die Zukunft von Paychex? Wohin geht die Reise als Unternehmen?

Wie schon gesagt befinden wir uns am Anfang einer Reise, die große Auswirkungen auf uns haben wird. Wir werden zukünftig nicht nur unsere Abrechnungsservices anbieten, sondern auch Software sowie weitergehende HR Services basierend auf unserem eigenen Softwarestack. Das Fundament dafür wurde mit der Akquisition von Emply gelegt und die starke Nachfrage von Kunden nach kombinierten Lösungen aus HR-Software und Abrechnungsprogrammen- oder Dienstleistungen gibt uns Recht, dass die eingeschlagene Richtung die richtige ist. Unser Geschäftsmodell wird zukünftig deutlich erweitert sein und die Zeichen stehen deutlich auf Wachstum.

Erzähl uns noch etwas über dich als Person. Was unternimmst du gerne in deiner Freizeit?

Meine Leidenschaft ist das Motorradfahren – am liebsten über die schwäbische Alb. Mit dem Motorrad war ich außerdem auf dem Balkan, in Kapstadt und auch in San Francisco. Es gab Jahre, da habe ich mit dem Bike 12.000 bis 15.000 Kilometer zurückgelegt. Zusätzlich bastle ich gerne in meiner Garage herum und höre dabei Bundesliga. Das ist für mich ein perfekter Samstag.