Verhaltenskodex für Geschäftspartner

Geschäftspartner sind alle Drittparteien (mit Ausnahme von Kunden), mit denen Paychex eine geschäftliche Beziehung unterhält, gleich in welcher Form. Geschäftspartner sind insbesondere Joint-Venture-Partner, Konsortialpartner, Auftragnehmer, Beratungsunternehmen, Lieferanten, Verkäufer, Dienstleister, Handelsvertreter, sonstige Vertriebsmittler, Händler oder Wiederverkäufer. Der Kodex orientiert sich an der Allgemeinen Erklärung der Menschenrechte sowie den Grundprinzipien der Internationalen Arbeitsorganisation (International Labour Organization). Paychex erwartet von seinen Geschäftspartnern, dass diese ihre Geschäfte fachgerecht und im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben und professionellen Standards und diesem Kodex führen.

Geltende Bestimmungen in einem zwischen einem Geschäftspartner und Paychex geschlossenen Vertrag haben im Falle von Widersprüchen oder Abweichungen Vorrang vor den Bestimmungen dieses Kodex.

Umweltschutz

Paychex strebt die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern an, die umweltbewusst agieren und bemüht sind, die Auswirkungen ihrer Produkte oder Dienstleistungen auf die Umwelt zu verringern. Von den Geschäftspartnern wird erwartet, dass sie alle geltenden Umweltgesetze einhalten; Sicherheitspraktiken dokumentieren und veröffentlichen, um das Verletzungs- und Todesrisiko sowie das Risiko von Sach- und Umweltschäden zu reduzieren, vorsorgliche Maßnahmen ergreifen, um die Auswirkungen ihrer Geschäftstätigkeit auf die Umwelt zu verringern, Umweltverantwortung unterstützen, Lieferkettenprüfungen (Supply Chain Audits) für Umweltmanagement durchführen sowie die Entwicklung nachhaltiger und umweltfreundlicher Technologien fördern.

Ethische Geschäftspraktiken

Paychex ist der Überzeugung, dass die Implementierung angemessener Praktiken zur Korruptionsbekämpfung sowie zur Einhaltung der Arbeits- und Menschenrechte im besten Interesse seiner Kunden, Gesellschafter, Mitarbeiter, Partner und im Interesse der Gemeinschaft liegt. Aus Respekt vor den Menschenrechten erwartet Paychex von seinen Geschäftspartnern, dass sie die Grundsätze von Paychex‘ zu Menschenrechten sowie zum Arbeits- und Gesundheitsschutz, alle geltenden Arbeitsgesetze einschließlich der Gesetze zu Löhnen, Arbeitszeiten und Tarifverhandlungen einhalten, dass sie den Einsatz von Kinder- und Zwangsarbeit verbieten, die Versammlungs- und Vereinigungsfreiheit fördern, und Richtlinien befolgen, die vor Diskriminierung, Gewalt, Missbrauch und Belästigung am Arbeitsplatz schützen.

Um die Bekämpfung von Korruption und ethisches Verhalten zu fördern, ist es den Geschäftspartnern von Paychex untersagt, an Paychex und Paychex‘ Mitarbeiter – sei es direkt oder indirekt - Geldbeträge, Geschenke oder sonstige Zuwendungen, deren Wert einen rein symbolischen Wert überschreiten, anzubieten, um geschäftliche Entscheidungen zu beeinflussen. Die Geschäftspartner dürfen Zahlungen oder Spenden für politische Kampagnen nicht im Namen von Paychex leisten oder mit dem Ziel, die geschäftlichen Entscheidungen von Paychex zu beeinflussen, Paychex zu begünstigen oder die Wahrscheinlichkeit einer Zusammenarbeit mit Paychex zu erhöhen.

Diversität und Inklusion

Paychex ist der Überzeugung, dass eine vielseitige Mischung aus Menschen und Ideen Kreativität fördert und Paychex zu einem stärkeren Unternehmen macht. Paychex verpflichtet sich, ein integratives Arbeitsumfeld zu bieten, in dem alle Aspekte von Vielfalt anerkannt, geachtet und gefördert werden. Paychex erwartet von seinen Geschäftspartnern, dass sie Maßnahmen und Praktiken zur Förderung von Vielfalt und Inklusion in ihren eigenen Betrieben und Lieferketten umsetzen.

Lieferkettenprüfungen (Supply Chain Audits)

Soweit erforderlich, kann Paychex von seinen Geschäftspartner verlangen, einvernehmlich festgelegte Informationen über Lieferkettenprüfungen in Bezug auf die Produktsicherheit vorzulegen.

Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz

Paychex legt großen Wert auf Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz und erwartet von seinen Geschäftspartnern, dass sie in allen Bereichen ihrer Geschäftstätigkeit Praktiken zum Sicherheits- und Gesundheitsmanagement etablieren. Paychex erwartet von seinen Geschäftspartnern, dass sie alle geltenden Gesetze zur Sicherheit und zum Gesundheitsschutz einhalten, einschließlich der Bereiche Arbeitssicherheit, Notfallbereitschaft, Betriebsunfälle und -krankheiten, Industriehygiene, Körperbelastung, Absicherung von Maschinen, Sanitäreinrichtungen, Lebensmittel und Geschäftsräume. Ferner erwartet Paychex von seinen Geschäftspartnern, dass sie potentielle Sicherheitsrisiken, denen Mitarbeiter und Besucher ausgesetzt sind, minimieren, indem sie Sicherheitsrisken angemessen ermitteln, bewerten und dadurch reduzieren.

Finanzielle Integrität

Von den Geschäftspartnern wird erwartet, dass sie sämtliche Geschäftstätigkeiten, Unternehmensstrukturen, Vermögensverhältnisse und Leistungen in ihren Büchern und Geschäftsunterlagen transparent, präzise und im Einklang mit den geltenden Gesetzen, Vorschriften und üblichen Geschäftspraktiken darstellen. Paychex erwartet von seinen Geschäftspartnern, dass sie eine Nulltoleranzpolitik im Kampf gegen Korruption, Falschdarstellung, Erpressung, Unterschlagung, Bestechung und jede andere Art korrupter Handlungen (einschließlich Kickback-Zahlungen) mit dem Zweck, Geschäfte zu machen oder abzusichern oder unlautere oder unzulässige Vorteile zu erlangen, verfolgen.
Konfliktmineralien

Von den Geschäftspartnern wird erwartet, dass sie sicherstellen, dass Erzeugnisse und Waren, die sie an Paychex liefern, keine Metalle oder Stoffe aus Mineralien enthalten, die aus Konfliktgebieten stammen (Konfliktmineralien). Konfliktmineralien sind Mineralien und deren Derivate, die direkt oder indirekt bewaffnete Gruppen finanzieren oder anderweitig unterstützen.

Handelskontrollen

Internationale Handelskontrollgesetze und -vorschriften sowie länderspezifische Handelssanktionen betreffen internationale Transaktionen mit Waren, Dienstleistungen, Technologie und Finanztransaktionen. Von allen Geschäftspartnern wird erwartet, dass sie die geltenden internationalen Handelskontrollbestimmungen vollständig einhalten.

Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen

Paychex hat sich zum Ziel gesetzt, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das eine kontinuierliche und offene Diskussion über ethische Fragen, Compliance oder damit verbundene Angelegenheiten fördert und das Mitarbeiter ermutigt, Verstöße oder potenzielle Verstöße gegen die Grundsätze von Paychex, berufliche Standards oder geltende Gesetze und Bestimmungen zu melden, ohne Vergeltungsmaßnahmen fürchten zu müssen. Von den Geschäftspartnern wird erwartet, dass ihre Mitarbeiter keinen Belästigungen, Einschüchterungen, Bedrohungen, Zwang, Diskriminierungen oder anderen Vergeltungsakten ausgesetzt werden, wenn sie in gutem Glauben Bedenken in Bezug auf ethische Fragen oder Compliance-Angelegenheiten ausgesprochen oder an diesbezüglichen Untersuchungen teilgenommen haben.