Auslagen und Spesen richtig abrechnen

Spesen und Reisekosten: Was dazu gehört

Wer als Selbständiger für seinen Kunden unterwegs ist, streckt dem Auftraggeber Reisekosten beziehungsweise Spesen vor. Natürlich wollen Sie als Unternehmer, Handwerker, Dienstleister oder Freiberufler nicht auf Ihren Ausgaben sitzen bleiben: Holen Sie sich die Auslagen von Ihrem Auftraggeber zurück. Auch gegenüber dem Finanzamt können Sie die Auslagen steuerlich geltend machen.

Korrekt abgerechnete Auslagen für Spesen und Reisekosten ist für Unternehmer eine Möglichkeit, den Kunden von der Professionalität seines Unternehmens zu überzeugen. Zu den allgemein anerkannten Kosten, die Sie abrechnen können, zählen:

• Fahrtkosten

• Übernachtungskosten

• Verpflegungskosten

• Reisenebenkosten

Die Fahrtkosten werden am besten mit Quittungen belegt. Wenn Sie mit einem Kfz unterwegs sind, können Sie Ihre Kosten entweder über den tatsächlich angefallenen Kilometersatz – die durchschnittlichen Kosten pro Kilometer – oder über die allgemein gültige Kilometerpauschale ermitteln.

Die Ausgaben für Übernachtungen können Sie mit Belegen sehr einfach nachweisen. Achten Sie darauf, dass die Kosten für eine Übernachtung dem Wert Ihrer Dienstleistung realistisch entsprechen. Dasselbe gilt für die Verpflegung. Auch hierfür sollten Sie sämtliche Quittungen sorgfältig aufbewahren und die Ausgaben im angemessenen Bereich halten.

Zu den Reisenebenkosten gehören alle Auslagen, die Sie im Rahmen Ihrer Dienstleistung für den Kunden vorstrecken. Dazu gehören neben anderen:

• Parkgebühren

• Trinkgelder

• Telefonkosten

• Eintrittsgelder

• Unfall- und Wertverluste

Die drei Möglichkeiten zur Abrechnung

Gegenüber dem Finanzamt müssen Sie Ihre Auslagen belegbar und unter Berücksichtigung zahlreicher Regelungen angeben. Zwischen Unternehmer und Kunden gilt dagegen Vertragsfreiheit. Ihrem Auftraggeber gegenüber können Sie die Auslagen ohne Rücksicht auf Freibeträge oder Limits einfordern, es gelten die individuellen Vereinbarungen, die Sie mit Ihrem Kunden getroffen haben.

Um Ihre Reisekosten und Spesen dem Auftraggeber gegenüber geltend zu machen, können Sie eine von drei Möglichkeiten anwenden:

• Abrechnung als Nebenleistung

• Aufnahme in die Angebotskalkulation

• Belegsabrechnung

Hauptleistung und Nebenleistung – Rechnung mit doppelten Posten

Der Gesetzgeber unterscheidet im Umsatzsteuergesetz zwischen Hauptleistungen und Nebenleistungen:

• Ihre unternehmerische Leistung als Handwerker, Dienstleister oder Freiberufler stellen demnach die Hauptleistung dar.

• Als Nebenleistung gelten Reisekosten und Spesen.

Das können Sie so übernehmen und in Ihrer Rechnung die Hauptleistung und die Nebenleistung getrennt voneinander ausweisen. So kann sowohl der Kunde, als auch das Finanzamt leicht nachvollziehen, was zu Ihrer Leistung gehört und welche Auslagen Sie darüber hinaus berechnen. Für die Umsatzsteuer gilt in Bezug auf die beiden Posten als Grundsatz, dass die Nebenleistung sich der Hauptleistung unterordnet: Der Umsatzsteuersatz, den Sie für die Hauptleistung anlegen, gilt deshalb auch für die Nebenleistung.

Spesen und Reisekosten – im Angebot inklusive

Sie können auch bereits bei Ihrer Angebotserstellung Ihre voraussichtlichen Auslagen in die zu erbringende Hauptleistung einbeziehen. Dazu müssen Sie Ihre Auslagen vor der Auftragserteilung schätzen. Diese Schätzung rechnen Sie als Teil Ihrer Leistung in das Angebot mit ein.

Diese Methode hat den Vorteil, dass Sie dem Kunden gegenüber Ihre Auslagen nicht belegen müssen. Ihre Quittungen brauchen Sie in diesem Fall nur für das Finanzamt zu sammeln. Der Nachteil dieser Variante liegt darin, dass Sie mit Ihrer Schätzung auch danebenliegen können, wenn Sie höhere Auslagen haben. In diesem Fall müssen Sie mit Ihrem Kunden nachverhandeln.

Abrechnung über Belege

Als dritte Variante der Abrechnung können Sie die Quittungen für Ihre Auslagen an Ihren Kunden weiterleiten, damit er Ihre Kosten direkt an Sie begleicht. Die Rechnung für Ihre Dienstleistungen stellen Sie davon unabhängig und separat. Wenn Sie Ihre Kosten auf diese Weise von Ihrem Kunden erhalten, dann können Sie diese – anders als bei den beiden ersten Varianten der Abrechnung – nicht mehr steuerlich geltend machen.