Bürokratieentlastung: Änderungen bei der Lohnabrechnung Jahreswechsel
Das Bürokratieentlastungsgesetz III
Der Jahreswechsel steht kurz bevor. In diesem Zusammenhang möchten wir Sie über Änderungen und Neuerungen informieren.
Recht kurz vor dem Jahresende 2019 hat das „Dritte Bürokratieentlastungsgesetz“ sowohl den Bundestag wie den Bundesrat passiert. Ob es große Fortschritte an Bürokratieentlastung bringt, sei dahingestellt. Jedenfalls enthält es eine bunte Mischung an neuen Bestimmungen. Eine Reihe davon betreffen Arbeitgeber beziehungsweise die Lohnabrechnung.
In Kraft treten werden die meisten Bestimmungen am 01. Januar 2020, andere erst zur Jahresmitte 2020, zum Jahresbeginn 2021 sowie zum Jahresbeginn 2022.
Kurzfristige Beschäftigung: Pauschale Lohnsteuer bis durchschnittlich 120 Euro Tageslohn und 15 Euro Stundenlohn
Sie setzen kurzfristig Beschäftigte ein, bei pauschaler Lohnsteuer? Die Lohngrenze, bis zu der diese Möglichkeit besteht, wird ab dem ersten Januar 2020 erhöht, auf durchschnittlich 120 Euro pro Tag, und maximal 15 Euro pro Stunde.Hintergrund: Die Lohnsteuer auf das Entgelt von kurzfristig Beschäftigten kann mit 25 Prozent pauschal abgeführt werden (§ 40a EStG). ElStAM müssen bei solch kurzfristigen Beschäftigungsverhältnissen nicht abgerufen werden. Allerdings gelten für diese Pauschbesteuerung mehrere Voraussetzungen:
Es gibt eine zeitliche Beschränkung (nur gelegentliche Einsätze, höchstens 18 zusammenhängende Arbeitstage).
Der durchschnittliche Lohn pro Arbeitstag ist gedeckelt. Diese Grenze lag bisher bei 72 Euro durchschnittlichem Tageslohn. (Wird die Beschäftigung unvorhersehbar erforderlich, entfällt diese Lohngrenze auch weiterhin.)
Drittens gibt es zudem einen maximalen durchschnittlichen Stundenlohn, bisher waren das 12 Euro.
(Hinweis: Gemeint sind kurzfristige Beschäftigungen im steuerlichen Sinn, nicht kurzfristige geringfügige Beschäftigungen im Sinne der Sozialversicherung. Für diese gilt eine eigene Definition mit der zeitlichen Obergrenze von 3 Monaten oder 70 Tagen.)
Kurzfristige Beschäftigung in Deutschland
Sie setzen Mitarbeiter aus dem Ausland vorübergehend in Deutschland ein? Die Lohnabrechnung wird in solchen Fällen einfacher.
Eine neue Regelung (§ 40a Abs.7 EStG n. F.) wird es ab Januar 2021 ermöglichen, Mitarbeiter ausländischer Betriebsstätten zur kurzfristigen Beschäftigung nach Deutschland zu holen und dafür 30 Prozent pauschale Lohnsteuer abzuführen. Auch in diesem Fall müssen keine ElStAM abgerufen werden.
Voraussetzung ist, dass die Mitarbeiter in Deutschland beschränkt (bzw. im Ausland voll) steuerpflichtig sowie einer ausländischen Betriebsstätte des Arbeitgebers zugeordnet sind. Zudem dürfen sie an höchstens 18 zusammenhängenden Tagen in Deutschland arbeiten.
Pauschale Lohnsteuer auf Beiträge zur Gruppenunfallversicherung
Hat Ihr Unternehmer für alle und zumindest mehrere Mitarbeiter eine Unfallversicherung abgeschlossen? Der Betrag, bis zu der die Prämien steuerfrei bleiben, wird erhöht.
Hintergrund: Schließt ein Arbeitgeber eine gemeinsame Gruppenunfallversicherung für mehrere Arbeitnehmer ab, dann gelten die Beiträge als Arbeitslohn. Voraussetzung ist, dass die Mitarbeiter nach einem Unfall einen eigenen Anspruch gegen die Versicherungsgesellschaft haben, nicht etwa der Arbeitgeber selbst.
Die Lohnsteuer auf die vom Arbeitgeber bezahlten Prämien können mit 20 Prozent pauschal versteuert werden, wenn die Prämien einen bestimmten Grenzwert nicht überschreiten (§ 40b Abs.3 EStG). Diese Grenze steigt zum 01. Januar 2020 von 62 Euro auf 100 Euro pro Arbeitnehmer und Kalenderjahr.
Alte „Datenverarbeitungssysteme“: Bereithaltung verkürzt
Haben Sie für den Fall einer Betriebsprüfung noch einen alten Rechner im Keller, auf dem das früher eingesetzte Steuer-, Buchhaltungs- oder Lohnabrechnungssystem installiert ist? Vielleicht können Sie ihn nach dem Jahreswechsel nun entsorgen.
Hintergrund: Wechselt ein Unternehmen das für steuerliche Zwecke genutzte „Datenverarbeitungssystem“, dann musste das alte System bislang für weitere zehn Jahre einsatzbereit sein, falls das Finanzamt eine Außenprüfung durchführte (§ 147 Abs. 6 AO). So mussten alte Steuer- und Lohnabrechnungsprogramme samt den Rechnern, auf denen sie installiert waren, für ein Jahrzehnt aufbewahrt werden, selbst wenn die Lohnabrechnung mittlerweile längst an Paychex ausgelagert worden war.
Diese Verpflichtung wird zwar nicht abgeschafft, aber erleichtert: Zukünftig muss die alte Hard- und Software nur noch für fünf Jahre vorgehalten werden (Ausnahme: das Fristenende fällt ausgerechnet in eine laufende Steuerprüfung). Danach genügt dann ein maschinell auslesbarer Datenträger mit den relevanten steuerlichen Daten.
Steuerfreie betriebliche Gesundheitsförderung: 100 Euro mehr
Gehören Sie zu den Arbeitnehmern, die den Mitarbeitern Rückengymnastik oder Yoga anbieten, Seminare zu Stressbewältigung oder Kurse zu gesunder Ernährung? Ab Januar 2020 können Sie 600 Euro pro Jahr und Arbeitnehmer in solche Maßnahmen zur betrieblichen Gesundheitsförderung investieren, ohne dass Lohnsteuer anfällt.Bisher konnten Arbeitgeber für steuerfeie Angebote dieser Art bis zu 500 Euro jährlich ausgeben (§ 3 Nr. 34 EStG). Diese Pauschale wird nun um 100 Euro erhöht. Es muss sich jedoch auch weiterhin um zertifizierte Maßnahmen handeln (gemäß §§ 20, 20b SGB V).
Keine gesonderte Anmeldung neuer Gewerbebetriebe bei der Berufsgenossenschaft mehr
Eine gesonderte Anmeldung neuer Gewerbebetriebe zur gesetzlichen Unfallversicherung bei der zuständigen Betriebsgenossenschaft wird ab Juli 2020 überflüssig. Ab diesem Zeitpunkt informiert das Gewerbeamt den Unfallversicherungsträger über die Anmeldung.
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ab 2022 elektronisch
Ab 2022 wird die vom Arzt auf Papier ausgestellte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung Geschichte sein. Dazu wird eine neue Regelung als § 109 SGB IV eingefügt. Kranke Arbeitnehmer müssen dann keine „gelben Zettel“ mehr beim Arbeitgeber abgeben oder dorthin senden.
Stattdessen erfolgt ein elektronischer Datenaustausch: Die Arztpraxis sendet die Informationen an die Krankenkasse. Dort fragt der Arbeitgeber ab, ab wann und für wie lange der Arbeitnehmer arbeitsunfähig erkrankt ist. Auch das Ende der Lohnfortzahlung bei Folgeerkrankungen wird auf diese Art übermittelt.
Erleichterte Formvorschrift für Teilzeitanträge
Schließlich enthält das Gesetz auch eine Änderung, die sich eher auf das Arbeitsrecht bezieht als auf die Lohnabrechnung: Will der Arbeitgeber gemäß § 8 Abs. 5 TzBfG den Teilzeitwunsch eines Mitarbeiters ablehnen, muss er das ab kommendem Jahr nicht mehr in Schriftform (auf Papier mit eigenhändiger Unterschrift) tun. Textform genügt. Die Ablehnung kann also beispielsweise per E-Mail erfolgen.
Paychex behält die Rechtsentwicklung für Sie im Auge
Für Arbeitgeber ist es schwer, die Rechtsentwicklung im Auge zu behalten. Das gilt ganz besonders, wenn wie in diesem Fall viele verschiedene Detail-Änderungen nach dem Prinzip der „bunten Tüte“ in einem Gesetz zusammengewürfelt werden.Paychex-Kunden haben es einfacher: Sie können sich darauf verlassen, dass unsere Lohnabrechnungsexperten alle relevanten Rechtsänderungen genau kennen und anwenden.
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