Private Kommunikation übers Firmenhandy: Vorsicht, Datenschutz

Privates und Berufliches über die gleichen Kanäle?

Qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wissen um ihren Wert. Sie erwarten einiges vom Arbeitgeber. Die Bereitschaft, sich schwer nachvollziehbaren Regeln zu beugen, ist gering.

Das gilt auch für den privaten Gebrauch von Telekommunikationstechnik, die das Unternehmen bereitstellt. Warum sollte man auf dem Firmen-Handy nicht privat chatten, die berufliche E-Mailadresse für die Mail an die private Haftpflichtversicherung nutzen und das neue Regal für zuhause nicht vom Firmen-PC aus ordern? Ständig zwischen verschiedenen Geräten und Konten hin- und her zu wechseln nervt.

Vielen Arbeitgebern widerstrebt es, ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durch ein Verbot Misstrauen zu signalisieren. Selbst wenn sie die private Nutzung der Firmengeräte nicht ausdrücklich erlauben, drücken sie ein Auge zu. Andere gestatten den Privatgebrauch sogar explizit. Wenn sie Smartphone oder Tablet zum persönlichen Gebrauch freigeben, hat diese Vergünstigung zudem den Vorzug, lohnsteuerfrei zu sein.

Allerdings lauert im Hintergrund ein Problem: Wenn Privates und Berufliches nicht strikt getrennt wurden, darf das Unternehmen auf Geräte und Kommunikationsdaten im Zweifel nicht ohne Einwilligung der Betroffenen zugreifen. Das ergibt sich aus dem Persönlichkeitsrecht und dem Schutz personenbezogener Daten, die beide im Gesetz verankert sind.

Smartphone, Tablet, Notebook oder Internetkostenzuschuss vom Arbeitgeber: Damit lässt sich Lohnsteuer sparen

Wenn das Unternehmen einen Weg findet, mit den Datenschutz-Fragen umzugehen, hat die Bereitstellung von Handys, Notebooks & Co zur privaten Nutzung durch den Arbeitgeber viel Charme. Nicht nur, weil es die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ans Unternehmen bindet. Damit lässt sich außerdem Lohnsteuer sparen. Die Überlassung (Unternehmen bleibt Eigentümer des Smartphones) ist komplett steuerfrei, die Übereignung (Smartphone geht ins Eigentum der Mitarbeitenden über) ist steuerbegünstigt. Die Internetkosten kann der Arbeitgeber ebenfalls steuerfrei übernehmen.

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Handy vom Arbeitgeber, SIM-Karte privat – und eine Kündigung, die scheitert

Ein Beispiel dafür, dass die erlaubte Privatnutzung des Firmen-Smartphones dem Arbeitgeber Ärger einbringt, wurde vor einiger Zeit vom Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg entschieden. Der Vertriebschef eines kleineren mittelständischen Unternehmens hatte mit Einverständnis der Unternehmensleitung die SIM-Karte seines privaten Mobilfunkvertrags in dem von der Firma gestellten iPhone genutzt. Er installierte dort WhatsApp unter seiner Privatnummer. Auch seine berufliche E-Mail-Adresse verwendete er zur Kommunikation mit Freunden und Verwandten.

Nach einigen Jahren kam die Unternehmensführung zu der Überzeugung, der Vertriebsleiter gebe vertrauliche interne Dokumente an eine Unternehmensberatung und an Wettbewerber weiter. Sie kündigte ihm fristlos und verlangte gleichzeitig das iPhone zurück. Der Vertriebsleiter wollte das Gerät vor der Rückgabe zwar auf Werkeinstellungen zurücksetzen. Offenbar versäumte er es jedoch, die gespeicherten E-Mails und WhatsApp-Nachrichten zu löschen.

Der Mann ging mit einer Kündigungsschutzklage gegen seinen Rausschmiss vor. Der bisherige Arbeitgeber war zunächst zuversichtlich: er vertraute darauf, dass die auf dem iPhone gefundenen privaten Nachrichten die Rechtfertigung der Trennung eindeutig bewiesen. Die Arbeitsgerichte hoben jedoch die Kündigung sowohl in der ersten als auch in der zweiten Instanz wieder auf. Da der Arbeitgeber keine Berechtigung hatte, die WhatsApp- und E-Mail-Nachrichten einzusehen, unterlagen sie einem Beweisverwertungsverbot: sie durften im Prozess nicht verwendet werden.

Das Unternehmen hatte dem Gericht selbst private Mitteilungen an den Bruder und an enge Freunde des Mitarbeiters vorgelegt. Nun musste es ihm das Gehalt seit der Trennung nachzahlen. Außerdem wurde es zu Schadenersatz in Höhe von 3.000 Euro verurteilt (Aktenzeichen: LAG Baden-Württemberg, 27.01.2023 - 12 Sa 56/21).

Keine Überprüfung des Geräts ohne vorherige Möglichkeit, Privates auszusortieren

Das Landesarbeitsgericht stellte klar: Gestattet ein Arbeitgeber die private Nutzung der E-Mailadressen und Firmen-Geräte, darf er nicht ohne konkreten Verdacht mitlesen. Das gilt ebenfalls, wenn die Privatnutzung nur stillschweigend geduldet wird. Selbst wenn ein begründeter Verdacht Kontrollen rechtfertigt, ist dies dem Betreffenden vorher mitzuteilen. Er muss die Gelegenheit erhalten, vor der Prüfung sämtliche privaten Mitteilungen zu löschen oder in eigene Ordner zu verschieben, die nicht kontrolliert werden dürfen.

Es liegt auf der Hand, dass eine derartige Kontrolle in den meisten Fällen nichts Verwertbares zutage fördern wird. Sich darüber hinwegzusetzen, stellt jedoch fast immer einen Verstoß gegen die datenschutzrechtlichen Bestimmungen dar. Und der kann nicht nur deshalb teuer werden, weil Mitarbeiter dann Schadenersatzansprüche haben. Der Arbeitgeber darf die durch unzulässige Kontrollen gewonnenen Informationen nicht verwerten. Das sorgt vor dem Arbeitsgericht für schlechte Karten.

Anders ist die Sachlage, wenn der Arbeitgeber klar angeordnet hat, dass Firmen-Handys, Notebooks und die beruflichen E-Mail-Adressen nur berufsbezogen verwendet werden dürfen. In diesem Fall darf er jederzeit Einblick in die Nachrichten nehmen – schon, um die Einhaltung dieser Regelung zu kontrollieren. Wer sich nicht daran hält, muss den Eingriff in seine Privatsphäre hinnehmen.

Entweder – oder: Vertrauen oder klare Verhältnisse?

Im Ergebnis bleibt Unternehmen die Wahl zwischen zwei Ansätzen: Sie können ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern private Kommunikation über die Unternehmens-IT und die Firmen-Mobiltelefone gestatten. Damit geben sie ein Stück an Sicherheit und Zugriffsrechten auf. Oder sie verpflichten ihre Belegschaft auf strikte Trennung von Arbeit und Privatleben, auch und gerade im Kommunikationsverhalten. Das dürfte unter den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern selten Begeisterung auslösen.

Letztlich wird die Entscheidung immer von den Umständen abhängen. Dass in sicherheitsrelevanten oder sensiblen Berufsfeldern wie dem Gesundheits- oder Finanzwesen die Sicherheit Vorrang hat, lässt sich der Belegschaft sicher vermitteln. Außerdem können in manchen Fällen von der Firma gestellte Zweitgeräte für Lösungen sorgen. Selbst ein rein privat genutztes Smartphone können Arbeitgeber den Beschäftigten steuerfrei überlassen , solange es im Eigentum des Unternehmens verbleibt.

Um die Lohnabrechnungsfragen kümmert sich Paychex

Die Lohnabrechnungsfragen, die sich durch die Überlassung von Handy oder Notebook zur Privatnutzung ergeben, können Arbeitgeber an Paychex auslagern – zusammen mit der gesamten Lohn- und Gehaltsabrechnung. Schauen Sie selbst, wie unsere maßgeschneiderte Abrechnungslösungen funktionieren.