Urlaubsgeld: Tipps für Arbeitgeber

Urlaubsgeld und Urlaubsentgelt: ein entscheidender Unterschied

Jeder Beschäftigte in Deutschland hat Anspruch auf bezahlten Urlaub. Bezahlt bedeutet, dass Mitarbeiter während des Urlaubs weiter ihren Lohn oder ihr Gehalt bekommen. Die Höhe errechnet sich aus dem Durchschnitt der Bezüge in den 13 Wochen vor dem Urlaub. Diese Lohn- oder Gehaltsfortzahlung während des Urlaubs ist das Urlaubsentgelt.

„Urlaubsgeld“ klingt zwar ähnlich, ist aber etwas anderes: ein Betrag, den Sie als Arbeitgeber Ihrem Mitarbeiter anlässlich des Urlaubs zukommen lassen, zusätzlich zum Urlaubsentgelt. Der Sinn liegt auf der Hand: Das Urlaubsgeld soll die Urlaubskasse füllen. Ferien kosten etwas.

In kleineren Betrieben und Unternehmen ohne Tarifbindung wird seltener Urlaubsgeld bezahlt als bei großen, tarifgebundenen Arbeitgebern. Aber auch dort kommen solche Einmalzahlungen zum Einsatz.

Mehr zu den Begrifflichkeiten finden Sie hier.

Muss ich meinen Mitarbeitern Urlaubsgeld bezahlen?

Es gibt keinen allgemeinen, gesetzlichen Anspruch auf Urlaubsgeld. Deshalb gibt es auch keine grundsätzliche Verpflichtung, Urlaubsgeld zu bezahlen.

Manchmal wurde ein Anspruch darauf im individuellen Arbeitsvertrag vereinbart. Er kann sich auch aus einer Betriebsvereinbarung ergeben. Außerdem enthalten viele Tarifverträge Regelungen zum Urlaubsgeld. Manche davon wurden vom Bundesarbeitsminister für allgemeinverbindlich erklärt. Dann gelten sie, selbst wenn der Mitarbeiter nicht in der Gewerkschaft ist und der Betrieb nicht im Arbeitgeberverband.

Kann das Urlaubsgeld freiwillig bezahlt werden?

Urlaubsgeld kann freiwillig bezahlt werden und auch nur in einzelnen Jahren.
Allerdings kann aus einer freiwilligen Leistung ein verbindlicher Urlaubsgeldanspruch entstehen. Das geschieht dann, wenn der Arbeitgeber über mehrere Jahre zu einem bestimmten Termin ein bestimmtes Urlaubsgeld zahlt und die Arbeitgeber darauf vertrauen können, dass diese „betriebliche Übung“ nun fester Teil ihres Arbeitsverhältnisses ist. Ob es tatsächlich dazu kommt, hängt vom Einzelfall ab. Ein ausdrücklicher Freiwilligkeitsvorbehalt bei der Zahlung kann das Entstehen einer solchen betrieblichen Übung verhindern.

Wenn der Arbeitgeber nur einigen seiner Mitarbeiter ein Urlaubsgeld bezahlt, sollte er mit Sachargumenten begründen können, warum. Sonst kann es schnell zum Vorwurf kommen, er verstoße gegen das Diskriminierungsverbot oder den Gleichbehandlungsgrundsatz.

Wie hoch ist Urlaubsgeld?

Es gibt keine allgemeinen Festlegungen. Eine typische Höhe ist beispielsweise ein halbes Monatsgehalt. Die Beträge schwanken aber stark.

Wann wird das Urlaubsgeld ausgezahlt?

Auch dafür gibt es keine allgemeine Festlegung. In manchen Fällen wird das Urlaubsgeld allen Mitarbeitern zusammen mit dem Gehalt für Mai oder Juni überwiesen. Es kann aber auch individuell zu einem variablen Zeitpunkt bezahlt werden, zum Beispiel pro Urlaubstag, der genommen wird.

Eine weitere Variante besteht darin, dass das Urlaubsgeld nicht in Form einer Einmalzahlung erfolgt, sondern in zwölf Teile gesplittet und mit dem Monatslohn oder Monatsgehalt überwiesen wird.

Welchen Vorteil hat es, das Urlaubsgeld in Monatsbeträgen statt als Einmalzahlung zu gewähren?

Wird das Urlaubsgeld in Form einer Einmalzahlung gewährt, dann wird es als sonstiger Bezug besteuert. Bei der Auszahlung in Monatsbeträgen unterliegt es dem regulären Lohnsteuersatz gemäß ElStAM. Für den Mitarbeiter fällt in der Regel zunächst etwas weniger Lohnsteuer an, wenn die Zahlung verteilt wird. Das liegt an der Steuerprogression. Groß ist der Effekt in der Regel nicht, zudem wird er durch eine Einkommensteuererklärung ohnehin wieder ausgeglichen.

Ein echter Vorteil für den Mitarbeiter besteht darin, dass eine monatliche Urlaubsgeldzahlung für ein mögliches Kurzarbeitergeld berücksichtigt wird. Das ist bei einer Einmalzahlung nicht der Fall.

Das Umlegen auf Monatsbeträge sorgt dafür, dass das Urlaubsgeld fortlaufend auf die Höhe des Mindestlohns angerechnet werden kann. Andernfalls wird es nur im Monat der Einmalzahlung berücksichtigt. In beiden Fällen muss das Urlaubsgeld eine Gegenleistung für die Arbeitsleistung darstellen. Zahlt der Arbeitgeber das Urlaubsgeld rein als Zusatzleistung ohne Bezug zur Arbeitsleistung, ist es nicht mindestlohnwirksam. Das Gleiche gilt, wenn Urlaubsgeld nur widerruflich bzw. freiwillig bezahlt wird.

Allerdings erhöht ein monatlich anteilig gezahltes Urlaubsgeld, anders als eine Einmalzahlung, auch die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und die Umlagen U1 und U2.

Bei monatlicher Auszahlung des Urlaubsgeldes wird die Lohn- und Gehaltsabrechnung etwas einfacher: Falls Monatsentgelt und Urlaubsgeld zusammen den Wert der monatlichen Beitragsbemessungsgrenze überschreiten, muss eine anteilige Beitragsbemessungsgrenze errechnet und angewandt werden.

Für Paychex-Kunden ist dies kein Problem. Unsere Sachbearbeiter übernehmen die Berechnung gerne auf Wunsch.

Fazit: Urlaubsgeld bezahlen?

Urlaubsgeld kommt bei Arbeitnehmern gut an. Der Arbeitgeber sollte dabei Folgendes beachten: Aus einer freiwilligen Zahlung kann unter Umständen für den Arbeitgeber eine Pflicht werden, etwa wenn der Widerrufsvorbehalt mangelhaft formuliert wurde. Außerdem fallen darauf Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuer an. Es lohnt sich, als Alternativen steuerfreie Optionen wie einen Kindergartenzuschuss, ein Job-Ticket oder Sachleistungen bis zum Monatswert von 50 Euro zu prüfen.