Urlaubszuschuss vom Arbeitgeber: Steuerfreie oder steuerbegünstigte Erholungsbeihilfen
Erholungsbeihilfe für Arbeitnehmer
Neben dem klassischen Urlaubsgeld sind auch die Erholungsbeihilfen eine weitere Möglichkeit für Unternehmen, die Erholung ihrer Mitarbeiter finanziell zu unterstützen. Diese bietet auch Steuervorteile: die Erholungsbeihilfe kann steuerfrei sein oder lediglich mit 25 % versteuert werden.
Ein Urlaubsgeld ist nicht die einzige Möglichkeit, um Mitarbeitern ihre Erholung finanziell zu versüßen. Eine weitere Möglichkeit sind Erholungsbeihilfen. Diese bieten zusätzlich Steuervorteile.
Eine Erholungsbeihilfe kann steuerfrei sein oder nur mit 25 Prozent versteuert werden, wenn die jeweiligen Voraussetzungen vorliegen. Dann fallen auch keine Beiträge zur Sozialversicherung an. Ein Urlaubsgeld muss dagegen in jedem Fall voll versteuert werden und unterliegt der Beitragspflicht.
Variante 1: Pauschal versteuerte Erholungsbeihilfe für Arbeitnehmer, Partner und Kinder
Erholungsbeihilfen können mit 25 Prozent pauschal versteuert werden, wenn sie pro Mitarbeiter nicht mehr als 156 Euro im Kalenderjahr ausmachen. Sozialversicherungsbeiträge fallen in diesem Fall gar keine an. Für Familienmitglieder können weitere Erholungsgelder gezahlt und pauschal versteuert werden: für den Ehepartner noch einmal 104 Euro, pro Kind 52 Euro.
Wichtig:
Diese Maximalbeträge sind Freigrenzen. Bei Überschreitung muss der gesamte gezahlte Betrag regulär versteuert werden, nicht nur der darüber liegende Teil.
Zusätzlich zur pauschalen Einkommensteuer fällt der Solidaritätszuschlag an, der in diesem Fall weiterhin 5,5 Prozent beträgt. Dazu kommt gegebenenfalls die Kirchensteuer.
Nur zweckgebundene Erholungsbeihilfen sind steuerbegünstigt. Laut Lohnsteuerrichtlinien kann davon zwar ausgegangen werden, wenn sie zeitgleich mit einem Urlaub gewährt werden. Der Arbeitgeber kann sie aber zur Sicherheit direkt bezahlen, z. B. an das Urlaubshotel. Alternativ kann der Arbeitnehmer ihm durch Quittungen des Reiseveranstalters, eines Freizeitparks etc. die erholungsbezogene Verwendung nachweisen.
Steuerschuldner der pauschalierten Lohnsteuer ist der Arbeitgeber. Es steht ihm jedoch grundsätzlich frei, ob er den pauschalen Lohnsteuerbetrag selbst übernimmt oder auf den Arbeitnehmer abwälzt. Rechtsgrundlage der Pauschalbesteuerung von Erholungsbeihilfen ist § 40. Abs. 2 Nr. 3 EStG.
Variante 2: Steuerfreie Erholungsbeihilfe mit gesundheitlicher Zielsetzung
Eine komplett steuerfreie Erholungsbeihilfe ist als Unterstützung für Arbeitnehmer mit gesundheitlichen Problemen möglich. Beispielsweise werden Beihilfen des Arbeitgebers zu einer Kur von den Finanzämtern regelmäßig als steuerfreie Leistungen anerkannt. Voraussetzung ist, dass die Erholungsmaßnahme zur Wiederherstellung der Gesundheit des Mitarbeiters dient.
In diesem Fall gilt eine Obergrenze von 600 Euro pro Arbeitnehmer und Kalenderjahr, darüber liegende Beträge sind steuerpflichtig. Rechtsgrundlage sind § 3 Nr. 11 EStG bzw. LStR R 3.11, analog zu steuerfreien Beihilfen für Arbeitnehmer in Notlagen.
Allerdings verlangt die Steuerverwaltung, dass solche Beihilfen nicht willkürlich vom Chef verteilt werden. Der Arbeitgeber muss entweder dem Betriebsrat die Verteilung der dafür bereitgestellten Mittel überlassen, oder sie nach einheitlichen Regeln und in Absprache mit Arbeitnehmervertretern zuweisen. Davon ausgenommen sind nur Kleinbetriebe mit weniger als fünf Beschäftigten. Diese Vorschrift aus den Lohnsteuerrichtlinien erhöht den Aufwand aus Arbeitgebersicht deutlich. Wird sie jedoch ignoriert, kann auch hier die nächste Betriebsprüfung zu Nachzahlungen führen.
Tipp: Erholungsbeihilfe zur Abwehr von Berufskrankheiten
Ganz steuer- und abgabenfrei sind Erholungsbeihilfen, wenn sie zur Prävention anerkannter Berufskrankheiten dienen. Ein Beispiel sind Kuren für von Silikose bedrohte Arbeitnehmer. Solche Aufwendungen erfolgen überwiegend im betrieblichen Interesse erfolgen und sind deshalb kein Arbeitslohn. Das ist seit langem geltende Rechtsprechung.
Ansonsten: Lohnsteuerpflicht
Ein Erholungsgeld, dass weder die Voraussetzungen der Variante 1 noch der Variante 2 erfüllt, muss – genau wie Urlaubsgeld als Einmalzahlung – als Sonderzahlung versteuert werden. Damit fallen dann auch die vollen Sozialversicherungsbeiträge an.
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