Umlage U1: Erstattungstarife bis Ende Januar ändern

Umlageverfahren U1: Arbeitgeber können sich bis zum 27. Januar für Wahltarife entscheiden

Wie stets zum neuen Jahr können Arbeitgeber mit maximal 30 Beschäftigten, die am Umlageverfahren U1 für die Entgeltfortzahlung teilnehmen, auch zum Jahreswechsel 2020/2021 die Erstattungssätze wechseln. Voraussetzung ist, dass die gesetzlichen Krankenversicherungen ihrer Beschäftigten solche Wahlmöglichkeiten anbieten.

Die Entscheidung kann sich direkt darauf auswirken, welche Kosten für das Unternehmen im nächsten Jahr durch Lohn- und Gehaltsfortzahlung im Krankheitsfall entstehen. Viele gesetzliche Krankenkassen bieten neben einem allgemeinen Erstattungssatz ermäßigte oder erhöhte Sätze an. Im Gegenzug wird dann ein niedrigerer oder höherer Umlagesatz fällig.

Die Skala der Erstattungssätze reicht aktuell von 40 Prozent bis 80 Prozent, die Bandbreite an Beitragssätzen von 1,0 Prozent (für geringfügig Beschäftigte) bis 4,1 Prozent. Die Entscheidung für erhöhte oder ermäßigte Umlagesätze kann damit spürbare finanzielle Konsequenzen haben.

Die Festlegung auf einen bestimmten Erstattungs- und damit Umlagesatz bei einer Krankenkasse erfolgt jeweils für ein Jahr. Das Zeitfenster für Tarifänderungen ist im Januar wieder geöffnet, und zwar bis zur Fälligkeit der Sozialversicherungsabgaben für diesen Monat. Das bedeutet: Andere Erstattungssätze müssen bis zum 27. Januar 2021 verbindlich gewählt werden.

Die Grundlagen zu Entgeltfortzahlung und zum Umlageverfahren U1 im Überblick

• Entgeltfortzahlung: Arbeitgeber müssen erkrankten Arbeitnehmern bis zu sechs Wochen lang den Lohn oder das Gehalt einschließlich der Sozialversicherungsabgaben weiter bezahlen, wenn diese arbeitsunfähig sind. Erst danach folgt bei gesetzlich Krankenversicherten der Krankengeldbezug von der Krankenkasse, bei Privatversicherten gegebenenfalls der Anspruch auf Krankentagegeld. Die Pflicht zur Entgeltfortzahlung setzt voraus, dass das Arbeitsverhältnis bei Beginn der Arbeitsunfähigkeit schon vier Wochen bestanden hat. Außerdem darf der Arbeitnehmer nicht selbst für seine Arbeitsunfähigkeit verantwortlich sein. Die Pflicht zur Gehalts- und Lohnfortzahlung ist in einem eigenen Gesetz geregelt, dem Entgeltfortzahlungsgesetz.

• Umlage U1: Hat ein Unternehmen 30 Beschäftigte oder weniger, nimmt es an einem über die Krankenkassen organisierten Umlageverfahren zur Finanzierung der Entgeltfortzahlung teil. Teilzeitkräfte zählen dabei anteilig. Geringfügig Beschäftigte und Aushilfen werden bei der Ermittlung der Beschäftigtenzahl berücksichtigt, Praktikanten und Auszubildenden dagegen nicht. Die Umlage U1 dient dazu, den Betrieben einen Teil der durch Entgeltfortzahlung anfallenden Kosten zu erstatten. Das Umlageverfahren U1 ist ebenfalls einem eigenen Gesetz geregelt, dem Aufwendungsausgleichsgesetz.

• Erstattungssätze zur Entgeltfortzahlung: Den Erstattungssatz aus der Umlage bestimmen die gesetzlichen Kassen selbst. Er ist auf maximal 80 Prozent der Fortzahlung beschränkt. Den Kassen steht es frei, neben einem Standard-Erstattungssatz auch einen ermäßigten und/oder erhöhten Erstattungssatz anzubieten, den Arbeitgeber dann auswählen können. Viele gesetzliche Krankenkassen machen davon Gebrauch. Wählt der Arbeitgeber keinen besonderen Satz, gilt der allgemeine Satz. Arbeitgeber binden sich jeweils für ein Jahr.

Welcher Erstattungssatz ist sinnvoll?

Das Grundprinzip der optimalen Wahl des Erstattungssatzes ist einfach: Ist ein Arbeitnehmer häufig arbeitsunfähig erkrankt, lohnt sich ein höherer Erstattungssatz, auch wenn damit ein höherer Umlagesatz verbunden ist. Ist der Mitarbeiter so gut wie nie krank, sollte die für ihn bezahlte Umlage so niedrig wie möglich liegen.

Dennoch ist die Wahl der optimalen Erstattungssätze im konkreten Fall nicht ganz trivial. Die Entscheidung erfordert eine Übersicht über eine Vielzahl an relevanten Daten, jedenfalls dann, wenn es um mehr als zwei oder drei Beschäftigte geht. Grundlage der Entscheidung sollte eine Aufstellung sein, aus der hervorgeht, wie viel an Entgeltfortzahlung durchschnittlich auf welche Kasse entfällt. Im Einzelnen benötigt man die folgenden Informationen:

• Welche gesetzlichen Krankenkassen sind für jeweils wie viele Beschäftigte zuständig?

• Wie häufig fällt jeder der Beschäftigten im Durchschnitt wegen Krankheit aus?

• Welche Auswahl an Erstattungssätzen bieten die für den Arbeitgeber relevanten Kassen an?

• Wie viel verdienen die Arbeitnehmer, d.h. welche Kosten fallen im Krankheitsfall für die Entgeltfortzahlung an?

Natürlich bleibt auch diese Entscheidung – wie jede Versicherung – davon abhängig, wie sich die Situation tatsächlich entwickelt. Ein bislang kerngesunder Mitarbeiter kann durchaus ein chronisches Leiden mit häufigen Ausfallzeiten entwickeln.

Erschwerend kommt hinzu, dass die Kassen das Verhältnis von Erstattungsanteil und Umlagesatz nicht einfach linear gestalten. Mit anderen Worten: Wenn alternativ zur 50-prozentigen eine 80-prozentige Erstattung angeboten wird, liegt deren Umlagesatz in der Regel höher als das 1,6-fache, das sich bei einfacher Hochrechnung ergibt. Stattdessen muss der höhere Erstattungssatz meist mit einem überproportional höheren Umlagesatz bezahlt werden.

Tipp: Die TK stellt auf ihrer Website einen Umlagesatz-Rechner bereit, der die Umlagehöhe und die Erstattungsansprüche in Bezug auf das Gesamtbrutto errechnet. Der Rechner bezieht sich nur auf von der TK angebotenen Erstattungs- und Umlagesätze (derzeit 80, 70 und 50 Prozent). Für einen ersten Überschlag ist er dennoch generell tauglich.

Privat krankenversicherte Arbeitnehmer?

Auch Beschäftigte mit privater Krankenversicherung haben Anspruch auf Entgeltfortzahlung, wenn sie arbeitsunfähig krank werden. Deshalb muss auch für sie Umlage U1 bezahlt werden. Zuständig ist in diesem Fall die Krankenkasse, über die die Rentenversicherungsbeiträge eingezogen werden.

Ihr Ansprechpartner bei Paychex berät Sie gerne

Derzeit wird der jeweilige Erstattungssatz zwischen Arbeitgeber und Krankenkasse vereinbart, soweit überhaupt eine Wahlmöglichkeit besteht. In der Regel muss dafür eine ausgefüllte Wahlerklärung übermittelt werden. Für die Zukunft ist beabsichtigt, dass die Wahlmöglichkeit digital ausgeübt werden kann. Diese Pläne sind allerdings noch nicht konkret.

Vergessen Sie nicht, Ihren Paychex-Ansprechpartner zu informieren, falls sich die Umlage- und Erstattungssätze für Ihr Unternehmen ändern. Unsere Mitarbeiter stehen auch gerne bereit, um Paychex-Kunden bei Fragen zur Entgeltfortzahlung zu beraten. Als professionelle Abrechnungsdienstleister kennen wir die Details des Umlageverfahrens U1 auch aus der Praxis.

Weitere Informationen von Paychex zur Entgeltfortzahlung und zum Umlageverfahren:

• Entgeltfortzahlung - Anspruch und Voraussetzung

• Entgeltfortzahlung - Praxisfragen

• U1 und U2: Die Verfahren zum Ausgleich der Entgeltfortzahlung bei Mutterschaft und Krankheit

• Entgeltfortzahlung und Übergang des Schadensersatzanspruchs auf den Arbeitgeber