Bewirtung von Arbeitnehmern – steuerpflichtiger Arbeitslohn?

Bewirtung von Geschäftsfreunden

Werden Personen bewirtet, zu denen schon Geschäftsbeziehungen bestehen oder zumindest angebahnt werden sollen, und nehmen an solchen Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass auch Arbeitnehmer des eigenen Unternehmens teil, so werden zwar nur 70 % der angemessenen und nachgewiesenen Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben anerkannt (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG), aber es handelt sich hierbei nicht um steuerpflichtigen Arbeitslohn (R 4.10 Abs. 6 Satz 7 EStR, R 8.1 Abs. 8 Nr. 1 LStR). Auch die Teilnahme von Arbeitnehmern an Bewirtungen im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit, wie beispielsweise bei Betriebsbesichtungen, ist geschäftlich veranlasst (R 4.10 Abs. 6 Satz 3 EStR) und führt nicht zu steuerpflichtigem Arbeitslohn.

Arbeitnehmerbewirtung während einer Auswärtstätigkeit

Bewirtet ein Arbeitgeber seine eigenen Arbeitnehmer während einer Auswärtstätigkeit und es nehmen daran keine Geschäftsfreunde teil, handelt es sich nicht um eine Bewirtung aus geschäftlichem Anlass, sondern um eine übliche Beköstigung – sofern der Wert der einzelnen Mahlzeit 40 € (einschließlich Umsatzsteuer) nicht übersteigt. Dabei ist die Mahlzeit mit dem tatsächlichen Preis anzusetzen und kein Abschlag von 4 % vorzunehmen. Die Beköstigung des Arbeitnehmers kann aber mit dem amtlichen Sachbezugswert versteuert werden (2012: 2,87 € für ein Mittag- oder Abendessen). Ist der Wert der Mahlzeit höher als 40 €, kann in Höhe des bei Auswärtstätigkeiten steuerfreien und noch nicht ausgeschöpften Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen Steuerfreiheit in Anspruch genommen werden. Der den steuerfreien Teil übersteigende Betrag ist in die Prüfung der 44-€-Freigenze einzubeziehen und gegebenenfalls als Arbeitslohn zu versteuern (R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 LStR).

Arbeitsessen bei einem außergewöhnlichen Arbeitseinsatz

Eine Bewirtung von Arbeitnehmern anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, zum Beispiel während einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung oder Sitzung, im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufes gilt nicht als steuerpflichtiger Arbeitslohn, sofern sie den Wert von 40 € pro Arbeitnehmer nicht überschreitet (R 8.1 Abs. 8 Nr. 1 LStR, R 19.6 Abs. 2 Satz 2 LStR). Auch hier ist vom tatsächlichen Wert der Mahlzeit einschließlich Umsatzsteuer auszugehen. Soll diese Bewirtung der Arbeitnehmer in einer Gaststätte erfolgen, liegt kein steuerpflichtiger Arbeitslohn vor, wenn der außergewöhnliche Arbeitseinsatz oder die außergewöhnliche betriebliche Besprechung für den Gaststättenbesuch lediglich unterbrochen wird.

Praxistipp: Notieren Sie den Anlass für den außergewöhnlichen Arbeitseinsatz oder die außergewöhnliche betriebliche Besprechung oder Sitzung und bewahren Sie diese Aufzeichnungen mit den Abrechnungsbelegen für die Arbeitnehmerbewirtung auf.

Regelmäßige Arbeitsessen und Essen mit Belohnungscharakter

Steht die Bewirtung der Arbeitnehmer im Vordergrund, handelt es sich immer um steuerpflichtigen Arbeitslohn, auch wenn während des Essens betriebliche Sachverhalte besprochen werden.

In gleicher Weise führt ein Arbeitsessen, das in einer Gaststätte am Sitz des Unternehmens mit einer gewissen Regelmäßigkeit stattfindet, bei den daran teilnehmenden Arbeitnehmern zu steuerpflichtigem Arbeitslohn (BFH vom 4.8.1994 – BStBl. 1995 II S. 59).

Auch bei Arbeitsessen, die Belohnungscharakter haben, ist von steuerpflichtigem Arbeitslohn ausgehen. Diese Bewirtungen sind als Gegenleistung für das Zurverfügungstellen der individuellen Arbeitskraft anzusehen. Die tatsächlichen Kosten (einschließlich Umsatzsteuer) sind als Arbeitslohn zu versteuern (R 8.1 Abs. 8 Nr. 3 LStR).

Praxistipp: Betragen die tatsächlichen Bewirtungskosten pro Teilnehmer maximal 44 €, sollten Sie prüfen, ob für den jeweils teilnehmenden Arbeitnehmer die mo-natliche 44-€-Sachbezugsgrenze noch zur Verfügung steht, und diese hier anwenden (§ 8 Abs. 2 Satz 9 EStG).

Bewirtungen bei Betriebsveranstaltungen

Die Teilnahme und damit auch die Bewirtung bei einer üblichen Betriebsveranstaltung führt nicht zu steuerpflichtigem Arbeitslohn, wenn nicht mehr als zwei solche Veranstaltungen jährlich durchgeführt werden und die Zuwendungen bei einer Betriebsveranstaltung insgesamt 110 € (einschließlich Umsatzsteuer) je teilnehmendem Arbeitnehmer nicht übersteigen (R 8.1 Abs. 8 Nr. 1 LStR, R 19.5 Abs. 4 und Abs. 5 LStR, § 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG).

Betriebsveranstaltungen sind ebenfalls Pensionärstreffen für alle im Ruhestand befindlichen ehemaligen Arbeitnehmer eines Betriebes und Feiern anlässlich besonderer (10-, 20-, 25-, 30-, 40-, 50- oder 60-jähriger) Arbeitnehmerjubiläen mehrerer Mitarbeiter. Diese Veranstaltungen werden gesondert gezählt.

Diensteinführung, Funktionswechsel, rundes Arbeitsjubiläum oder Verabschiedung

Arbeitnehmerbewirtungen aus Anlass der Diensteinführung, eines Amts- oder Funktionswechsels, eines runden Arbeitnehmerjubiläums oder der Verabschiedung eines Arbeitnehmers sind nicht als Arbeitslohn anzusehen, sofern die Aufwendungen für diese üblichen Sachleistungen des Arbeitgebers nicht mehr als 110 € (einschließlich Umsatzsteuer) je teilnehmender Person betragen. Geschenke bis zu einem Gesamtwert bis 40 € sind in die 110-€-Grenze einzubeziehen (R 19.3 Abs. 2 Nr. 3 LStR).

Eine allgemein betrieblich veranlasste Bewirtung ist ausschließlich die Bewirtung von Arbeitnehmern des bewirtenden, also eigenen Unternehmens (R 4.10 Abs. 7 Satz 1 EStR)Die Aufwendungen sind steuerlich als Betriebsausgaben voll abzugsfähig. Es ist aber zu prüfen, ob steuerpflichtiger Arbeitslohn vorliegt. Arbeitnehmerbewirtung während einer AuswärtstätigkeitMaßgebend ist der tatsächliche Preis der Mahlzeit (einschließlich Umsatzsteuer). Bei Mahlzeiten bis 40 € kann als Arbeitslohn der Sachbezugswert angesetzt werden. Bei Mahlzeiten über 40 € können die bei Auswärtstätigkeit steuerfreien Beträge für Verpflegungsmehraufwendungen genutzt werden. Übersteigende Beträge können in die 44-€-Freigrenze einbezogen werden (R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 LStR). Arbeitsessen, die im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufs während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes bzw. einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung oder Sitzung stattfindenVergütungen an Arbeitnehmer für Leistungen beson-derer Art sind steuerpflichtiger Arbeitslohn. Als Arbeitslohn ist der tatsächliche Preis der Mahlzeit anzusetzen (R 8.1 Abs. 8 Nr. 3 LStR). Alternativ kann hierfür die 44-€-Sachbezugsfreigrenze genutzt werden (§ 8 Abs. 2 Satz 9 EStG). Bewirtungsaufwendungen aufgrund der besonderen Arbeitsleistung eines ArbeitnehmersVergütungen an Arbeitnehmer für Leistungen besonderer Art sind steuerpflichtiger Arbeitslohn. Als Arbeitslohn ist der tatsächliche Preis der Mahlzeit anzusetzen (R 8.1 Abs. 8 Nr. 3 LStR). Alternativ kann hierfür die 44-€-Sachbezugsfreigrenze genutzt werden (§ 8 Abs. 2 Satz 9 EStG). Arbeitnehmerbewirtungen anlässlich von üblichen Betriebsveranstaltungen Die Bewirtung von Angehörigen des Arbeitnehmers oder von Personen, die zur Gestaltung beitragen, ist unschädlich (R 4.10 Abs. 7 Satz 4 EStR).– Betragen die Aufwendungen des Arbeitgebers an den einzelnen Arbeitnehmer einschließlich Um-satzsteuer mehr als 110 €, sind die Aufwendungen dem Arbeitslohn des Arbeitnehmers hinzuzurechnen (R 19.5 Abs. 4 LStR).– Zuwendungen an Angehörige des Arbeitnehmers sind dem Arbeitnehmer zuzurechnen (R 19.5 Abs. 5 LStR).– Für den Arbeitgeber besteht die Möglichkeit die Lohnsteuer mit 25 % zu pauschalieren (§ 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG).Beachte:Werden Geschäftsfreunde des Unternehmers mitbewirtet, ist der Abzug als Betriebsausgaben auf 70% begrenzt. Wird der Anteil der Bewirtung von Arbeitnehmern des eigenen Unternehmens ermittelt, kann dieser Anteil der Aufwendungen unbegrenzt abgezogen werden (R 4.10 Abs. 7 Satz 3 EStR). Arbeitnehmerbewirtungen anlässlich– der Diensteinführung,– eines Amts- oder Funktionswechsels,– eines runden (10-, 20-, 25-, 30-, 40-, 50-, 60-jährigen) Arbeitnehmerjubiläums oder– der Verabschiedung eines oder mehrerer ArbeitnehmerBetragen die Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer mehr als 110 € je teilnehmender Person, sind die Aufwendungen dem Arbeitslohn des Arbeitnehmers hinzuzurechnen (R 19.3 Abs. 2 Nr. 3 und R 19.5 Abs. 2 Nr. 3 LStR).