Start des ELStAM-Verfahrens und Umstellung der Entgeltabrechnung

Als Starttermin für das ELStAM-Verfahren wird der 1. November 2012 festgelegt. Ab diesem Zeitpunkt können Arbeitgeber die ELStAM ihrer Arbeitnehmer mit Wirkung ab 1. Januar 2013 abrufen.

Dabei soll das Kalenderjahr 2013 als Einführungszeitraum gelten. Den Arbeitgebern wird somit ein längerer Umstellungszeitraum gewährt, wobei die ELStAM der Arbeitnehmer spätestens für den letzten im Kalenderjahr 2013 endenden Lohnsteuerabzugszeitraum abzurufen sind. Ein Abruf mit Wirkung ab 2014 ist verspätet.

Papierverfahren im Einführungszeitraum

Solange Sie als Arbeitgeber im Einführungszeitraum das ELStAM-Verfahren nicht anwenden, sind dem Lohnsteuerabzug entweder die Lohnsteuerkarte 2010 oder eine vom Finanzamt ausgestellte Ersatzbescheinigung 2011, 2012 oder 2013 zugrunde zu legen.

Beachte: Im Papierverfahren muss für die Steuerklassen I bis V (also im ersten Dienstverhältnis des Arbeitnehmers) in jedem Fall eines dieser Dokumente vorliegen.

Eine Ausnahme gilt für ledige Auszubildende, die im Kalenderjahr 2013 ein Ausbildungsverhältnis beginnen. Sie können ohne Vorlage einer Ersatzbescheinigung nach Steuerklasse I abgerechnet werden. Der Auszubildende muss Ihnen dazu die steuerliche Identifikationsnummer, das Geburtsdatum und die Konfessionszugehörigkeit zu einer steuererhebenden Religionsgemeinschaft mitteilen und schriftlich bestätigen, dass es sich um ein erstes Dienstverhältnis handelt. Diese Bestätigung ist zum Lohnkonto zu nehmen. Wurde diese Vereinfachungsregelung bereits im Kalenderjahr 2011 oder 2012 in Anspruch genommen, ist von diesen Auszubildenden schriftlich zu bestätigen, dass es sich weiterhin um das erste Dienstverhältnis handelt.Von der Lohnsteuerkarte 2010 oder einer Ersatzbescheinigung abweichende Lohnsteuerabzugsmerkmale sind im Lohnsteuerabzugsverfahren nur dann anzuwenden, wenn sie anhand einer der folgenden amtlichen Bescheinigungen nachgewiesen werden:– Mitteilungsschreiben des Finanzamts über die erstmals elektronisch gespeicherten Daten für den Lohnsteuerabzug, sofern gleichzeitig die Lohnsteuerkarte 2010 oder die Ersatzbescheinigung 2011 des Arbeitnehmers mit einer der Steuerklassen I bis V vorliegt.– Ausdruck oder sonstige Papierbescheinigung des Finanzamtes mit der ab 2012 oder 2013 gültigen ELStAM, sofern gleichzeitig die Lohnsteuerkarte 2010 oder die Ersatzbescheinigung 2011, 2012 oder 2013 mit einer der Steuerklassen I bis V vorliegt.– Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug, die bei unzutreffenden ELStAM aufgrund abweichender Meldedaten vom Finanzamt ausgestellt worden ist, sofern gleichzeitig die Lohnsteuerkarte 2010 oder die Ersatzbescheinigung 2011, 2012 oder 2013 mit einer der Steuerklassen I bis V vorliegt.Die in den vor dem 1. Januar 2013 ausgestellten Ausdrucken und sonstigen Papierbescheinigungen eingetragenen Lohnsteuerabzugsmerkmale zu Steuerklasse, Kinderfreibeträgen, Frei- bzw. Hinzurechnungsbetrag, Konfessionszugehörigkeit und Faktor bleiben bis zur Anwendung des ELStAM-Verfahrens weiterhin gültig. Für das Papierverfahren ist kein erneuter Antrag des Arbeitnehmers erforderlich.Arbeitnehmer ohne Lohnsteuerkarte 2010 bzw. ohne Ersatzbescheinigung 2011 oder 2012 haben bei ihrem Wohnsitzfinanzamt für 2013 eine Ersatzbescheinigung für den Lohnsteuerabzug zu beantragen, wenn Sie als Arbeitgeber im Einführungszeitraum das ELStAM-Verfahren noch nicht anwenden. Die in der letzten amtlichen Bescheinigung ausgewiesenen Lohnsteuerabzugsmerkmale sind – unabhängig von der eingetragenen Gültigkeit – in das Lohnkonto zu übernehmen und dem Lohnsteuerabzug zugrunde zu legen. Sämtliche zu einem früheren Zeitpunkt angegebenen Lohnsteuerabzugsmerkmale werden damit ungültig.

Hinweis: Die bisher auf der Lohnsteuerkarte eingetragenen Frei- und Hinzurechnungsbeträge verlieren bei Umstellung auf das elektronische Verfahren ihre Gültigkeit und müssen für das Jahr 2013 neu beantragt werden. Diese Anträge können von Ihren Arbeitnehmern bereits ab Oktober 2012 gestellt werden.