Sachbezugswerte, Teil 2: Arbeitgeberzuschüsse zu Mahlzeiten 2024

Pauschale Beträge für vom Arbeitgeber bezahlte Mahlzeiten und Unterkunft

Im ersten Teil unseres Überblicks ging es darum, dass der geldwerte Vorteil für bestimmte Formen von Sachlohn – Unterkunft und Verpflegung – in der Lohnabrechnung grundsätzlich durch pauschale Beträge erfasst wird. Außerdem wurden die Sachbezugswerte für vom Arbeitgeber gestellte Unterkünfte erläutert.

Im zweiten Teil sind nun die Sachbezugswerte für Mahlzeiten Thema, die der Arbeitgeber für Mitarbeiter ganz bezahlt oder zumindest bezuschusst.

Vom Arbeitgeber bezahlte oder bezuschusste Verpflegung

Der Sachbezugswert von Verpflegung, die der Arbeitnehmer den Arbeitnehmern ganz oder teilweise bezahlt, beträgt bei Vollverpflegung im Jahr 2024 pro Monat 313 Euro. Im Vorjahr galt ein Betrag von 288 Euro. Der monatliche Sachbezugswert stieg damit um 25 Euro.

Dem entsprechen folgende, seit 01. Januar 2024 geltende Einzelbeträge:

Diese Werte gelten für Arbeitnehmer ebenso wie für Auszubildende, und zwar unabhängig vom Alter, also auch für Minderjährige.

Das Alter spielt dagegen eine Rolle, wenn auch die Familie von Beschäftigten einbezogen ist und beispielsweise verbilligt in der Firmenkantine essen kann. Dieser zusätzliche geldwerte Vorteil muss ebenfalls berücksichtigt werden. Bezahlt oder bezuschusst der Arbeitgeber nicht nur die Mahlzeiten der Beschäftigten selbst, sondern auch von Familienangehörigen, gelten für sie abhängig vom Alter folgende prozentuale Sachbezugswerte:

Maßgeblich ist jeweils das Alter der betreffenden Person im ersten abgerechneten Zeitraum des Kalenderjahrs. Arbeiten beide Eltern beim selben Arbeitgeber, werden ihnen die Sachbezugswerte für die Verpflegung der Kinder je zur Hälfte zugewiesen.

Der Sachbezugswert von Mahlzeiten

Die Regelungen zur Bewertung von Arbeitgeber-Zuschüssen zu Mahlzeiten finden sich neben den Gesetzen auch in den Lohnsteuer-Richtlinien und einem BMF-Schreiben (LStR R 8.1 Abs. 7 2023 und BMF vom 18.01.2019)

Falls der Arbeitgeber selbst eine Kantine oder Gaststätte betreibt, sind als geldwerter Vorteil grundsätzlich die Sachbezugswerte anzusetzen. Der tatsächliche Endpreis der Mahlzeit kommt nur dann in Betracht, wenn die Mahlzeiten überwiegend für Gäste oder Kunden zubereitet werden. Das Gleiche gilt, wenn der Arbeitgeber die Kantine nicht selbst betreibt, dem Betreiber jedoch eine verbilligte Raummiete, Energieversorgung etc. einräumt und so die Mahlzeiten für seine Mitarbeiter subventioniert.

Zahlt der Arbeitnehmer für die Mahlzeit weniger als den Sachbezugswert, ist die Differenz als geldwerter Vorteil steuerpflichtig. Maßgeblich ist der Preis der Mahlzeit einschließlich Umsatzsteuer. Zahlt der Beschäftigte einschließlich Umsatzsteuer zwei Euro für das ansonsten vom Arbeitgeber bezuschusste Mittagessen, entsteht ein geldwerter Vorteil von 2,13 Euro, da der Sachbezugswert 4,13 Euro beträgt.

Die Sachbezugswerte gelten selbst dann, wenn der Mitarbeiter, dem der Arbeitgeber eine verbilligte Mahlzeit ermöglicht, im Homeoffice arbeitet oder als Teilzeitkraft mit maximal sechs Stunden täglich keinen Anspruch auf eine Essenpause hat.

Besondere Bestimmungen bei Essensmarken

Die Lohnsteuerrichtlinien enthalten eine Reihe von Festlegungen zur Anwendung der Sachbezugswerte auf digitale oder Papier-Essenmarken, Restaurant-Schecks und dergleichen, die der Arbeitgeber ganz oder teilweise bezahlt. Sie gelten auch für den Fall, dass der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber Einzelbelege vorlegt.

• Wenn der Arbeitgeber-Zuschuss zu den Essensmarken den Sachbezugswert um maximal 3,10 Euro überschreitet, gilt trotzdem nur der Sachbezugswert als geldwerter Vorteil. Liegt der Zuschuss jedoch über der Summe aus Sachbezugswert und 3,10 Euro, entspricht der geldwerte Vorteil dem tatsächlichen Zuschuss.
  
  
• Der Zuschuss des Arbeitgebers darf also über dem Sachbezugswert liegen. Den Preis der Mahlzeit darf er jedoch nicht überschreiten.
  
  
• Der Sachbezugswert gilt für Essensmarken nur, wenn lediglich eine Essensmarke pro Mahlzeit und Arbeitstag genutzt werden kann, und dies nicht an Krankheits- und Urlaubstagen.
  
  
• Während der ersten drei Monate einer Auswärtstätigkeit dürfen ebenfalls keine Sachbezugswerte für den geldwerten Vorteil von Essensmarken angesetzt werden. In dem Fall gelten die Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand.
  
  
• Somit dürfen im Kalenderjahr nicht mehr Essensmarken genutzt werden, als den Arbeitstagen des Beschäftigten entspricht, wobei die Tage mit Auswärtstätigkeiten während der ersten drei Monate zusätzlich abgezogen werden müssen.
  
  
• Grundsätzlich müssen zur Abrechnung von Essensmarken gemäß Sachbezugswert die Abwesenheitstage des Mitarbeiters erfasst werden, als Nachweis für die Einhaltung der Voraussetzungen. Davon gilt allerdings eine Ausnahme: auf das Erfassen der Abwesenheitstage dürfen Arbeitgeber verzichten, wenn erstens maximal 15 Marken pro Beschäftigtem und Monat bereitgestellt werden und diese Beschäftigten zweitens durchschnittlich an nicht mehr als drei Tagen pro Monat auswärts tätig sind. Das ist die sogenannte „15er-Regelung“.
  
  
• Für die Essensmarke muss es tatsächlich eine Mahlzeit geben, die während der Arbeitspause eingenommen wird, nicht etwa Lebensmittel, aus denen sich der Mitarbeiter selbst eine Mahlzeit kocht, und keine Mahlzeiten für den folgenden Tag.
  
  
• Die Einhaltung der Regeln sollte im Vertrag über die Essensmarken abgebildet sein. Eine direkte Vertragsbeziehung zwischen Arbeitgeber und Restaurant (Akzeptanzstelle) muss jedoch nicht bestehen. Der Vertrag kann stattdessen beispielsweise mit einem Anbieter digitaler Essensmarken geschlossen werden.
  
  
• Die digitalisierten Einzelbelege des Arbeitnehmers oder die elektronischen Nachweise über die Nutzung von Essensmarken durch einen Dienstleister müssen als Teil des Lohnkontos aufbewahrt werden.

Verschiedene Fälle der Bewertung von Essensmarken

• Liegt der Wert der vom Arbeitgeber bezahlten Essensmarke unter dem Sachbezugswert?
  Dann wird nur der Wert der Essensmarke als geldwerter Vorteil behandelt.
  Beispiel: Die Essensmarke ist 2,50 Euro wert, den Rest der Mahlzeit bezahlt der Arbeitnehmer selbst. Damit liegt auch der geldwerte Vorteil bei 2,50 Euro, da der Sachbezugswert des Mittagessens bei 4,13 Euro liegt.
  
  
• Liegt der Wert der vom Arbeitgeber bezahlten Essensmarke entweder auf Höhe des Sachbezugswerts oder maximal 3,10 Euro darüber?
  Dann gilt nur der Sachbezugswert als geldwerter Vorteil. Beispiel: Der Wert der Essenmarke liegt bei 7,20 Euro. Als geldwerter Vorteil wird der Sachbezugswert von 4,13 Euro angesetzt, da der Wert der Essensmarke nur um 3,07 Euro über dem Sachbezugswert liegt.
  
  
• Liegt der Wert der vom Arbeitgeber bezahlten Essenmarke um mehr als 3,10 Euro über dem Sachbezugswert?
  Dann gilt der Wert der Marke als geldwerter Vorteil. Beispiel: Die Essensmarke fürs Mittagessen hat einen Wert von 8 Euro. Als geldwerter Vorteil müssen diese 8 Euro berücksichtigt werden.
  
  
• Entspricht der Beitrag des Arbeitnehmers zur Essensmarke dem Sachbezugswert oder liegt er darüber, während der Arbeitgeber nur den Restbetrag trägt?

Dann ist kein geldwerter Vorteil zu berücksichtigen. Beispiel: Die Essensmarke ist 7,20 Euro wert, davon trägt der Arbeitnehmer 4,13 Euro, der Arbeitgeber übernimmt 3,07 Euro. Auf diese 3,07 Euro müssen weder Lohnsteuer noch Sozialversicherungsabgaben abgeführt werden.

Die angegebenen Beträge beziehen sich auf das Jahr 2024 und auf die Verrechnungswerte der Marken. Voraussetzung ist jeweils, dass die oben genannten Voraussetzungen eingehalten werden, also beispielsweise Abwesenheitstage erfasst werden oder maximal 15 Marken pro Monat ausgegeben werden.

Pauschale Lohnsteuer

Der geldwerte Vorteil der vom Arbeitgeber bezahlten oder bezuschussten Mahlzeiten kann pauschal mit 25 Prozent versteuert werden. Das ergibt sich aus dem Einkommensteuergesetz (§ 40 Abs. 2 Nr. 1 EStG). Voraussetzung ist, dass kein arbeitsvertraglicher Anspruch auf die Mahlzeiten als Form von Sachlohn besteht.

In Folge der Pauschalbesteuerung ist der geldwerte Vorteil der Mahlzeiten auch nicht sozialversicherungspflichtig (§ 1 Abs. 1 Nr. 3 SvEV).

Wenn der Wert der Mahlzeiten variiert, etwa weil das Kantinenessen von Tag zu Tag schwankt, kann für als Berechnungsgrundlage der Pauschalversteuerung der monatliche Durchschnittswert angesetzt werden.

Zuschuss zur Verpflegung statt Barlohn?

Werden Essensmarken auf Grundlage einer Entgeltumwandlung gewährt, muss dazu der Arbeitsvertrag geändert werden, zum Beispiel durch eine Zusatzvereinbarung. In dem Fall kommt beim Lohnsteuerabzug zum verringerten Barlohn der Wert der Essensmarken dazu, entweder gemäß Sachbezugswert oder dem Verrechnungswert der Marken. Entscheidend sind die oben genannten Kriterien.

Eine rein praktisch durchgeführte Entgeltumwandlung ohne Änderung des Arbeitsvertrags führt zu keiner Änderung des Lohnsteuerabzugs für den Barlohn, selbst wenn weniger ausgezahlt wird. Der nicht ausgezahlte Betrag wird allerdings vom Wert der Verpflegung abgezogen, so dass sich die Lohnsteuer auf diese Sachlohnleistung verringert.

Typische Gestaltungen von Essensmarkenregelungen

Zwei häufige Gestaltungen bei der Gewährung von Essensmarken:

• Der Arbeitgeber übernimmt den Sachbezugswert für 15 Mittagessen pro Monat, für 2024 also 61,95 Euro pro Monat. Diesen Betrag versteuert er pauschal mit 25 Prozent Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge fallen nicht an. Der Rest der Kosten des Mittagessens trägt der Beschäftigte.
  
  
• Der Beschäftigte trägt den Sachbezugswert von 4,13 Euro pro Mittagessen. An 15 Tagen pro Monat gewährt der Arbeitgeber dazu einen Zuschuss von 3,10 Euro, also 46,50 Euro monatlich. In diesem Fall ist der Zuschuss steuer- und sozialversicherungsfrei.

Lohnabrechnung von Unterkunft, Verpflegung und anderen Sachlohnleistungen: eine Aufgabe für die Profis von Paychex

Die korrekte Berücksichtigung von Essensmarken, Kantinenessen oder einer vom Arbeitgeber gestellter Unterkunft ist alles andere als trivial. Die Regelungen sind kompliziert und verändern sich regelmäßig.

Gut, dass man die gesamte Lohnabrechnung an die Abrechnungsprofis von Paychex outsourcen kann: unsere Expertinnen und Experten sorgen für eine verlässlich korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung. Außerdem haben wir mit Emply eine leistungsfähige Plattform für das gesamte HR-Management unserer Kunden. Sehen Sie, welche Vorteile Paychex Ihnen bietet.