Änderung des Nachweisgesetzes: Arbeitsbedingungen müssen schriftlich ausformuliert und ausgehändigt werden

Das Nachweisgesetz: Schriftliche Details zum Arbeitsverhältnis

Wenn ein neues Beschäftigungsverhältnis beginnt, muss der Arbeitgeber der neuen Arbeitnehmerin oder dem neuen Arbeitnehmer Angaben zu den Arbeitsbedingungen für das Arbeitsverhältnis aushändigen. Das muss ausdrücklich in schriftlicher Form und mit Unterschrift geschehen – eine Mitteilung allein in Textform, beispielsweise per E-Mail oder als PDF, genügt nicht.

In vielen Fällen wird das, was in der „Niederschrift der wesentlichen Vertragsbedingungen“ steht, ohnehin im schriftlichen Arbeitsvertrag enthalten sein. Wenn es einen schriftlichen Arbeitsvertrag gibt, aus dem sich alle unten genannten Einzelheiten ergeben, muss keine gesonderte Niederschrift erfolgen. Sie ist jedoch in den Fällen verpflichtend, in denen der Arbeitsvertrag nur mündlich geschlossen wurde oder nicht alle wesentlichen Aspekte regelt.

Um welche Angaben geht es?

Eine Liste solcher Angaben ist schon seit längerem verpflichtend. Mit Wirkung zum 01. August 2022 wurde sie jedoch erweitert. Dokumentiert werden muss nun Folgendes:

• Name und die Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer
• Der genaue Beginn des Arbeitsverhältnisses
• Bei Zeitarbeitsverträgen deren Ende oder vorhersehbare Dauer
• Der Arbeitsort, ggf. der Hinweis auf wechselnde Einsatzorte oder die freie Wahl des Arbeitsortes
• Eine kurze Beschreibung der Tätigkeit
• Die Dauer der Probezeit
• Der Lohn oder das Gehalt, und zwar sowohl die Höhe wie seine Zusammensetzung, ggf. mit Angaben zum Grundentgelt, zu Überstunden, Zuschlägen, Zulagen, Prämien, Sonderzahlungen und anderen Vergütungsbestandteile, dabei sind die Bestandteile getrennt anzugeben, samt Fälligkeit und Art der Auszahlung
• Die Arbeitszeit einschließlich vereinbarten Pausen und Ruhezeiten, falls Schichtarbeit gilt auch Angaben zum Rhythmus und den Voraussetzungen für Schichtänderungen
• Bei Arbeit auf Abruf muss dieser Umstand ausdrücklich dokumentiert sein, dazu die Mindestzahl an Stunden, die bezahlt werden, der Zeitrahmen, innerhalb dessen die Arbeit zu erbringen ist sowie die Frist, innerhalb derer der Arbeitgeber Arbeitseinsätze anzukündigen hat
• Regelungen zur Anordnung von Überstunden durch den Arbeitgeber
• Der Umfang des Jahresurlaubs
• Angaben zu vom Arbeitgeber ermöglichte Fortbildungen
• Details zu einer betrieblichen Altersvorsorge
• Hinweise auf die Kündigungsmöglichkeit samt Kündigungsfristen und Schriftformerfordernis, dazu Angaben zur dreiwöchigen Frist für Kündigungsschutzklagen
• Allgemeine Hinweise zu Tarifverträgen sowie Betriebsvereinbarungen (bzw. Dienstvereinbarungen), die für das Arbeitsverhältnis gelten

Einige dieser Punkte sind neu, darunter z. B. die Angaben zu Lohn oder Gehalt, zur Probezeit, zu Überstunden und zum Ende von befristeten Verträgen. Die genaue Liste der Pflichtangaben findet sich in § 2 Abs. 1 Nachweisgesetz.

Fristen und Bußgelder

Die Angaben zum Arbeitgeber, zu Lohn oder Gehalt sowie zur Arbeitszeit müssen dem neuen Mitarbeiter bereits zum ersten Arbeitstag ausgehändigt werden. Für die meisten anderen Angaben bleiben dem Arbeitgeber sieben Tage ab Arbeitsbeginn Zeit, für das gesamte Dokument ansonsten ein Monat.

Das ist keineswegs nur eine theoretische Anforderung. Bei Verstößen und Versäumnissen sind Bußgelder von bis zu 2.000 Euro möglich (§ 4 Abs. 2 NachwG).

In der Praxis ist es wohl in vielen Fällen die beste Lösung, einen umfassenden schriftlichen Arbeitsvertrag mit allen genannten Punkten aufzusetzen und dafür zu sorgen, dass dieser vorliegt, wenn der oder die Neue mit der Arbeit beginnt.

Bei bestehenden Arbeitsverhältnissen: Angaben können nachgefordert werden

Die erweiterte Liste an Pflichtangaben zum Arbeitsverhältnis gilt für alle neuen Arbeitsverträge. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die bereits im Unternehmen sind, können vom Arbeitgeber jedoch ebenfalls ein schriftliches Dokument mit diesen Angaben fordern, soweit ihnen kein Arbeitsvertrag mit den entsprechenden Angaben vorliegt.

Auch in diesem Fall muss der Arbeitgeber innerhalb von sieben Tagen oder einem Monat reagieren, je nach Art der fehlenden Informationen.

Pflichtangaben gibt es auch bei Praktika und für Auslandseinsätze

Nicht geändert hat sich die Liste der Angaben, die Praktikantinnen und Praktikanten bis zum Praktikumsbeginn schriftlich und unterschrieben ausgehändigt werden müssen. Dazu gehören Name und Anschrift der Vertragspartner, die Lern- und Ausbildungsziele des Praktikums, seine Dauer, die „Arbeitszeiten“, Angaben zur Vergütung, zum Urlaub und zu anwendbaren Tarifverträgen sowie Betriebsvereinbarungen.

Ergänzt wurde auch die Liste an Pflichtangaben, die Beschäftigten dann schriftlich auszuhändigen sind, wenn diese für mehr als vier Wochen am Stück im Ausland arbeiten sollen.

Die entsprechenden Vorgaben für beide Fälle stehen ebenfalls in § 2 NachwG.

Die Gesetzesgrundlage

Zuerst gab es die Nachweisrichtlinie der Europäischen Union: Richtlinie (EU) 2019/1152 vom 20 Juli 2019. Sie musste in Deutschland umgesetzt werden, das geschah durch das „Gesetz zur Umsetzung der EU-Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union“. Es brachte neben Änderungen an einer Reihe anderer Gesetze auch neue Bestimmungen für das  Nachweisgesetz. Sie traten zum 01. August 2022 in Kraft.