Azubis in der Lohnabrechnung: Ausbildungsvergütung korrekt abrechnen
Ausbildungsvergütung ist steuerpflichtig und sozialversicherungspflichtig
Der Azubi in der Lohnbuchhaltung: Für die korrekte Abrechnung von Ausbildungsvergütungen muss man einige Besonderheiten im Blick behalten.
Wer Auszubildende beschäftigt, muss sich zwangsläufig mit der Abrechnung von Ausbildungsvergütungen befassen. Sie weist gegenüber der Abrechnung von Löhnen und Gehältern ein paar Besonderheiten auf, beispielsweise beim Meldeverfahren.
Aus steuerrechtlicher Sicht besteht dagegen kein prinzipieller Unterschied. Die Ausbildungsvergütung ist eine Einnahme aus nichtselbstständiger Arbeit und damit lohnsteuerpflichtig. Die Ausbildungsvergütung ist außerdem sozialversicherungspflichtig. Und zwar selbst dann, wenn sie 450 Euro oder weniger beträgt. Die Gleitzone zwischen 450,01 Euro und 850 Euro ist ebenfalls nicht von Belang. Das hat das Bundessozialgericht schon vor Jahren entschieden (BSG, 15.07.2009, B 12 KR 14 08 R).Die Geringverdienergrenze der Sozialversicherung kann jedoch eine Rolle spielen – dazu gleich mehr.
Erfahren Sie mehr zum Ausbildungsumlageverfahren der SOKA-Bau und zu Besonderheiten bei der Abrechnung von Ausbildungsvergütung.
Die Höhe der Ausbildungsvergütung
Die Ausbildungsvergütung, die ein Azubi bekommt, ist nicht unbedingt üppig. Das für die Ausbildung einschlägige Berufsbildungsgesetz (BBiG) gibt zur Höhe der Vergütung nur Anhaltspunkte vor.
Die Vergütung muss sich nach dem Lebensalter des Auszubildenden richten und im Lauf der Berufsausbildung ansteigen – mindestens einmal jährlich (§ 17 BBiG).
Die Ausbildungsvergütung muss monatlich und zwar spätestens am letzten Arbeitstag des Monats gezahlt werden (§ 18 BBiG).
Azubis haben Anspruch auf Vergütung für geleistete Mehrstunden oder auf Freizeitausgleich (§ 17 Abs. 3 BBiG.
Ansonsten gelten in vielen Branchen (z. B. Banken, Versicherungen, Druckindustrie, bei der Deutschen Bahn AG sowie wie im öffentlichen Dienst) einheitlich geregelte tarifliche Ausbildungsvergütungen.
Kein Mindestlohnanspruch
Eine Ausbildungsvergütung von mindestens 8,84 Euro pro Zeitstunde fänden die meisten Azubis sicher gut. Der gesetzliche Mindestlohn gilt für sie jedoch nicht (§ 22 Abs. 3 MiLoG). Grund: Der Betrieb schließt mit dem Azubi keinen Arbeitsvertrag, sondern einen Ausbildungsvertrag.
Hinweise zum Lohnsteuerabzug
Für die Ausbildungsvergütung muss wie sonst auch der Lohnsteuerabzug gemäß den individuellen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM) durchgeführt werden.
Eine Pauschalierung der Lohnsteuer, die bei 450-Euro-Jobs zulässig und die Regel ist, darf bei einer Ausbildungsvergütung nicht erfolgen – auch dann nicht, wenn monatlich 450 Euro oder weniger bezahlt werden.
Wer einen guten Abschluss schafft und dafür eine Lehrabschlussprämie bekommt, muss diese versteuern. Sie gilt als Arbeitslohn, unabhängig davon, ob ein arbeitsrechtlicher Anspruch besteht oder die Prämie freiwillig bezahlt wird.
Erste Tätigkeitsstätte
Seit 2014 stellt im Falle einer dualen Ausbildung in der Regel der Ausbildungsbetrieb die erste Tätigkeitsstätte des Azubis dar. Deshalb müssen Fahrtkosten für den Weg zur Berufsschule nach den Dienstreise-Regeln abgerechnet werden. Wenn vom Ausbildungsbetrieb keine erste Tätigkeitsstätte festgelegt worden, sind quantitative Kriterien entscheidend.
Ausbildung und berufsbegleitendes Studium
Gar nicht so selten wird mit dem Ausbildungsvertrag ein berufsbegleitendes Studium vereinbart. Oft verpflichtet sich der Arbeitgeber zur Übernahme der Studiengebühren.Für den Arbeitgeber sind die übernommenen Studiengebühren „Leistung im ganz überwiegend betrieblichen Interesse“ und damit Betriebsausgaben, für den Azubi/ Studenten sind sie lohnsteuerfrei.Voraussetzung ist, dass das Studium im Rahmen des Ausbildungsverhältnisses erfolgt. Dagegen besteht keine Pflicht, eine mögliche Rückforderung der Studiengebühren etwa bei Abbruch oder Wechsel der Ausbildungsstelle zu vereinbaren.
Sozialversicherung: Geringverdienergrenze
Für die Sozialversicherungsbeiträge von Azubis gilt wie für reguläre Arbeitnehmer die Geringverdienergrenze gemäß § 20 Abs. 3 SGB IV. Beträgt die Ausbildungsvergütung maximal 325 Euro pro Monat, muss der Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge allein tragen.Der Arbeitgeber muss dann also neben den normalen Arbeitgeberanteilen folgende Sozialversicherungsbeträge übernehmen:
den regulären Arbeitnehmeranteil an der Krankenversicherung, Pflegeversicherung und Rentenversicherung
den durchschnittlichen Zusatzbeitrag für die Krankenversicherung (2018: 1 %)
gegebenenfalls auch den Zusatzbeitrag in der Pflegeversicherung in Höhe von aktuell 0,25 % (bei Kinderlosen über 23).
Geringverdienergrenze einmalig überschritten?
Führt ein Urlaubsgeld, ein Weihnachtsgeld oder sonst eine einmalige Entgeltzahlung dazu, dass die Geringverdienergrenze ausnahmsweise überschritten wird, muss der Auszubildende die Hälfte der Sozialversicherungsbeiträge übernehmen, die auf den Betrag entfallen, der die 325 Euro übersteigt. Auf seinen Krankenversicherungsbeitrag muss der Azubi in diesem Fall auch den durchschnittlichen Zusatzbeitragssatz entrichten, und zwar selbst dann, wenn die Krankenkasse des Auszubildenden gar keinen Zusatzbeitrag fordert.Personengruppen-Schlüssel für AuszubildendeGrundsätzlich sind Auszubildende mit der Personengruppe 102 anzugeben (Seefahrt: 141).Für Auszubildende, deren Arbeitsentgelt die Geringverdienergrenze nicht übersteigt, gilt die Personengruppe 121. Dieser Schlüssel ist auch dann anzuwenden, wenn die Geringverdienergrenze durch eine einmalige Sonderzahlung überschritten wird.
Sofortmeldung
In einigen schwarzarbeitsgefährdeten Branchen (Gastronomie, Baugewerbe, Transportwesen, Gebäudereinigung, Personenbeförderung) müssen neue Mitarbeiter per Sofortmeldung angemeldet werden.Das gilt auch für Auszubildende! Bevor der Azubi seine Ausbildung etwa als Koch oder Maurer antreten darf, muss der Betrieb seine Meldung mit dem Abgabegrund 20 an die Rentenversicherung übermitteln.
Verwandte Beiträge
Alle mal herhören: Warum du das Interview mit Henrik Møller nicht verpassen solltest
Die moderne Gehaltsabrechnung ist längst mehr als eine administrative Aufgabe: sie ist Chefsache – wichtig für Vertrauen, Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit.
Film ab: Wie mit Cloud-Technologie Payroll endlich Spaß macht - Mitschnitt der Fachkonferenz inklusive
Wichtige Insights und spannende Einblicke in den Vortrag von unseren Paychex-Kollegen Julian und Phillip auf der Online-Fachkonferenz “HRnetworx Compensation 360”.
Die 5 wichtigsten Insights aus dem Gespräch mit Henrik Møller
Die Automatisierung und Digitalisierung haben längst die meisten Unternehmensbereiche erfasst – doch bei der Payroll hinken viele Betriebe hierzulande noch hinterher.