Effizienz trifft auf Kosteneinsparung: Digitale Buchhaltung

Digital ist längst normal

Die Digitalisierung schreitet in allen Bereichen der Gesellschaft voran. Nahezu jeder Haushalt geht mittlerweile mit digitalen Daten um, sei es durch Teilnahme an den sozialen Medien, sei es im Umgang mit privaten Dokumenten. Im Unternehmensbereich bringt Digitalisierung vor allem deshalb Fortschritt, weil sie schnelles, effizientes Management von Informationen ermöglicht. Irgendwann steht jedes Unternehmen vor der Frage, ob es sich lohnt, die eigene Buchhaltung zu digitalisieren.

Finanzamt – Motor des Fortschritts

Im Umsatzsteuergesetz hat der Gesetzgeber formuliert, welche Vorgaben für die digitale Rechnungserstellung gelten (§14 UstG). Mit der Definition der Rahmenbedingungen für elektronische Rechnungen ebnete das Finanzministerium für Unternehmen den Weg zur Digitalisierung. Die Voraussetzungen für die Anerkennung elektronischer Rechnungsdokumente aus der digitalen Buchhaltung sind überschaubar und durchaus erfüllbar. Das ebnet den Weg für die Umstellung auf die digitale Buchhaltung, nicht nur im Konzern, sondern auch für kleine und mittlere Unternehmen.

Sparen mit Digitalisierung

Die Umstellung von analoger auf digitale Buchhaltung ermöglicht es vielen Unternehmen, Kosten einzusparen. Die Ersparnis beruht dabei nicht vorwiegend darauf, dass Stellen wegfallen. Auch die digitale Buchhaltung erfordert Fachkräfte für die Ausführung und Kontrolle. Die permanente Verfügbarkeit von digitalen Dokumenten bringt jedoch kurze Wege, umfassenderen Zugriff und kurze Informationsketten. Deshalb können Unternehmen durch Digitalisierung der Buchhaltung an wichtigen Komponenten sparen:

• am Material
• in der Logistik
• bei Recherchen
• durch Informationsaustausch
• in der Außenkorrespondenz

Sinkender Materialbedarf

Mit der Digitalisierung von Dokumenten sinkt in der Buchhaltung schlagartig der Bedarf an vielen physikalischen Arbeitsmitteln wie Papier, Toner, Drucker, Akten und Ablagen. Auch die für die analoge Buchhaltung unverzichtbaren sekundären Schreibmittel verschwinden zusehends aus dem Büroalltag, neben den Schreibwerkzeugen sind es Dinge wie Klammern, Tacker, Hefter, Karteizubehör und viele weitere ähnliche Utensilien, die nicht mehr oder nur noch in viel geringerem Umfang bestellt werden müssen.

Logistik

Analoge Dokumente beanspruchen Platz in Ordnern und Aktenschränken. Sie müssen in Lagerräumen aufbewahrt, gepflegt und sorgfältig abgelegt werden. Die Aufbewahrungsfrist von Buchhaltungsunterlagen für das Finanzamt beträgt sechs, zehn oder noch mehr Jahre und stellt Unternehmen mit analoger Buchhaltung vor logistische Herausforderungen. Deshalb profitieren große Unternehmen besonders von der Digitalisierung der Buchhaltung, weil sie Archivierungskosten sparen.

Schneller finden

Wer sucht, der findet – aber analog dauert das leider deutlich länger. In einer digitalen Ordnerstruktur wird man sehr viel schnell fündig, wenn man erst einmal eingewiesen wurde. Diese Zeiteinsparung kommt anderen Aufgaben zugute.

Schnellerer Informationsaustausch

In jedem Betrieb werden täglich zahlreiche Informationen ausgetauscht. Der digitale Weg vom Verfasser eines Briefes zum Empfänger erfordert nur wenige Handgriffe und einige Sekunden. Digitale Informationen werden innerhalb der Firma mit nur minimalem Aufwand zwischen verschiedenen Abteilungen weitergeleitet. Das spart nicht nur Zeit und Materialkosten, sondern verkürzt auch Entscheidungswege und Handlungsabläufe. Das Ergebnis ist eine effektivere Produktion und eine größere Handlungsfähigkeit des Unternehmens.

Außenkorrespondenz

Die Effizienz der schnellen Informationsläufe prägt auch die Kommunikation des Unternehmens nach außen. Die Korrespondenz mit Dienstleistern, Lieferanten oder Kunden wird in kürzerer Zeit ausgeführt, gleichzeitig reduziert sich der Aufwand erheblich. Der Wettbewerbsvorteil schneller Verbindungen zum Kunden und einfacher Projektkoordination liegt auf der Hand.

Vorteile im Detail

Von der digitalen Buchhaltung profitieren folgende Abläufe in besonderem Maß:

• die Rechnungserstellung
• das Online-Banking
• die Kontrolle von Kontoauszügen
• die Rechnungsprüfung
• die Spesenabrechnung
• die gesamte Kommunikation

Mitarbeiter der Buchhaltung drucken Ausgangsrechnungen nicht mehr aus, sondern versenden sie elektronisch an den Kunden. Eingangsrechnungen werden digital in das Buchhaltungssystem integriert.

Per Online-Banking werden Buchungen auf elektronischem Weg schnell und sicher transferiert, Kontoauszüge sind digital jederzeit sofort abrufbar.

Die Rechnungsprüfung erfolgt innerhalb des Buchhaltungssystems durch ein System digitaler Genehmigungen. Die elektronische Abrechnung von Spesen erleichtert die Eintragung und Übermittlung der Unterlagen.

So stehen sämtliche Daten für den Austausch von Informationen im elektronischen Buchhaltungssystem jederzeit bereit, um die Kommunikation mit Geschäftspartnern effizient zu gestalten.