Stundenzettel für Rechnungen: Praxistipps
In jeder Rechnung muss Ihr Unternehmen die Leistung ausweisen, für die Sie Ihre Forderung stellen. Nicht nur, weil Ihr Auftraggeber wissen möchte, wofür er bezahlt. Ihre Rechnung muss auch gegenüber dem Finanzamt standhalten, falls es irgendwann einmal den Vorsteuerabzug Ihres Kunden überprüft.
Für den Stundennachweis in Rechnungen gibt es unterschiedliche Erfordernisse, die sich je nach Branche und Unternehmensform unterscheiden. Grundsätzlich gilt: Je detaillierter der Einsatz belegt wird, umso mehr Klarheit herrscht für Ihre Rechnungsstellung – und Ihren Kunden.
Wann ist ein Stundenzettel notwendig?
Ein Stundenzettel ist nur dann erforderlich, wenn eine Leistung nach Aufwand vergütet wird. Leistungen können auch über eine Pauschale oder eine Festpreisvereinbarung abgerechnet werden. Dann ist kein Nachweis per Stundenzettel notwendig. Wenn Sie mit Ihrem Kunden jedoch mündlich oder schriftlich vereinbart haben, dass die Vergütung nach Aufwand erfolgt, dann müssen Sie einen Leistungsnachweis in Form einer Stundendokumentation erbringen.
Das sollte auf einem Stundenzettel stehen:
Grundsätzlich dienen Stundenzettel als Nachweis für Leistungen, die über eine Rechnung vergütet werden. Um auf Nachfragen oder gar Reklamationen reagieren zu können, sollten sämtliche Leistungen, die im Rahmen eines Projektes erbracht werden, so genau wie möglich dokumentiert werden. Dazu gehören
- der Name des oder der Beteiligten
- Anzahl geleisteter Stunden
- Zeiten mit Datum
- Nebenzeiten
- Einsatzorte
- Stundensatz
Auf dem Stundenzettel müssen der oder die Mitarbeiter namentlich genannt sein, die mit den Arbeiten befasst waren, und zwar so dass sie auch im Nachhinein identifizierbar bleiben – wenn nötig einschließlich persönlicher Daten wie Geburtsdatum und Anschrift.
Die geleisteten Stunden werden mit Datum und Uhrzeit eingetragen. Dazu gehören Arbeitsbeginn und -ende, aber auch die Nebenzeiten (Vorbereitung, Rüsten, Einstellen etc.). Pausen müssen natürlich von der Arbeitszeit abgezogen werden.
Zeiten, während derer die Mitarbeiter zwar nicht unmittelbar mit der Auftragsarbeit beschäftigt sind, die sie aber dennoch für den Kunden einsetzen, sollten ebenso dokumentiert werden. Dazu gehören Fahrtzeiten ebenso wie Stunden, die Ihre Arbeitnehmer möglicherweise bei einem vom Kunden versäumten Termin verbringen.
Auf dem Stundenzettel sollten auch die unterschiedlichen Orte genannt werden, an denen Sie Ihre Leistung erbringen. Nur so kann der Kunde am Ende eines Projektes genau nachvollziehen, wie die Summe der Stunden zustande kommt.
Schließlich gehört auf den Stundenzettel noch der vereinbarte Stundensatz in netto und brutto.
Großes Projekt – langer Stundenzettel
Bei umfangreichen Projekten ist eine transparente Dokumentation besonders wichtig. Langfristig angelegte Projekten, während der wechselnde Mitarbeiter in unterschiedlichen Gewerken eingesetzt werden, lassen sich nur durch sorgfältig gepflegte Stundenzettel dokumentieren. Je mehr Angaben der Stundenzettel umfasst, umso größer ist die Sicherheit gegenüber dem Auftraggeber und auch gegenüber dem Finanzamt.
Auf Stundenzettel von komplexen Projekten gehören daher unter anderem folgende Zusatzangaben:
- Projektnummer
- Laufende Nummer
- Rechtshinweise
- Firmeninterne Regelungen
Wenn sich der Stundenzettel auf Projekte bezieht, die zeitlich begrenzt sind, sollten Projektnummer und Zeitrahmen auf dem Stundenzettel dokumentiert sein. Je nach Größe des Unternehmens können Stundenzettel mit laufenden Nummern versehen werden, die eine eindeutige Zuordnung erlauben.
Von Vorteil ist außerdem, wenn der Stundenzettel klare Angaben dazu enthält, wie oft er vorgelegt werden muss oder wann Unterschriften und Bestätigungen durch den Kunden einzuholen sind.
Stundennachweis für das Finanzamt
Unternehmen können die Umsatzsteuer, die sie im Rahmen ihrer Betriebsausgaben bezahlt haben, per Vorsteuererstattung vom Fiskus zurückholen. Die Rechnungen, die an ein Unternehmen gestellt werden, müssen jedoch sämtliche Anforderungen erfüllen, die das Finanzamt zur Anerkennung von Betriebsausgaben stellt.
Als Dienstleister sind Sie verpflichtet, dem Unternehmer eine Rechnung zu stellen, die vom Finanzamt als Beleg für eine Betriebsausgabe anerkannt werden kann. Sobald Sie Ihrem Kunden eine Rechnung nach Aufwand stellen, gehört es deshalb dazu, dass Sie Ihre Leistung durch einen Stundenzettel belegen.
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