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Stichtag 30. April: Jahresmeldebescheinigung für die Mitarbeiter aushändigen

Lohnkosten kalkulieren: Mitarbeiter als nackte Zahlen
Am Anfang reicht noch Excel, Airtable oder etwas Selbstgestricktes. Aber wenn die Firma dann 20 oder 200 Mitarbeiter beschäftigt, machen die schnellen Frickel-Lösungen von gestern große Mühe. Ein Auszug, was Ihre Personalverwaltung alles leisten muss.
Klassische Geschichte einer Datenbankanwendung: Irgendwann wird sie für eine bestimmte Sache geschrieben. Dann werden mehr und mehr Aufgaben damit erledigt. Schließlich merkt man: Das Datenbank-Design war für so viele Zusatzfunktionen nicht gedacht. Man muss ganz neu anfangen. Nur ist das Ding jetzt dummerweise schon absolut zentral …
In der Personalverwaltung geht es oft ganz ähnlich. Am Anfang reicht noch Excel, Airtable oder etwas Selbstgestricktes. Aber wenn die Firma dann 20 oder 200 Mitarbeiter beschäftigt, machen die schnellen Frickel-Lösungen von gestern große Mühe.
Folgende Daten müssen Sie im Personalwesen verwalten – und zwar jeweils so, dass die Abläufe mit der Personalstärke mitwachsen:
Mitarbeiterdaten
Personalakte pro Mitarbeiter (Einstellung, Entlassung, Beförderung, Abmahnung, Versetzung…)
Meldungen an Arbeitsamt, Berufsgenossenschaft, IHK, Lohnsteueranmeldung, Entgeltnachweis an Sozialversicherungen
Daten für Lohnabrechnung
Entgeltabrechnung (dafür die Zeiterfassung oben),
Betriebliche Nachweise
Personalstatistik,
Dazu benötigen Sie Schnittstellen zu…
Schließlich muss bei allem der Datenschutz garantiert sein (wird anfangs traditionell gern ignoriert) und Flexibilität ist auch nötig. Irgendwann wird es bei den Beschäftigungsverhältnissen auch noch komplizierter, es kommen Teilzeitkräfte, Heimarbeiter, 450-Euro-Jobs, Sabbaticals …
Fazit: Es lohnt sich, genau hinzusehen, was man im eigenen Haus behalten muss, möchte und kann. Mit spezialisierten Dienstleistern und Cloud-Services lässt sich Vieles im Personalwesen extern, prozesssicher, kompatibel und skalierbar organisieren.
exakte Arbeits-, Urlaubs-, Fehlzeitenlisten
Personaldaten (Namensänderung, Wohnsitzwechsel, verh./verpartnert/geschieden, Kinder etc.)
Reisekostenabrechnung,
Darlehen,
Essensgeld,
Werksverkauf,
Nutzung Leasing-Fahrzeug,
Provisionen (Vertrieb)
…
Arbeitsschutz
Zeiterfassung,
Banksoftware,
Lohnabrechnung (falls extern)
Steuerberater (Monatsabschluss/Jahresabschluss)
Controlling
Finanzamt, Sozialversicherer etc.