Ob Sie nun Daten oder Personal verwalten: Skalierbarkeit zählt

Heute schon an morgen denken.

Am Anfang reicht noch Excel, Airtable oder etwas Selbstgestricktes. Aber wenn die Firma dann 20 oder 200 Mitarbeiter beschäftigt, machen die schnellen Frickel-Lösungen von gestern große Mühe. Ein Auszug, was Ihre Personalverwaltung alles leisten muss.

Klassische Geschichte einer Datenbankanwendung: Irgendwann wird sie für eine bestimmte Sache geschrieben. Dann werden mehr und mehr Aufgaben damit erledigt. Schließlich merkt man: Das Datenbank-Design war für so viele Zusatzfunktionen nicht gedacht. Man muss ganz neu anfangen. Nur ist das Ding jetzt dummerweise schon absolut zentral …

In der Personalverwaltung geht es oft ganz ähnlich. Am Anfang reicht noch Excel, Airtable oder etwas Selbstgestricktes. Aber wenn die Firma dann 20 oder 200 Mitarbeiter beschäftigt, machen die schnellen Frickel-Lösungen von gestern große Mühe.

Das alles muss Personalverwaltung leisten

Folgende Daten müssen Sie im Personalwesen verwalten – und zwar jeweils so, dass die Abläufe mit der Personalstärke mitwachsen:

• Mitarbeiterdaten

  • Personalakte pro Mitarbeiter (Einstellung, Entlassung, Beförderung, Abmahnung, Versetzung…)

  • exakte Arbeits-, Urlaubs-, Fehlzeitenlisten

  • Personaldaten (Namensänderung, Wohnsitzwechsel, verh./verpartnert/geschieden, Kinder etc.)

• Meldungen an Arbeitsamt, Berufsgenossenschaft, IHK, Lohnsteueranmeldung, Entgeltnachweis an Sozialversicherungen

• Daten für Lohnabrechnung

  • Entgeltabrechnung (dafür die Zeiterfassung oben),

  • Reisekostenabrechnung,

  • Darlehen,

  • Essensgeld,

  • Werksverkauf,

  • Nutzung Leasing-Fahrzeug,

  • Provisionen (Vertrieb)

  • …

• Betriebliche Nachweise

  • Personalstatistik,

  • Arbeitsschutz

• Dazu benötigen Sie Schnittstellen zu…

  • Zeiterfassung,

  • Banksoftware,

  • Lohnabrechnung (falls extern)

  • Steuerberater (Monatsabschluss/Jahresabschluss)

  • Controlling

  • Finanzamt, Sozialversicherer etc.

Schließlich muss bei allem der Datenschutz garantiert sein (wird anfangs traditionell gern ignoriert) und Flexibilität ist auch nötig. Irgendwann wird es bei den Beschäftigungsverhältnissen auch noch komplizierter, es kommen Teilzeitkräfte, Heimarbeiter, 450-Euro-Jobs, Sabbaticals …

Fazit: Es lohnt sich, genau hinzusehen, was man im eigenen Haus behalten muss, möchte und kann. Mit spezialisierten Dienstleistern und Cloud-Services lässt sich Vieles im Personalwesen extern, prozesssicher, kompatibel und skalierbar organisieren.